План-фактный анализ: зачем нужен, как провести, примеры
Что такое план-факт анализ
План-факт анализ — это сравнение плана с тем, что произошло на самом деле. Он помогает оценить результаты работы и выявить отклонения между ожидаемыми и реальными результатами. На основе план-факт анализа руководство принимает управленческие решения.
За раз рассматривают не все данные о предприятии, а аналитический разрез — слой данных, которые связаны только с одним аспектом деятельности компании. Это могут быть:
- статьи бюджета: доходы, расходы и движение денежных средств;
- прибыль и выручка;
- активы и пассивы;
- проекты;
- отдельные продукты;
- договоры или заказы;
Чаще всего отслеживают именно эти показатели, но компания может определить и другие — в зависимости от задач. Для анализа берут планируемые и фактические показатели за один и тот же период времени.
Иногда организация внедряет бюджетирование, но план-фактный анализ не проводит. Бюджет забывают на полке, а за реальными показателями никто не следит. И к концу отчетного периода никто не знает:
- почему компания не достигла запланированных результатов — или, наоборот, превысила их?
- какие отделы работали лучше, а какие не дотянули до плана, и почему?
- какой план составить на следующий период — снизить ожидания или повысить?
Месяцы работы экономистов потрачены впустую. Внедрение план-фактного анализа поможет контролировать реальные результаты, выявлять слабые места и корректировать работу компании.
Для чего нужен план-факт анализ
План-факт анализ — это компас, который указывает, движется ли компания в нужном направлении или отклонилась от маршрута. Еще это инструмент для поиска слабых и сильных сторон и проверки принятых решений.
Регулярное сравнение фактических показателей с плановыми помогает:
- Обновлять бюджет по реальным данным
Если компания спланировала бюджет на год, но в конце первого квартала сырье для продукции подорожало, то план-факт анализ подсветит это. Руководство оценит, какие области нужно скорректировать. Возможно, пересмотрит структуры производства или даже сменит направление. Проблема решится вовремя, компания избежит убытков и построит новые стратегии.
- Строить планы точнее
План-факт анализ показывает, был ли план слишком сложным или слишком легким. Если факты говорят, что план оказался нереалистичным и выполнить его было невозможно — понижаем ожидания на будущий год. А если реальные показатели вышли намного лучше планируемых, то можно и поднять планку.
Еще может найтись систематическая ошибка в виде недооцененных рисков или неверной формулы. После корректировок план будет точнее, и компания получит четкий ориентир.
- Найти ответственных
План-факт анализ выявляет, какие отделы показали недостаточные результаты, и руководство вводит корректировки точечно. В итоге небольшие усилия улучшают показатели всей компании.
План-фактный анализ исполнения бюджета укажет на неожиданные затраты, изменения рынка, недооценку рисков.
План-фактный анализ продаж выявит, есть ли проблемы в маркетинге, снижение спроса на продукцию или неэффективные стратегии продвижения.
План-фактный анализ себестоимости показывает, эффективно ли управляют ресурсами и верны ли предположения о расходах.
В компаниях с системами KPI по план-факт анализу также рассчитывают премии и бонусы сотрудникам.
- Укрепить и развить бизнес
Отклонения помогают искать корни проблем и подбирать решения. В компаниях, где план-факт анализ проводят регулярно, руководство быстро реагирует на изменения, улучшает работу и учится на ошибках. Бизнес растет и крепнет.
Как провести план-факт анализ
Обычно анализ проводят раз в квартал, но иногда чаще. Прежде, чем анализировать, стоит скорректировать ожидания: идеальных совпадений между планом и фактом почти не бывает. Переживать из-за каждой разницы не стоит, но значительные отклонения — это повод для более глубоких проверок.
Подготовка к план-фактному анализу
Подготовка к анализу план-факта начинается с установки надежной системы учета и бюджетирования. Если надежной системы сбора и учета данных пока нет — начните с внедрения сквозной аналитики. Система соберет полные данные из всех подключенных источников и оформит в понятные отчеты.
Если в компании уже работает система учета и разработаны бюджетные планы на следующий год, то эти планы станут опорой для сводных данных о фактических показателях. Фактические данные оформляются в тот же формат, что и планы — так удобнее сравнивать.
