Простые советы из жизни: как распределить время и делать дела

Нет понятия «нет времени» и «я не успеваю». Есть понятие «приоритеты» и дела, на которые вы точно всегда найдете минутку, а то и полдня. Представим, перед вами две задачи, на выполнение которых нужен час времени. У вас есть только час. Что будете делать? Какую задачу вы выберете? Задавая эти вопросы, можно с точностью сказать, что после жалоб «как мало времени в сутках и как все успевать», на что вы тоже тратите драгоценные минуты, вы выберите то, что для вас более важно и приоритетно.

Почему на деле все не так просто?

Потому что самое главное – это определить эти самые приоритеты. Что важнее: пойти в бар с друзьями или выполнить задание на работе, дописать письмо клиенту или поехать на тренировку, поспать еще один часик или проснуться пораньше и составить список дел? Поэтому первый совет:

1. Приоритеты зависят от вашей цели и результата, который вы хотите получить в итоге.

Когда мне понятно, что меня приблизит к результату, то направляю туда свое внимание и, как следствие, время.

В любой деятельности ясно, что является базисом, основой работы, а что рутиной. Например, ключевые задачи менеджера по продажам – продавать, а значит назначение встречи, проведение встречи и доведение клиента до продажи являются базисом, основой, то есть самыми приоритетными задачами. Когда встанет выбор между: ответить в чате на вопросы коллег или выставить счет клиенту, то всем становится понятно, что приоритет будет на вторую задачу.

Бесплатно Электронная книга

23 действующих способа сделать свой маркетинг круче, быстрее, эффективнее, чем сейчас Получить бесплатно

Начиная свой день, и имея перед глазами план работы на день, задайте себе вопросы:

Что для меня важнее всего сделать сегодня за день?

Что меня приведет к результату?

Это поможет вам выбрать фокус и всегда находить время.

Помните фильм «Время» с Джастином Тимберлейком, где валютой всему было время? Так вот представьте, такой диалог в голове:

– Сколько ты готов заплатить за эту задачу?

– Мне нужно всего 20 минут, Карл!

Глупо? Не думаю. Поэтомы мы плавно перенеслись во второй совет:

2. У каждой задачи должна быть стоимость, измеряемая в минутах, которые ты на нее потратишь.

Есть много на этот счет разных выражений:

«Не оставляй на завтра то, что можешь сделать сегодня» или  «Мечту всей жизни можно достичь за несколько дней, просто поставив цель». 

Да, к слову, о мечте, была тут у меня задачка с подругой развивать свой профиль в Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России), куда мы постили картинку с фоном и подпись с хештегами. Картинку надо было, конечно, найти, скачать, обработать. Текст «причесать». Четко определив задачу, я принялась за дело.

Установила приложение, которое проверяет текст, нашла сайт с качественными картинками, определила порядок действий и приступила. В итоге на выполнение данной задачи у меня уходило 2-3 минуты. Вполне себе, но какое удивление у меня было, когда моя подруга делала ровно столько же, только за 40 минут. И это все про то, что важно понимать, сколько времени ты можешь потратить на эту задачу.

Можно даже ставить таймер на телефоне при выполнении и ни на что не отвлекаться. Цените свое время. Когда вы понимаете, что на выполнение задачи выделяете 20, 30, или 40 минут, то перестаете откладывать эту задачу. Вы понимаете, что это не так долго, это перестает пугать.

Бизнес

Читайте также:

Особенности правового статуса индивидуального предпринимателя

Особенности правового статуса индивидуального предпринимателя

Когда задача объемная, ее можно просто делить. Тут еще одна поговорка, к слову, «Сделал дело – гуляй смело». Когда вы ограничиваете себя по времени, то концентрируетесь только на одном процессе и структурируйте правильную последовательность действий, не отвлекаясь от главной цели на разные посторонние вещи.

О том, насколько последовательность действий важна в сокращении времени, можно увидеть на примере работы Мориса и Ричарда МакДональдса, которые в свое время придумали как правильно приготовить гамбургер. Они продумали каждый шаг, поворот и действия, которые должны были сделать сотрудники. Несмотря на крутые продающие стратегии, основной инновацией МакДональдс стало сокращение времени обслуживания клиента с 15 минут до 30 секунд. Время уменьшилось в 30 раз!

Поэтому мы плавно подобрались к следующему совету:

3. Структура и последовательность действий – залог сокращения времени на выполнение задачи.

Растрачивая впустую свои мысли, энергию и слова можно отойти от самого главного – выполнение задачи. Не обязательно видеть детально, как выполнить путь, главное понимать последовательность действий и начинать без всяких лишних усложнений в голове. 

Но как же без усложнений, когда  впервые сталкиваешься с задачей, а вдруг не получится? А вдруг допущу ошибку? Надо все хорошенько обдумать, а лучше отложить, да, сделаю потом, когда «муза» придет.

Да, такие мысли, уверена, были у каждого, ровным счетом, как и у меня. Если нет четкой стратегии и видения, хочется отложить задачу на потом.

Но тут впереди четвертый совет:

4. Меньше думай, как что-то сделать, просто делай.

На одном из выступления в Synergy Global Forum я услышала Ричарда Бренсона. Ему задали вопрос: «Как делать что-то новое, если путь тебе не известен?», он ответил:

«Когда ты сидишь в автомобиле и смотришь в окно, перед тобой открывается одна картина и только, когда автомобиль начинает движение, то и картинка за окном меняется»

Начиная дело, вы видите решения и дополнительные возможности. На этот счет, есть история. Была у меня задачка создать новый тренинг с «нуля». Задача известная, но тема –  нет.  Долго думала, готовилась и откладывала. В голове казалось, что это настолько объемная задача, что не справиться и за месяц.

Когда все-таки решилась и села делать, то все, что изначально было неизвестным становилось понятным и шаг за шагом, появилась структура, которая давала ответы на все вопросы вначале. Только в процессе, я поняла, что задача не такая сложная, а страх был вызван тем, что нет четкой картинки в голове, основанной на опыте. А как известно, энергию порождает движение, так что, вперед!

Можно еще написать про принцип Парето, матрицу Эйзенхауэра, планирование по Архангельскому или автоматизации задач с помощью Trello – но это все темы для отдельных статей. Это все инструменты планирования и управление временем. Они помогают, но главное помнить, что решение, что делать и когда – за вами, ведь приоритеты как и выбор прерогатива человека. 

Эффективный маркетинг с Calltouch

• Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
• Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI

Узнать подробнее