Управление рисками проекта

Если бы бизнес пасовал перед угрозами, каждый новый проект закрывался бы через пару дней. Управление рисками — один из наиболее рабочих инструментов для аналитика и проджект-менеджера. Ниже разбираемся, в чем цель управления рисками, как с ними работать и почему в стратегическом смысле это — первое, на что обращают внимание.

Что такое риски в проекте

Риски в проекте — это события, которые влияют на бизнес незапланировано. Часто это негативное влияние, но бывают и позитивные риски. Рассмотрим пример. Команда запускает сайт для бренда одежды и начинает его продвижение. Бюджет ограниченный, поэтому одно из главных условий — создать платформу по оговоренной смете и не превысить расходы. Пока шли разработка и согласование, маркетолог предложил идею: охваты одного из локальных блогеров сильно выросли. Реклама у инфлюенсера — дополнительные расходы, но они принесут бизнесу выгоду и окупятся после запуска продаж. Владелец бренда, оценивая свои финансовые возможности, понимает, что деньги на рекламу есть. В этом случае риск превысить бюджет реализован, но в стратегической перспективе это верное решение.

С другой стороны, если владелец бренда получает сообщение о том, что его конкурент вот-вот откроет второй магазин с одеждой в людном месте, возникает риск, что аудитория предпочтет конкурента. Здесь владелец может поторопиться и принять поспешные решения, пожертвовать качеством и переплатить за срочность. 

Чаще всего риски не возникают сами по себе. Это результат сложной причинно-следственной связи. На появление рисков влияет внутреннее состояние компании, документооборот, вовлеченность руководителя, психологический климат в коллективе, внешние факторы и еще сотни причин, которые невозможно полностью охватить. Но это не значит, что прогнозирование и предусмотрение сложностей бессмысленно. Ниже рассматриваем, в чем суть управления рисками проекта и как это делать грамотно.

Цель управления рисками в проекте

Цель работы с рисками — подстраховать компанию на случай опасности. Например, защитить проект от крупных убытков, неокупаемых временных затрат или потери в качестве товаров. Управление рисками — это профилактика, которая всегда стоит дешевле, чем кризисная ситуация без «подушки безопасности».

В рядовых ситуациях у команды есть два варианта: игнорировать или действовать. В первом случае компания получит выгоду, только если риск не наступит. Но современный бизнес не склонен полагаться на случай. Все чаще выбирают второй вариант — действие, то есть управление рисками, которое требует дополнительных мощностей и ресурсов. Например, внедрения автоматизированных сервисов вроде сквозной аналитики или коллтрекинга. Да, это расходы. Но они помогают предсказать поведение аудитории, спрогнозировать спрос и дать бизнесу ответы, как лучше продвигать товары в этом сезоне.

Чем крупнее и масштабнее бизнес, тем острее потребность в плане предотвращения рисков. Главная задача проектного менеджера — найти золотую середину между затратами на план (страховку) и потенциальным уроном, которые повлекут реализованные риски.

Разновидности рисков

Видов угроз много, и они зависят от ниши бизнеса. Разберем, какие риски проекта идентифицируются и подлежат управлению:

• Временные. Это угроза того, что на реализацию задумки уйдет больше установленного. Если нарушить срок, то платить придется за все мощности, которые нужны для производства (зарплаты, поставки, логистика), а еще — неустойку, которую часто предусматривает контракт. Дополнительный риск — потеря контрагента.
• Денежные. Неграмотное финансовое планирование — частая причина, почему заложенного бюджета по итогу не хватает. Самое безобидное последствие — владельцу придется заплатить больше. Сложнее разобраться в ситуации, когда срочно нужны новые инвестиции или когда ввиду их отсутствия проект закрывают.
• Внешние. Это ситуации, которые не подконтрольны менеджеру. К примеру, уровень инфляции или законодательство.
• Единая точка отказа. Это точка коллапса: никто из коллектива больше не работает, а проект полностью останавливается. Например, из-за стихийного бедствия или отключения электричества.
• Риски зависимости. Нередко исполнение одной задачи прямо зависит от завершения предыдущего этапа. Например, пока на производство не поставят ткань, ни одна швея не сошьет платье. То же касается ролей сотрудников. Если хотя бы один участник команды незаменим, его уход в отпуск или в декрет разрушает рутину и приводит к убыткам.

Предугадать все риски невозможно. Но реально выделить вероятные, продумать, что делать в случае их наступления, и быть готовыми к сложностям.

Оценка рисков в рамках проекта

Есть два пути: качественная и количественная оценка. Начнем с качественного анализа. В нем аналитик прогнозирует, что и когда может случиться, к чему это приведет и какова вероятность, что это действительно произойдет. 