По завершении каждого отчетного периода у компании есть две колонки данных: запланированные и фактические показатели. Анализировать все данные энергозатратно и неэффективно — лучше выбрать наиболее значимые аспекты. Например, отдельные статьи доходов и расходов, продукты, проекты или договоры. В рамках аналитического разреза легче разобраться и увидеть значимые отклонения.
Еще стоит разделить статьи на две группы. В первую войдут показатели, которые влияют на будущее. Например:
- Продажи и доходы
- Затраты на производство
- Операционные расходы
- Объемы производства
- Задолженности
- Инвестиции
Во второй группе будут данные из тех аспектов, которые не влияют на дальнейшую работу, но их нужно изучить, чтобы проанализировать внутреннюю работу, исключить ошибки и скорректировать будущий план:
- Исходные прогнозы роста
- Прошлые стратегии
- Предположения о рисках
- Теоретические сценарии
- Несистематические внешние факторы
Анализ этих данных полезен, чтобы понять эволюцию бизнеса и планировать будущее, но не требует немедленно менять текущие действия.
Чтобы сконцентрироваться на важном, определите, какие процентные отклонения существенны. В каждом случае величина индивидуальна, но вот пример цифр для ориентировки:
- От 1% до 5% — незначительные отклонения, фоновый шум. Им уделяют внимание, но они не требуют немедленных действий.
- От 5% до 10% — умеренные расхождения. Требуется проверка, чтобы выявить причины такого расхождения. Важно найти решения, чтобы уменьшить последствия.
- От 10% до 20% — значительные расхождения. Нужно выявить утечки и поправить стратегию.
- Более 20% — критические отклонения. Необходим план действий для выявления ошибок, устранения последствий и предотвращения подобных ситуаций в будущем.
Этапы план-фактного анализа
- Готовим данные. В качестве примера возьмем данные компании ABC, которая производит электронику:
| План | Факт | |
| Выручка от продаж | 40 млн. руб. | 36 млн. руб. |
| Затраты на материалы | 11 млн. руб. | 9 млн. руб. |
| Зарплата персонала | 9.5 млн. руб. | 9 млн. руб. |
| Прочие операционные расходы | 3 млн. руб. | 3.5 млн. руб. |
| Маржинальная прибыль | 16.5 млн. руб. | 13.5 млн. руб. |
- Считаем абсолютные и относительные отклонения по формулам. Абсолютные — это число конкретных единиц измерения: 10 тысяч рублей или 15 ювелирных подвесок. А относительные выражаются в процентах.
Формула аболютного отклонения:
Δабс. = Факт – План
Формула относительного отклонения:
Δотн. = Δабс. / План * 100
Если расхождения считаются для статей затрат, то относительное отклонение приобретает минус — чтобы не путать позитивную разницу с негативной. Если потрачено больше, чем было задумано, это считается негативным отклонением, поэтому пишется с минусом.
| Δабс. | Δотн. | |
| Выручка от продаж | –4 млн. руб | –10%. |
| Затраты на материалы | –2 млн. руб. | 18.18%. |
| Зарплата персонала | –500 тыс. руб. | 5.26%. |
| Прочие операционные расходы | 500 тыс. руб. | –16.67%. |
| Маржинальная прибыль | –3 млн. руб. | –18.18% |
- Выделяем значительные отклонения. Определим допустимый коридор для нашего случая — ± 1 млн. руб. абсолютного отклонения, ± 10% относительного. Негативные расхождения покрасим в ярко-красный. Положительные отклонения можно подсветить оттенками зеленого.
В программах для учета вроде Excel настраивается условное форматирование, так что от человека требуется только установить правила. Программа сама покрасит значимые расхождения, и не придется делать это вручную.
| Δабс. | Δотн. | |
| Выручка от продаж | –4 млн. руб. | –10% |
| Затраты на материалы | –2 млн. руб. | 18.18% |
| Зарплата персонала | –500 тыс. руб. | 5.26%. |
| Прочие операционные расходы | 500 тыс. руб. | –16.67% |
| Маржинальная прибыль | –3 млн. руб. | –18.18% |
- Анализируем значительные отклонения и ищем причины.
