Как рассчитать штатную численность персонала — формула и примеры

Кадровый состав компании меняется в зависимости от объемов работы, потребностей бизнеса и других факторов. Чтобы узнать число сотрудников для эффективного выполнения задач и проектов, необходимо рассчитать штатную численность. Объясняем, как и зачем ее определять — в статье простые формулы и примеры.

Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать

Штатная численность — это количество кадров компании. В их числе и те, кто трудится неполный рабочий день. Каждый работник — одна штатная единица. Временные сотрудники, владельцы бизнеса и специалисты, которые работают по ГПХ, не учитываются.

https://unsplash.com/photos/dZxQn4VEv2M

Почему компаниям важно знать и контролировать штатную численность:

• Чтобы избежать штрафов. Расписание сотрудников запрашивают трудовые и налоговые инспекторы. Еще его может запросить ПФР — например, чтобы сопоставить реальные зарплаты с теми, что указаны в документах. Если компания не подсчитывает штатную численность, то избежать ответственности в случае обнаружения нарушений не удастся.
• Не забывать об открытых вакансиях. В расписании всегда указывают вакантные должности — бизнесу важно стремится к тому, чтобы своевременно их закрывать. Иначе остальные кадры будут перерабатывать, а сверхурочная работа оплачивается в 1,5–2 раза больше. Сотрудники быстрее устают, их мотивация и лояльность к компании-работодателю падают.
• Анализировать эффективность бизнес-процессов. Это поможет следить за состоянием фонда заработной платы, реорганизовывать штатные структуры, оптимизировать работу персонала. Также эта мера позволит компании успешно защищать свои интересы в судебных делах, связанных с сокращением сотрудников.

Чтобы удостовериться, что расходы на рекламу себя окупают, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис собирает данные со всех площадок, каналов и CRM — и формирует единый отчет, в котором собраны нужные вам метрики. С его помощью вы сможете строить и анализировать воронку продаж, улучшать маркетинговую стратегию и сокращать расходы на продвижение.

Отличие от остальных видов численности работников

Чаще всего штатную численность путают с фактической. Но это разные термины: штатная численность определяется по документам, а фактическая — по реальной ситуации, то есть методом обычного подсчета работников.

Бывает, что штатная и фактическая численность не совпадают — это нормально. Такое часто происходит, если в компании есть вакантные позиции. Тогда штатная численность будет больше фактической — допустим, по документам должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35.

Другие виды численности работников в компании:

• Нормативная. Рассчитывается на основе норм труда и необходимых объемов производства, продаж. Когда говорят о нормативной численности штата, имеют в виду идеализированный показатель — тот, к которому организация стремится.

Пример: предприниматель Иван открывает маленькую кофейню. Он полагает, что ему достаточно четырех сотрудников: двух продавцов, бариста и пекаря — это нормативная численность.

• Плановая. Определяется с учетом видов и масштабов деятельности, наличия в компании вакантных позиций, других текущих факторов. Если нормативная численность штата — идеализированный показатель, то плановая — реалистичный.

Через месяц Иван понял, что четырех сотрудников не хватает — в кофейню нужны администратор и уборщик. Он внес их в более реалистичную штатную численность — плановую.

• Явочная. Бывает, что компаниям требуется определить количество сотрудников, которые находятся на предприятии в текущий момент — в конкретный день, смену. Такие подсчеты называют явочными. Их часто вычисляют, чтобы определить эффективность использования трудовых ресурсов.

1 марта 2023 года Иван решил узнать явочную численность сотрудников. Он зашел в кофейню и увидел, что в этот день там работает бариста, продавец и администратор. Явочная численность — три работника.

• Среднесписочная. Означает число кадров на предприятии за определенный период — например за месяц или полгода. Чтобы получить усредненный показатель, сначала составляют простую списочную численность за каждый день, а затем делят на количество дней в периоде.

В тот же день 1 марта 2023 владелец кофейни решил узнать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Иван вспомнил, что в феврале нанял двух новых сотрудников, поэтому его расчеты выглядели так:

с 1 по 15 февраля — 4 человека;

с 16 по 28 февраля — 6 человек.

Посчитал по формуле:

(15 дней × 4 человек) + (15 дней × 6 человек) / 30 дней = 5 человек.

Итого среднесписочная численность кофейни — 5 человек.

Бизнес

Читайте также:

Как Calltouch увеличивает эффективность рекламных площадок

Как Calltouch увеличивает эффективность рекламных площадок

Методики расчета штатной численности

Для бюджетных организаций Росздравнадзор утвердил рекомендации по определению штатной численности сотрудников. Но ими могут пользоваться и частные предприятия. Вот формула, которую приводит служба:

ШЧ = (ВО / НВ) × КН

где:

ВО — общее рабочее время за год;

НВ — норма рабочего времени для одного работника за год;

КН — коэффициент неявок (например, по больничному листку и отпуску).

Для частных компаний обычно используется методика, которая основана на сопоставлении двух показателей — выручки и рабочего времени. Вот формула:

ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ)

где:

ОР — объем работ;

ФРВ — фонд рабочего времени;

ПВ — планируемая выработка на одного специалиста;

КВ — коэффициент выполнения.

Как рассчитать штатную численность: примеры

Рассчитаем численность кадров по формуле ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ).

Отдел бухгалтеров в компании состоит из 15 человек. Чтобы узнать, можно ли уменьшить количество специалистов, кадровик взял исходные данные:

• Запланированный ОР на первые шесть месяцев 2023 года — 58 000 000 рублей.

• ФРВ за этот же период — 1 047 часов.

• ПВ — 755 000 рублей / месяц.

• КВ — 1,17.

Чтобы рассчитать КВ, необходимо разделить плановую выработку на фактическую. Плановая выработка известна — 755 000 рублей/мес. В качестве фактической кадровик использовал показатель за предыдущие полгода — он составил 644 373 рублей / месяц. Расчеты выглядят так: КВ = 755 000 / 644 373. Итого — 1,17.

Теперь остается подставить все данные в формулу: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Выходит, что штатную численность можно сокращать с 15 до 11 работников.

Кадровый состав с учетом человеческого фактора

Важно понимать, что предыдущая формула дает только примерные показатели. Всегда нужно учитывать реальную нагрузку на предприятие и человеческий фактор.

Для этого используют метрику КН — коэффициент невыхода. Специалисты могут уйти в отпуск, взять декрет или больничный. Он определяется по формуле:

КН = 1 + ДНВ

где ДНВ — доля нерабочего времени.

Если вернуться к предыдущему примеру с бухгалтерами, то выходит, что каждый из них берет отпуск 28 дней — это 252 часа.

ДНВ = 252 часа / 1 047 часов (показатель ФРВ) = 0,24.

КН = 1 + 0,13 = 1,13.

Теперь остается только рассчитать штатную численность с учетом КН по формуле:

ШЧ × КН

Получается 11 × 1,13 = 12,43. Округляем до 13, чтобы избежать переработок.

Это означает, что в отделе бухгалтеров компании должно остаться не 11, а 13 сотрудников.

Коротко о главном

• Компаниям важно вести штатную численность, чтобы предоставлять данные государственным органам во время проверок, анализировать эффективность работы и следить за размером фонда оплаты труда.
• Помимо штатной, выделяют другие типы численности — например, фактическую, среднесписочную и явочную. Они позволяют контролировать количество сотрудников в разные периоды времени.
• Основная формула, которую используют предприниматели и компании: ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ). Но для достоверного расчета важно учитывать также особенности работы, сезонность, человеческий фактор.