Зачем бизнесу клиентские дни и как организовать такое мероприятие

Пообщались с представителями разных компаний и узнали, как и для чего проводить клиентские дни.

Клиентский день — мероприятие для клиентов, которое приурочивают к значимым для компании датам. Это может быть годовщина основания бизнеса, открытие очередного салона или выпуск новой продукции. Клиентские дни бывают закрытыми — только для VIP-клиентов, и открытыми — для всех желающих.

В некоторых компаниях клиентские дни называют днями открытых дверей. Это термин из образования. Дни открытых дверей проводят колледжи и вузы: в определенные даты абитуриенты могут посетить образовательное учреждение, познакомиться с программами и специальностями, пообщаться с преподавателями, чтобы решить, будут они поступать сюда или нет.

«День открытых дверей — это эффективный инструмент формирования положительного имиджа компании и привлечения новых клиентов, который мы предлагаем использовать всем детским центрам «Полиглотики», работающим по нашей франшизе. Согласно внутренней статистике сети, 70% родителей принимают решение, посещать или не посещать тот или иной филиал, именно в клиентский день. Поэтому подобные мероприятия крайне важны для развития образовательного бизнеса».

Елена Иванова,
основатель и руководитель сети детских языковых центров «Полиглотики»

Часто на мероприятие приглашают партнеров, инвесторов, поставщиков — всех, кто так или иначе связан с бизнесом. Крупные компании организуют фуршет и развлекательную программу для гостей. Масштабы события зависят от размеров бизнеса и его целей.

Клиентские дни проводят компании, для которых важно живое общение с аудиторией. Это салоны красоты, рестораны, кафе, магазины косметики и парфюмерии, банки, образовательные центры.

Для чего нужны клиентские дни

В e-commerce термин «клиентские дни» используют, чтобы привлечь покупателей к товарам со скидкой. Главная задача таких акций — увеличить продажи.

В офлайне клиентские дни организуют с разными целями:

Презентовать новый товар или услугу. Салоны красоты могут познакомить клиентов с инновационной методикой омоложения, банки — рассказать, как получить кредит на особенно выгодных условиях. Презентацию можно совместить с лотереей, бесплатным тест-драйвом и скидками на продвигаемые товары или услуги.

Стимулировать продажи определенного продукта или коллекции. Магазины косметики посвящают клиентские дни одному или нескольким брендам, а салоны красоты — какой-нибудь услуге. На мероприятии присутствует консультант, например врач-косметолог, чтобы экспертно рассказать о пользе продукции и помочь подобрать подходящую услугу или товар.

Обучить целевую аудиторию. Часто эта цель объединяется с предыдущими: компания знакомит покупателей с новым продуктом, показывает, как им пользоваться, и стимулирует продажи при помощи скидок, бонусов или подарков.

Напомнить о себе, повысить лояльность клиентов. Людям нравятся мероприятия, на которых можно купить товары со скидкой, принять участие в розыгрыше, получить подарки, пообщаться с экспертами в интересующей их области и просто хорошо провести время в приятной обстановке. Даже если посетители ничего не купят, они запомнят сам бренд и продукт.

Преследовать все цели сразу в рамках одного мероприятия — не лучшая идея. Так вы рискуете распылиться по мелочам и ничего не достичь. Пусть у клиентского дня будет одна ключевая задача и одна дополнительная.

Маркетинг

Читайте также:

Политика конфиденциальности для сайта: зачем нужна и как ее составить

Политика конфиденциальности для сайта: зачем нужна и как ее составить

Как организовать

Клиентский день будет зависеть от многих факторов: кто проводит, для кого и с какой целью. Мы с экспертами расскажем про основные этапы.

Выберите тематику 

Она должна быть актуальной для аудитории и отвечать целям бизнеса.

«Тематик неограниченное множество. Важно проанализировать рынок мероприятий, чтобы понять ситуацию и обязательно придумать отстройку — ваше конкурентное преимущество. Почему участник должен пойти к вам в этот день, а не на какое-либо другое мероприятие».

Ольга Барсукова,
руководитель группы проектного маркетинга и
учета в компании ICL Services, Казань

Составьте список гостей

Кого пригласить — постоянных покупателей или всех желающих. Если на празднике вы будете презентовать товар или услугу для определенной категории клиентов, — логично сфокусироваться именно на них. Если у вашего бизнеса большая аудитория, обязательно сегментируйте ее. Возможно, будет лучше провести отдельные мероприятия для конкретных групп покупателей, чтобы предложить каждой именно то, что ей интересно.