Сильнее всего упала маржинальная прибыль. Отклонение превышает допустимую критическую величину. Но маржинальная прибыль — не самостоятельная статья, она зависит от выручки и себестоимости продукта. Посмотрим, что на нее повлияло.
По процентам следующее отклонение — операционные расходы, но эта статья меньше и не так сильно влияет на маржинальную прибыль, как выручка. Поэтому в первую очередь анализируем выручку.
Хорошо, если в программе для бюджетирования и учета можно проваливаться вглубь статей. Погрузимся внутрь выручки и посмотрим, из чего она состоит. Для этого аналитического разреза допустимые значения отклонений уже будут другими.
| План | Факт | Δабс. | Δотн. | |
| Количество продаж | 1000 | 900 | –100 | –10% |
| Средняя стоимость продажи | 40 тыс. руб. | 38 тыс. руб. | –2 тыс. руб. | –5% |
Компания просела и по количеству продаж, и по средней стоимости. Это определит направления следующих проверок: для продаж — эффективность маркетинговых кампаний, уровень спроса. Для средней стоимости — валютные колебания, цены конкурентов и т.д.
- Таким же образом погружаемся в отдельные статьи и анализируем отклонения, стремясь найти первопричины.
Например, углубляясь в продажи, доходим до производственных отчетов. И видим, что вместо планируемых 1000 устройств компания произвела только 900 — вот и конечное объяснение недостаточным продажам. А заодно и снижению затрат на материалы. - Готовим рекомендации.
В первую очередь, проверить производство и выяснить, почему сделали меньше продукции. Произошла авария, сломалось оборудование, или занято слишком мало сотрудников — компания должна найти слабое место и придумать, как его устранить. Благодаря план-фактному анализу мы знаем, где искать.
После того, как разберемся с главной проблемой, можно перейти к меньшей — к расхождению в операционных расходах. И провести аналогичные шаги, чтобы выявить, где потерялись лишние деньги и можно ли на это повлиять.
Все это необязательно делать вручную. Сквозная аналитика Calltouch сама соберет все данные, оформит в отчеты, составит визуализацию и подсветит слабые места бизнеса.
Примеры план-факт анализа
Обычно план-факт анализ проводят в Excel — тогда он выглядит как таблица. В Excel можно настроить формулы, которые автоматически считают отклонения, и построить графики. Пример план-факт анализа в Excel может выглядеть так:
Таблицы Excel можно импортировать в программу для визуализации аналитики Power Bi. Если взять две таблицы: одну с планом, другую с фактическими показателями — загрузить их в Power Bi и провести настройку, то программа сделает наглядную визуализацию:
В сквозную аналитику Calltouch тоже входит план-факт анализ. Система сама собирает данные из подключенных источников и анализирует систему продаж целиком, а вывод можно настроить по задачам. Так будет выглядеть план-фактный анализ с инструментами Calltouch:
Об использовании сервисов Calltouch для план-факт анализа читайте в статье «Как дилеру авто правильно выстроить схему работы с агентством».
_________________________________________________________________
Агентство Sabit рассказывает, как интегрировало сквозную аналитику Calltouch в работу с автодилером «АсАвто» и повысило процент целевых лидов с 54% до 84%.
Заключение
План-факт анализ помогает эффективно управлять компанией, вовремя выявлять проблемы и реагировать на них.
Рекомендации:
- Не каждая разница между запланированными и фактическими показателями требует немедленных действий. Обращайте внимание на те области, которые сильнее влияют на бизнес и могут привести к неблагоприятным последствиям.
- Учитывайте не только величину различий, но и их знак — положительный или отрицательный. Отрицательные отклонения, особенно крупные, требуют оперативных мер, а положительные изменения проверить полезно, но они не всегда требуют немедленной реакции.
- Анализируйте не только отдельные показатели, но и их взаимосвязи, чтобы точнее выявить проблемные области.
- Учитывайте удельный вес бюджета для каждой области деятельности. Более тщательно контролируйте сферы, которые требуют больших вложений.
Когда план-факт анализ проводят регулярно и не забывают на полке, а берут как руководство к действию, компания улучшает показатели, укрепляется и растет.