Чтобы провести всесторонний анализ, есть такие методы анализа управления рисками проекта:

• Метод экспертных оценок. Это, например, мозговой штурм среди людей, у которых есть опыт участия в подобных проектах. Также используют опрос разных специалистов, а после составляют прогноз. 
• SWOT. Это анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Например, компания хочет внедрить чат для сайта. Сильные стороны: больше клиентов, обращений и заявок. Слабые стороны: это стоит денег. Возможности: чат повысит вовлеченность ЦА и средний чек. Угрозы: чат не сработает. Анализ помогает решить, нужен ли инструмент.
• Спираль рисков. Метод показывает, как ранжируются риски, исходя из их вероятности. К примеру, если швея уйдет в отпуск, то производство не остановится, значит, это несерьезная угроза. Если же на складе поставщика тканей будет пожар, то поставки прекратятся, а это — критическая ситуация. Каждому риску дают оценку и визуализируют. Вот как это выглядит на практике:

Что касается количественного анализа, то он дает аналитику представление, сколько денег потеряет компания, если риск будет реализован. Это следующий этап после качественного анализа. Его проводят, чтобы оценить наиболее острые опасности. К примеру, если застройщик передаст квартиру с ненадлежащим ремонтом, то покупатель подаст в суд и запросит крупную компенсацию. Если это сделают сразу несколько семей, то убытки пропорционально вырастут.

Как только риски были обнаружены и оценены, наступает этап разработки стратегии.

Стратегии управления рисками

Есть четыре основных стратегии управления рисками с негативными последствиями:

1. Избежание. Это попытка не столкнуться с риском, если происходит изменение хода проекта. Например, то же производство одежды купило новую машину для вышивки. Она не настроена, а наладчик придет только через неделю. Избежать рисков, что одежда будет испорчена, реально, если отложить работу с машиной до следующей недели. 
2. Согласие. Если последствия от риска некритичны, нередко с ними просто смиряются и выдерживают. Например, пассивно согласие с риском — это ничего не предпринимать, зная, что проблемы нельзя избежать. Активное принятие — это когда для минимизации последствий создают резерв. К примеру, компания, заведомо зная, что в ее штате не хватает швей для нового заказчика, все равно соглашается на заказ. Выход — создание денежного резерва для аутсорса.
3. Минимизация. Это методика управления рисками, когда снижают влияние неблагоприятных последствий. Пример тот же: чтобы внедрить новую машину для вышивки, руководитель пригласил наладчика. Эксперт покажет швеям, как ею пользоваться, а механикам — что делать, если она выйдет из строя. После визита специалиста риск, что производство «встанет» из-за поломки машины, минимизирован.
4. Передача. Это привлечение третьего лица, которое возьмет на себя негативные последствия риска. Например, предприниматель страхует компанию.

Когда речь идет о позитивных рисках, кажется, что положительные результаты окупают проблему. Даже если на практике оказывается, что это так, компании понадобятся деньги, чтобы выстоять в период наступления риска. Например, найти бюджет на  непредвиденную оплату рекламы, чтобы в будущем получить выгоду.

Вот несколько классических стратегий для этого случая:

• Намеренный поиск позитивных рисков. К примеру, когда компания нанимает нового опытного тимлида, то она сталкивается с риском, что проект выполнят досрочно. Это означает дополнительные расходы на премии и KPI, но это также означает укрепление репутации и новых заинтересованных заказчиков.
• Совместная реакция. Речь идет об объединении нескольких компаний, чтобы вместе реагировать на такие риски. К примеру, косметический бренд приглашает к сотрудничеству известного блогера-визажиста и дает тому промокод на скидку. Риск в том, что товар купят по крайне низкой стоимости много людей. Выгода — аудитории понравится продукт, и она вернется за ним по полной стоимости.
• Усиление. Это повышение шанса, что позитивный риск будет реализован. Чтобы усилить шанс на коллаборацию, представитель бренда пишет инфлюенсеру и начинает переговоры.

Этапы стратегического управления рисками

Ниже рассмотрим подробнее, какие существуют этапы и процессы управления рисками проекта.

Планирование

Главная задача плана управления рисками проекта — выбрать стратегию. Обратите внимание:

• сформируйте комфортную среду для коллектива — это сделает управление мягким и мотивированным;
• заранее подготовьте план действий в конфликтных ситуациях и шаблоны управления;
• продумайте, кто и как должен действовать, когда на горизонте появляется вероятность нового риска.

Главный инструмент планирования — совещание. Дайте команде возможность беспрепятственно и честно выражать мысли и идеи. После совещаний с инвесторами и командой проджект-менеджер подготовит план управления рисками.

Идентификация факторов риска

Руководитель проекта выделяет ситуации, которые влияют на появление рисков. Чем больше факторов, которые приводят к проблеме, тем больше у этого пункта баллов. А чем больше баллов, тем выше в списке риск. Сложность заключается в том, что не все риски очевидны на начальном этапе. Поэтому важно продолжать анализировать опасности для бизнеса в ходе проекта. 

Качественная оценка

Это тот брейншторм или опрос, о которых мы говорили выше. Вот какие результаты получит аналитик на этом этапе:

• конкретизация рисков, их сортировка;
• обнаружение целей для дополнительного анализа;
• подготовка к количественному анализу.

