Тайм-менеджмент: как управлять временем

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

Принципы тайм-менеджмента

В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

Mental Health

Читайте также:

7 книг, чтобы справиться с выгоранием и обрести себя заново

7 книг, чтобы справиться с выгоранием и обрести себя заново

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

• Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
• Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
• Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
• Не хотите делать, но вынуждены;
• Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
• Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

Принцип планирования

Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

• Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

• Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

• В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

• Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель. 

Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

Принцип структурирования

Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

Бесплатно Электронная книга

23 действующих способа сделать свой маркетинг круче, быстрее, эффективнее, чем сейчас Получить бесплатно

Принцип приоритетов

Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

• Конкретными (Specific);
• Измеримыми (Measurable);
• Достижимыми за адекватное время (Attainable);
• Актуальными (Relevant);
• Ограниченными во времени (Time-bound).

Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

Рациональный подход к привычкам

Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

• Избавьтесь от вредных привычек.

Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

• Заведите новые полезные привычки.

Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.

Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого  в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

Предложения от наших партнеров

МегаФон Таргет

Сервис таргетированной рекламы для бизнеса

2 500 сообщений и индивидуальная подпись отправителя на 2 месяца — бесплатно

Аспро.Agile

Облачный сервис управления проектами по принципам Agile.

Скидка 20% для новых пользователей

COMPASS

Современный корпоративный мессенджер для работы в команде

+1 месяц бесплатного пользования мессенджером

Платформа товарных рекомендаций для персонализации онлайн-ритейла

Скидка 25 000 р. при заключении договора на год

CDP платформа для автоматизации маркетинга

Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise

Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний

1 месяц подписки в подарок

Матрица управления временем

Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время.

Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

В работе с большим количеством рекламных площадок главное — это системность и порядок в отчетности. Чтобы упростить эту задачу маркетологам и владельцам бизнеса, Calltouch разработал Систему сквозной аналитики. В личном кабинете пользователя данные по всем важным метрикам собраны в одном окне, а отчеты собираются автоматически. Этот инструмент помогает решить маркетинговые задачи и сэкономить ресурсы на рутинные задачи по анализу кампаний.

ABCDE

Это довольно простой прием расстановки приоритетов. Каждому делу из списка задач присваивается соответствующий ранг:

• A — дела, обязательные к выполнению, не терпящие отлагательств.
• B — дела, которые важно сделать, но для их выполнения еще не наступил дедлайн.
• C — дела, которые желательно сделать, но при это они не влияют на продуктивность работы.
• D — дела, которые можно делегировать, чтобы освободить время.
• E — неважные дела.

Задачи ранга Е можно и вовсе удалить из списка дел или занести в отдельный список, чтобы выполнить позже.

Правило 10 минут

Правило подходит для задач, которые не хочется выполнять, но делать это необходимо. Обозначьте для себя, что будете заниматься делом всего 10 минут. После этого продолжить работу будет легче, так как за это время можно втянуться в ее выполнение.

4D

Этот метод предполагает сортировку задач на несколько категорий, что помогает разработать систему действий в условиях многозадачности:

1. Do — сделай. Раздел с важными заданиями, которые нельзя делегировать.
2. Delegate — делегируй. Раздел с работой, которую можно перепоручить кому-то.
3. Delete — удали. Это задачи, не считающиеся важными и актуальными в текущий момент.
4. Delay — отложи. Задачи, которые не требуют срочного выполнения.

Fresh or Fried

Основа техники состоит в том, что мозг в утреннее время считается более «свежим» (fresh) и продуктивным. После он начинает постепенно «поджариваться» (становится fried), а потому наиболее важные дела следует выполнять в начале дня.

GTD

GTD или Getting Things Done означает «доводить дела до завершения». По этой системе все задачи фиксируются в одном месте, например, в бумажном блокноте или электронном планировщике. Способ помогает тем, что большая задача дробится на маленькие подзадачи, и уже не кажется такой большой и страшной. Например, вы хотите не абстрактно «сделать уборку», а «пропылесосить», «протереть пыль». Для каждого дела отмечается срок выполнения.

