Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в ст. 91 ТК РФ. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с ее содержанием.

Что такое учет рабочего времени

Учет рабочего времени — методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ заполняется вручную, и Т13 для автоматических программ.

Форма Т-13

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

• Поденный

В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

• Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Бизнес

Читайте также:

Что такое Jobs to be Done концепция и как ее правильно использовать в маркетинге

Что такое Jobs to be Done концепция и как ее правильно использовать в маркетинге

• Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть месяц, квартал, год. При суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трех месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Предложения от наших партнеров

МегаФон Таргет

Сервис таргетированной рекламы для бизнеса

2 500 сообщений и индивидуальная подпись отправителя на 2 месяца — бесплатно

Аспро.Agile

Облачный сервис управления проектами по принципам Agile.

Скидка 20% для новых пользователей

COMPASS

Современный корпоративный мессенджер для работы в команде

+1 месяц бесплатного пользования мессенджером

Платформа товарных рекомендаций для персонализации онлайн-ритейла

Скидка 25 000 р. при заключении договора на год

CDP платформа для автоматизации маркетинга

Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise

Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний

1 месяц подписки в подарок

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Эффективный маркетинг с Calltouch

• Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
• Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI

Узнать подробнее

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами:

• табели в таблицах Excel или Google документах;
• журналы контроля присутствия на входе;
• видеонаблюдение и/или аудиозапись;
• программы бухгалтерского учета;
• контроллеры и карточки доступа;
• CRM–системы;
• специальные программы тайм-трекеры.

Сервисы для учета рабочего времени

Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.

Kickidler 

Особенности:

• Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
• Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
• Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
• Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.

Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.

Crocotime

Возможности:

• Интегрируется с IP-телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
• Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
• Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
• Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.

У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Time Doctor 

Пользователь получает:

• Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
• Возможность контролировать использование интернета;
• Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
• Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.

Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.

Коротко о главном

• Учет рабочего времени должен вестись в каждой организации по закону. Пренебрежение им может дорого обойтись компании.
• Но при правильной организации процесса из него можно извлечь и другие выгоды. Например, проанализировать загрузку сотрудников, снять или перераспределить неэффективные функции, повысить уровень дисциплины и самосознания в коллективе.
• Для организации учета доступны разнообразные методы — от простейших таблиц в Excel, заполняемых вручную, до комплексных программ, которые способны автоматизировать каждый шаг и предлагают разнообразные дополнительные функции.