​

«У нас две целевые группы. Это дети, для которых проводится развлекательная программа, и родители. Последним важно подробно и доходчиво рассказать о концепции работы наших центров, объяснить пользу раннего языкового и общего развития ребенка, познакомить с методикой и основными программами».

Елена Иванова,
основатель и руководитель сети детских языковых центров «Полиглотики»

Выберите каналы продвижения

Решите, как вы будете рассказывать целевой аудитории о клиентском дне — с помощью постов и сторис в соцсетях, email-рассылки, объявлений по радио и ТВ, офлайн-рекламы. Выбор каналов зависит от того, кого вы будете приглашать, и целей мероприятия. 

Выберите дату

Оптимальные дни — четверг, пятница или суббота. В начале рабочей недели такие мероприятия лучше не проводить.

«Особое внимание следует уделить дате ивента. Во-первых, чтобы не было пересечения с особо значимыми мероприятиями в регионе и на федеральном уровне. Во-вторых, даты не должны попадать на праздники и выходные. В-третьих, важно выбрать подходящий день недели. Обычно мы выбираем четверг или пятницу.

Если говорить о сезонности, то можно проводить мероприятия каждый квартал или раз в полгода, но стоит учитывать, что весна и осень — самые благоприятные деловые сезоны. Рекомендуем апрель и октябрь».

Ольга Барсукова,
руководитель группы проектного маркетинга и учета в компании ICL Services, Казань

Выберите локацию

Где провести клиентский день — в магазине, салоне или арендовать отдельный зал.

«При выборе локации учитывайте сезон, возможный температурный режим и погодные условия.

Мы хотели локацию рядом с водой, с красивыми видами, но при этом находящуюся внутри МКАДа, чтобы было удобно добираться. После многочисленных просмотров нашлось великолепное место на берегу реки с замечательной и чистой территорией, вкуснейшей кухней, обслуживанием и за очень приятные деньги. Нам повезло, что не пошел дождь, иначе локация бы не “сыграла”».

Денис Смелов,
коммерческий директор службы доставки Dalli, Москва

Фото с клиентского дня Dalli

Разработайте сценарий 

Продумайте тайминг мероприятия, распределите роли сотрудников и приглашенных специалистов. Помимо ведущих, вам могут понадобиться диджей, фотограф, оператор. Если будет фуршетный стол, определите, кто будет отвечать за него.

«В самом начале своей работы мы тестировали разные сценарии проведения Дня открытых дверей, и к сегодняшнему дню у нас сформировалась эффективная и четкая структура, которой придерживаются наши партнеры (франчайзи). План мероприятия обязательно включает развлекательную программу для детей, информационную — для родителей, знакомство с помещением центра и педагогами, угощения, тематические фотосессии, розыгрыш сертификатов и открытые уроки по желанию».

Елена Иванова,
основатель и руководитель сети детских языковых центров «Полиглотики»

Фото с клиентского дня в детском центре «Полиглотики»

Составьте бюджет

Учтите все нюансы, от аренды зала и оборудования до расходов на рекламу мероприятия. Не забудьте про подарки для гостей, призы для лотереи, подарочные сертификаты.

«Бюджет мероприятия напрямую зависит от количества гостей. В среднем он составляет 30 тысяч рублей. В эту сумму входят печатная продукция, работа аниматоров и фотографов, продукты для фуршета и сладкого стола, сувениры с символикой бренда.

Безусловно, бюджет можно урезать, но я уверена, что экономить на таких мероприятиях нельзя: они формируют у клиента первое впечатление о вас, изменить которое в будущем очень сложно, даже почти невозможно. Поэтому оно должно быть положительным. Кроме того, в своей практике я не помню ни одного клиентского дня, который бы не окупился: более 70% посетителей мероприятия становятся постоянными клиентами наших центров, а значит в долгосрочной перспективе приносят намного больше средств, чем было потрачено на организацию».

Елена Иванова,
основатель и руководитель сети детских языковых центров «Полиглотики»

Фото с клиентского дня в детском языковом центре «Полиглотики»

Личный опыт и советы экспертов

Денис Смелов: «Чуть больше месяца на подготовку — критически мало» 

Коммерческий директор службы доставки Dalli, Москва

В 2022 году мы наконец-то созрели до проведения клиентского дня. Российский рынок e-com привык к обилию отраслевых мероприятий, их много, они заточены под разные цели, аудиторию, бюджет, формат. Но нам захотелось что-то свое, с нашей атмосферой. Мы решили собрать всех в одном месте, увидеться, пообщаться, что-то обсудить, уладить какие-то шероховатости в коммуникации, если они есть, с кем-то познакомиться лично. Прямой цели продать здесь и сейчас не было. А наладить и укрепить отношения — да. 