Zero Inbox

Методика первоначально предназначалась для отработки писем, приходящих по электронной почте. Ее суть сводится к тому, что папка «Входящие» должна оставаться пустой: все приходящие письма нужно обработать и определить по специальным местам, например, отложить, выполнить, делегировать или удалить.

Автофокус

Техника для творческих людей, не любящих жесткие рамки и строго определенные планы. Ее смысл в том, чтобы записать текущие задачи и отметить те из них, что требуют срочного выполнения. С оставшимися важно включить свой внутренний «автофокус» — сконцентрироваться на пункте из списка и заниматься его выполнением. Так постепенно каждое дело будет выполнено.

Закон Паркинсона

Закон гласит: работа выполняется столько времени, сколько вы на нее отвели. Чтобы быстрее выполнить задачу, поставьте жесткий дедлайн, чтобы больше успевать и не откладывать на потом.

Хронометраж

Суть метода в учете времени. На протяжении двух недель отмечайте все дела, которые вы делаете дольше 5 минут. Фиксируйте все: от рабочих дел до перекуров и телефонных разговоров. Анализ записи покажет, как много времени уходит на нецелевые, бесполезные действия.

Канбан

Канбан визуализирует рабочий процесс — это своего рода физическая или электронный доска для задач. Она делится на блоки исходя из того, на каком этапе находится рабочий процесс — «Требуется выполнить», «В ходе выполнения», «Выполнено». Это помогает упорядочить список текущих дел и отслеживать имеющийся прогресс, контролируя таким образом течение рабочих процессов.

Метод «Помидора»

Используйте таймер или одноименные приложения, чтобы чередовать периоды работы и отдыха. Время максимальной концентрации составляет 25 минут, в течение которых нужно погрузиться в работу без отвлекающих факторов. Это небольшой временной промежуток, и выдержать его просто. После этого устройте перерыв в 5 минут и повторите все сначала. Если на дело понадобится четыре подобных цикла, продлите перерыв до получаса.

Интеллект-карты

Техника отлично визуализирует рабочий проект в виде генеалогического древа. Интеллект-карты можно рисовать на листах бумаги или в электронных программах. В центре карты поместите одну глобальную цель и поделите ее на задачи.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина предлагает сформировать долгосрочные планы и жизненные ориентиры. Метод состоит из шести уровней:

1. Жизненные ценности — элементы, которые имеют первостепенную значимость в жизни человека. Например, семья, карьера, самореализация.
2. Глобальные цели — более конкретное выражение ценностей. Например, желание построить успешную карьеру в бизнесе, стать популярным художником.
3. Генеральный план — шаги, ведущие к реализации цели.
4. Долгосрочное планирование — утверждение планов на ближайшие пять лет.
5. Краткосрочное планирование — определение действий несколько месяцев вперед.
6. План на день — повседневные задачи с элементами работы, помогающей в реализации глобальных целей.

Mental Health

Читайте также:

Как не выгорать на удаленке. Советы для маркетологов

Как не выгорать на удаленке. Советы для маркетологов

Мифы о тайм-менеджменте

Среди основных стереотипов, касающихся тайм-менеджмента, можно выделить следующие:

• Невозможно управлять временем, а потому техники не будут работать. Временем управлять действительно невозможно, но можно управлять своими действиями и ресурсами, направляя их в правильное русло.
• Нужно работать больше и усерднее. Достаточно просто не отвлекаться на неважные дела и следить за распределением времени, чтобы число выполняемых рабочих задач выросло.
• Тайм-менеджмент против спонтанности. Приоритет формируется в отношении определенных дел и, как правило, предполагает установление жестких рамок. Однако для многих техник нужны спонтанность и интуитивность, чтобы оставить место творчеству.

Выводы

Методы тайм-менеджмента направлены на отслеживание времени, прогресса и дробление цели на задачи. Это нужно для того, чтобы сохранять фокус внимания на важном, ставить приоритеты и чередовать отдых с работой. Вы можете использовать любой из предложенных способов, чтобы развить дисциплину и воплощать свои планы.