Количественная оценка

О количественном анализе также рассказывали выше. По его результатам у аналитика будет такая информация:

• процент вероятности для каждого риска, будет ли тот реализован;
• доля влияния разных рисков на проект и затраты, которые они за собой повлекут;
• список наиболее опасных событий, которые важно проработать, чтобы минимизировать угрозы.

Для количественного анализа используют такие методы:

• Вероятностная оценка. Аналитик изучает другие подобные проекты и смотрит, какие риски были там. Так он узнает вероятность, с которой те же проблемы возникнут в текущей компании.
• Анализ чувствительности. Этот метод помогает аналитику понять, как проект реагирует на проявления экономической ситуации. 
• Имитационное прогнозирование. В этом случае аналитик имитирует то, как проект работает, и в результате такого теста получает информацию, что угрожает бизнесу.

Для количественного анализа часто используют автоматизированные системы. Одна из наиболее распространенных — сквозная аналитика. Сервис собирает данные рекламных кампаний и показывает, где у бизнеса слабые места. 

Подготовка плана реакции

Как только риски понятны, команда начинает разбираться, как с ними справляться. Для этого прописывают методы борьбы. Цель — сохранить бизнес-партнеров, целостность команды и продукт.

Наиболее распространенные реакции — игнорирование, страховка, минимизация рисков и согласие с риском. На практике их больше, и они зависят от проекта, его особенностей и индивидуальных угроз.

Мониторинг и контроль

В вопросе управления рисками важен постоянный мониторинг. Он помогает предотвращать и оперативно реагировать на возникающие угрозы. На практике работать с рисками легче на старте, пока проект еще не развился. Оптимально — назначить для каждого крупного риска проджект-менеджера, который будет контролировать его. 

Как составить практичный план предотвращения рисков

План управления рисками проекта — это документ, в котором собраны рекомендации, как снизить вероятность возникновения сложностей. Команда, заказчики и инвесторы в этом случае детально понимают, каких действий стоит избегать и на какие бизнес-области делать акцент.

Чаще всего план создают в подручной программе. Например, в Google Документах. Главное — дать доступ всем членам команды, чтобы каждый из них мог в любой момент обновить в памяти нюансы. 

В начале документа прописывают шапку. Туда вносят базовую информацию по проекту, отмечают цель. Затем идет основная часть — сама таблица. В ней расписывают все, даже незначительные на первый взгляд угрозы для бизнеса. Пример, как это выглядит на практике:

План важно регулярно обновлять. Делать это стоит по мере появления угроз на этапе мониторинга и контроля.

Насколько сложно эффективно управлять рисками

Проджект-менеджер, который занимается анализом рисков, сталкивается со следующими сложностями:

• Невозможно предугадать все риски. Даже при постоянном мониторинге в начале и по ходу проекта не все проблемы очевидны. 
• Эксперты тоже ошибаются. Например, когда проджект-менеджер посчитал, что риск незначительный и его уместно проигнорировать, но ошибся. Тогда негативные последствия ударят по бизнесу сильнее, чем если бы к риску были готовы.
• На анализ рисков влияют другие люди. При качественном анализе важно собрать максимум непредвзятой информации от команды, чтобы составить первичный список рисков. Если опытный сотрудник не поделится идеей по разным причинам, угрозу могут упустить.

На практике у проджект-менеджера уже есть пул обязанностей по развитию проекта. Управление рисками часто отодвигают на второй план, пока реальная угроза не замаячит на горизонте. Важно с самого начала учитывать риски и нанимать дополнительного сотрудника, чтобы вовремя отреагировать на проблему.

Необходимость стратегического подхода к управлению рисками в бизнесе

Риски — естественная часть бизнеса. Они периодически возникают на протяжении всего периода существования компании. Чтобы избежать части проблем, нередко достаточно проанализировать опыт компаний из той же ниши. Угрозы для конкурентов похожи, а нередко идентичны.

Управление рисками в стратегическом смысле экономит деньги и время. Заложить план реакций в начале пути — значит предотвратить часть проблем в длительной перспективе. Стратегия компании, в которой не предусмотрена работа с рисками, нежизнеспособна. Важно еще до запуска нанять грамотного проджект-менеджера, который проработает риск-стратегию.

Заключение и советы

Коротко о главном:

• Риски — это события, которые влияют на проект. Иногда они несут позитивные последствия, но чаще — негативные. Часть рисков известна, а часть — нет. С первой проще работать, но важно учитывать, что неявные угрозы всегда есть.
• Главные этапы управления рисками: составление плана, определение рисков, анализ, создание плана реакций, регулярный мониторинг и контроль.
• Работать с рисками сложно, так как все их невозможно предсказать. Важно нанять опытного проджект-менеджера, который детально проанализирует интернет-магазин от начала рекламы до итоговых покупок, и составит подробную стратегию по защите бизнеса от угроз.