Как раз в августе компания отметила свое 9-летие, и возникла идея приурочить День клиента ко дню рождения Dalli. Коллегиально был принят формат: никакой скучной информации, растянутой официально-деловой части, бесконечных презентаций. Если мы делаем френдли-мероприятие, то и атмосфера должна быть соответствующей, чтобы наши гости ощущали себя максимально комфортно.

Фото с клиентского дня Dalli

Был сверстан первоначальный бюджет с поправкой на увеличение (порядка 20–25%), потому что многие мелочи на первоначальном этапе не учитываешь, и добавляются те или иные статьи расходов.

Мы определили несколько дат, которые могли бы подойти. Несколько, потому что на подготовку времени было крайне мало, а хорошие локации в летний период, как правило, забронированы. Сошлись на том, что это должен быть четверг, в крайнем случае среда. Понедельник и вторник отмели сразу — начало недели, люди неохотно посещают такие мероприятия в эти дни, среда — куда ни шло. В пятницу у всех свои планы, тратить вечер на рабочее мероприятие, пусть и в таком формате, не всем хочется. Четверг — идеально.

Следующий этап — выбор площадки. Мы нашли место на берегу реки.

Среди приглашенных были действующие и потенциальные партнеры компании, представители отраслевого комьюнити. Всех по списку обзвонили. В результате у части гостей — отпуск, работа, иные обстоятельства. За неделю до мероприятия повторно прозвонили, и еще часть гостей отказалась по тем же причинам. Для оставшихся гостей мы сформировали красивую рассылку с указанием даты, места, схемы проезда, кратким сценарным планом. По итогу фактически пришедших оказалось на 30% меньше, чем мы изначально планировали.

Отдельное внимание мы уделили активностям, поскольку официальную часть сократили до минимума, ограничившись праздничным приветствием гостей от топ-менеджмента Dalli. Помимо ведущего, пригласили иллюзиониста, расставили по территории игровые станции, организовали фотозону, кальянную и коктейльную зоны. А еще для комфорта и возможных приватных бесед расставили у воды удобные кресла-мешки. Кстати, мы отказались от банкетной рассадки, сделав выбор в пользу фуршета. Как оказалось потом, это было отличным решением. Внутри шатра никто из гостей не находился долгое время — все выбирались поближе к воде.

Фото с клиентского дня Dalli

В день «Х», конечно же, переживали, за несколько часов до начала мероприятия приехали на площадку, сами устанавливали фотозону, поправляли и переставляли пуфы и мешки, диваны и столы, конструкции из воздушных шаров, флаги. 

Все прошло чудесно. Нам повезло с погодой, вся прелесть локации раскрылась по максимуму. После праздника мы получили массу приятных и теплых слов от наших партнеров. Достигли в итоге своей цели? Да, безусловно. Мы хотели через атмосферу передать свое теплое отношение к партнерам и клиентам, транслировать наши ценности, вывести коммуникацию на другой уровень. И у нас это получилось. 

Фото с клиентского дня Dalli

Итак, какие уроки извлекли: 

• Чуть больше месяца на подготовку — критически мало. Чтобы продумать все до мелочей, учесть все нюансы и подводные камни, сделать ивент органичным, необходимо время. В сжатые сроки не остается права на ошибку. 
• Первоначальный лонг-лист гостей должен быть больше ожидаемого количества людей, потому что 20–30% отвалится — под каждого человека невозможно подстроиться. 
• Нанятый в помощь организатор сэкономит уйму времени и сил, которые бы пришлось потратить на поиски ведущего, фотографа, кондитера и так далее. А на мероприятии это и вовсе незаменимый человек. 

Тест прошел успешно. В 2023 году мы будем отмечать 10-летний юбилей компании, обязательно учтем все нюансы.

Елена Иванова: «Клиентские дни должны быть достаточно камерными: это позволяет создать атмосферу доверия» 

Основатель и руководитель сети детских языковых центров «Полиглотики»

По моему опыту, даты проведения дней открытых дверей напрямую зависят от ниши бизнеса, от того, есть ли у него сезонность. Так, в случае с детскими центрами мы предлагаем проводить клиентские дни сразу после открытия, когда ведется набор детей. А также для добора групп, например, в мае, в преддверии нового учебного года или в декабре в формате новогодней елки.

Один из самых важных этапов организации дня открытых дверей — это подготовка, которая начинается за 2–3 недели до мероприятия. В ее рамках наши партнеры размещают новости на официальном сайте «Полиглотики», в социальных сетях, СМИ, на форумах для родителей, печатают и раздают флаеры, сертификаты и скидочные купоны, размещают привлекающие внимание афиши. В анонсах очень важно хорошо прорекламировать клиентский день: обозначить интересную развлекательную программу, возможности покупки абонементов с большими скидками, розыгрыши призов и так далее.

Дизайн рекламы клиентского дня в детском языковом центре «Полиглотики»

Неотъемлемая часть подготовки — работа с персоналом. Первое, что важно сделать, — четко разделить обязанности. Каждый сотрудник должен иметь свою зону ответственности. Например, кто-то отвечает за угощения, кто-то — за заключение договоров с клиентами, кто-то — за знакомство с помещением. Все важно обсудить и проработать заранее, чтобы не было путаницы в день мероприятия. 

Задача руководителя — подготовиться к презентации для родителей. В своем выступлении он должен познакомить клиентов с концепцией работы центра, образовательными программами, педагогическим составом, ответить на вопросы.

Что касается подготовки подарков, то это в первую очередь печать сертификатов на посещение бесплатного пробного урока или сертификатов определенного номинала, которые можно использовать для оплаты занятий в будущем. У клиентов, получивших сертификаты, есть дополнительный стимул прийти в центр, чтобы использовать подарок. В качестве дополнительных презентов мы еще готовим сувенирную продукцию со своим логотипом, например ручки или блокноты.

Фото с клиентского дня в детском языковом центре «Полиглотики»

Напоследок хочу поделиться несколькими проверенными лайфхаками.

• Не приглашайте на клиентский день слишком большое количество людей. Трезво оцените свои возможности: сколько места в помещении, сколько вам нужно времени на общение с каждым человеком? На мой взгляд, клиентские дни должны быть достаточно камерными: это позволяет создать атмосферу доверия.
• Анкетируйте всех пришедших. Пусть каждый клиент заполнит короткий опросник со своими данными. Позже вы сможете использовать это, чтобы информировать его о новых продуктах, мероприятиях, акциях. Отличный способ сформировать клиентскую базу.
• Не экономьте на фотографе и видеографе. Может показаться, что это необязательная составляющая клиентского дня, на самом деле в работе этих специалистов есть практическая польза. Обязательно рассылайте фото и видео после праздника гостям, многие из них выложат снимки и записи в соцсети, это привлечет внимание знакомых и друзей, которые также могут стать вашими клиентами. Не забывайте ставить на контент свой логотип.
• Розыгрыш скидочных сертификатов я также считаю обязательным. Они служат дополнительным стимулом для клиента, чтобы вернуться.

Фото с клиентского дня в детском языковом центре «Полиглотики»

Ольга Барсукова: «Проведение клиентского дня начинается с составления детального плана и выбора основного вектора» 

Руководитель группы проектного маркетинга и учета в компании ICL Services, Казань

Клиентский день, или день открытых дверей компании — важное мероприятие. Только от вас зависит то, как оно организовано, сложатся ли о нем легенды, затронет ли оно души ваших заказчиков или пройдет мимо, как информационный шум.

«Вначале необходимо обозначить цель — чего вы хотите достичь благодаря клиентскому дню: познакомиться с заказчиками, показать качество работы, проинформировать о текущих новинках или решениях, заключить выгодные контракты, поделиться успешным опытом или сформировать дружное сообщество профессионалов».

Начиная с 2022 года группа компаний ICL проводит клиентские дни под названием ICL OPEN DAY. В первую очередь мероприятия имеют высокую философскую цель: формирование вокруг ICL ИТ-сообщества на территории Республики Татарстан. Участники мероприятия — клиенты, которые уже не раз решали с помощью ICL проблемы, возникающие в сфере ИТ и кибербезопасности. А также потенциальные клиенты, которые хотят узнать о последних решениях в ИТ, чтобы легче преодолевать стоящие перед ними задачи и вызовы. И мы рады всем, поскольку в основе долгосрочной деятельности должна быть заложена миссия.

Планирование клиентского дня начинаем с детального плана и выбора основного вектора/идеи, на чем будет строиться все мероприятие. Может быть несколько вариантов, все зависит от фантазии:

• Конкретная тематика, трендовая в текущей ситуации на рынке, например цифровизация.
• Отдельное направление рынка — кибербезопасность.
• Повестка на злобу дня — импортозамещение и технологический суверенитет.
• Практическая повестка — презентация опыта ваших заказчиков.
• Важное событие в жизни компании — юбилей, крупное партнерство, создание нового предприятия.

Мероприятие может занимать как половину дня, так и весь день, в зависимости от программы, которую хотите реализовать, и географии гостей. Можно сделать опрос среди постоянных участников и лояльных клиентов, чтобы уточнить, какой формат им больше подходит.

Фото с клиентского дня ICL OPEN DAY

Затем возникает вопрос: за чей счет банкет. Если у компании нет бюджета на мероприятие или он значительно ограничен, в игру вступает план «С». А именно — поиск спонсора мероприятия. И это действительно «вызов» для любого ивент-менеджера в его непростой работе по организации клиентского дня. Вам необходимо подготовить предложение — «спонсорский пакет» — и выступить продавцом идеи клиентского дня. Главное, что всегда мотивирует в такой работе, — это та самая высшая цель, миссия, которая заложена в проект.

Необходимо подготовить несколько вариантов предложений для всех, от генерального спонсора до информационного партнера, обозначить выгоды мероприятия, показать (лучше графически) целевую аудиторию и обязательно настроиться на «торги». Часто «спонсорский пакет» не покупают в чистом виде, продажа всегда кастомизирована. И тут уже все будет зависеть от вашей команды — сколько спонсоров вы привлечете под ваши цели.

Оптимальное решение — сначала направить предложение лояльным спонсорам, партнерам по бизнесу, компаниям, с которыми у вас уже выстроены отношения. Следующий шаг — добрать необходимые ресурсы. Но такую рассылку не следует делать бездумно и отправлять предложения всем подряд. Спонсор должен быть «в теме», ему должна быть интересна целевая аудитория мероприятия.

Фото с клиентского дня ICL OPEN DAY

У нас был такой случай, когда один из спонсоров сам проявил интерес к клиентскому дню ICL, но его доклад совершенно не укладывался в основную идею мероприятия. В этом случае мы расставили приоритеты и предложили спонсору альтернативный вариант.

Когда вопрос бюджета решен, запускается план по подготовке мероприятия: детальная проработка программы, набор участников, пиар-план, работа с отделом продаж, решение вопросов с экскурсиями, демозоной, материалами, бонусами и многое другое.

Поделюсь некоторыми фишками из практики:

• Что делать, чтобы клиенты точно пришли? В большинстве своем клиенты, которые посещают дни открытых дверей, вас уже знают и готовы прийти. Тематика мероприятия важна, но можно провалиться на какой-то мелочи или пустяке. Например, не выслать напоминание. Мы всегда делаем небольшие картинки для мессенджеров, которые рассылаем участникам. На картинке основные сведения: дата, место, время, тема. 
• Как бы банально это ни звучало, но путь к сердцу участника лежит через его желудок. Поэтому кофе-брейки, обеды, фуршет — обязательная составляющая дня открытых дверей. Пообещайте фуршет — и будет вам счастье.
• Отсутствие парковки или неправильно поставленная машина может лишить вас уже пришедшего участника. Такой факап был и в нашей практике, лучше это предусмотреть заранее.
• Опросы о мероприятии и их низкая отдача после него. Мы решили эту задачу так: в конце презентации выводим на экран QR-код со ссылкой на опрос и сразу же просим участников пройти его. Только потом их отпускаем. Берите и применяйте.
• Еще одна фишка — поощрение за активность. Всем, кто задает вопросы, дарите символические сувениры. Как только один участник получает поощрение, аудитория оживляется.
• Чтобы взбодрить людей между докладами и лекциями, используйте интерактивы с опросами в реальном времени. Сразу же выводите на экран его результаты. Такой же эффект окажет быстрый видеоролик. 
• А еще можно использовать так называемый шок-контент, если, конечно, это будет уместно. Однажды мы внезапно в разгаре мероприятия выключили свет в аудитории, и все, кто отвлекался, «проснулись». После этого докладчик рассказал, в чем была задумка.

Фото с клиентского дня ICL OPEN DAY

И напоследок: собирайте отчеты о мероприятии от команды организаторов и команды продаж, спикеров и экспертов в течение трех дней, пока воспоминания свежи и продажи наиболее реальны. Делайте работу над ошибками по технологии Lessons Learned. Не забывайте, статистика неумолима. Согласно кривой Эббингауза, уже в первый час после запоминания теряется 60% информации, 65% забывается в течение 10 часов, 80% — через 6 дней.

Главное: зачем проводить клиентские дни

Клиентский день будет полезен компании, чтобы:

• Сохранить стабильный доход в период спада. Клиентские дни помогают привлечь новых клиентов и стимулировать продажи в несезон.
• Заинтересовать сомневающихся. Скидка, бесплатный тест-драйв продукта или консультация специалиста — хорошие аргументы для тех, кто еще не решил, у кого покупать.
• Рассказать широкой аудитории о продукте. Атмосфера клиентского дня располагает посетителей к экспериментам — они охотнее пробуют незнакомые продукты, а затем оформляют заказ.