План-фактный анализ: зачем нужен, как провести, примеры

Что такое план-факт анализ

План-факт анализ — это сравнение плана с тем, что произошло на самом деле. Он помогает оценить результаты работы и выявить отклонения между ожидаемыми и реальными результатами. На основе план-факт анализа руководство принимает управленческие решения.

За раз рассматривают не все данные о предприятии, а аналитический разрез — слой данных, которые связаны только с одним аспектом деятельности компании. Это могут быть:

• статьи бюджета: доходы, расходы и движение денежных средств;
• прибыль и выручка;
• активы и пассивы;
• проекты;
• отдельные продукты;
• договоры или заказы;

Чаще всего отслеживают именно эти показатели, но компания может определить и другие — в зависимости от задач. Для анализа берут планируемые и фактические показатели за один и тот же период времени.

Иногда организация внедряет бюджетирование, но план-фактный анализ не проводит. Бюджет забывают на полке, а за реальными показателями никто не следит. И к концу отчетного периода никто не знает:

• почему компания не достигла запланированных результатов — или, наоборот, превысила их?
• какие отделы работали лучше, а какие не дотянули до плана, и почему?
• какой план составить на следующий период — снизить ожидания или повысить?

Месяцы работы экономистов потрачены впустую. Внедрение план-фактного анализа поможет контролировать реальные результаты, выявлять слабые места и корректировать работу компании.

Для чего нужен план-факт анализ

План-факт анализ — это компас, который указывает, движется ли компания в нужном направлении или отклонилась от маршрута. Еще это инструмент для поиска слабых и сильных сторон и проверки принятых решений. 

Регулярное сравнение фактических показателей с плановыми помогает:

• Обновлять бюджет по реальным данным

Если компания спланировала бюджет на год, но в конце первого квартала сырье для продукции подорожало, то план-факт анализ подсветит это. Руководство оценит, какие области нужно скорректировать. Возможно, пересмотрит структуры производства или даже сменит направление. Проблема решится вовремя, компания избежит убытков и построит новые стратегии.

• Строить планы точнее

План-факт анализ показывает, был ли план слишком сложным или слишком легким. Если факты говорят, что план оказался нереалистичным и выполнить его было невозможно — понижаем ожидания на будущий год. А если реальные показатели вышли намного лучше планируемых, то можно и поднять планку. 

Еще может найтись систематическая ошибка в виде недооцененных рисков или неверной формулы. После корректировок план будет точнее, и компания получит четкий ориентир.

• Найти ответственных

План-факт анализ выявляет, какие отделы показали недостаточные результаты, и руководство вводит корректировки точечно. В итоге небольшие усилия улучшают показатели всей компании. 

План-фактный анализ исполнения бюджета укажет на неожиданные затраты, изменения рынка, недооценку рисков.

План-фактный анализ продаж выявит, есть ли проблемы в маркетинге, снижение спроса на продукцию или неэффективные стратегии продвижения. 

План-фактный анализ себестоимости показывает, эффективно ли управляют ресурсами и верны ли предположения о расходах.

В компаниях с системами KPI по план-факт анализу также рассчитывают премии и бонусы сотрудникам.

• Укрепить и развить бизнес

Отклонения помогают искать корни проблем и подбирать решения. В компаниях, где план-факт анализ проводят регулярно, руководство быстро реагирует на изменения, улучшает работу и учится на ошибках. Бизнес растет и крепнет.

Как провести план-факт анализ

Обычно анализ проводят раз в квартал, но иногда чаще. Прежде, чем анализировать, стоит скорректировать ожидания: идеальных совпадений между планом и фактом почти не бывает. Переживать из-за каждой разницы не стоит, но значительные отклонения — это повод для более глубоких проверок.

Подготовка к план-фактному анализу

Подготовка к анализу план-факта начинается с установки надежной системы учета и бюджетирования. Если надежной системы сбора и учета данных пока нет — начните с внедрения сквозной аналитики. Система соберет полные данные из всех подключенных источников и оформит в понятные отчеты.

Если в компании уже работает система учета и разработаны бюджетные планы на следующий год, то эти планы станут опорой для сводных данных о фактических показателях. Фактические данные оформляются в тот же формат, что и планы — так удобнее сравнивать.

По завершении каждого отчетного периода у компании есть две колонки данных: запланированные и фактические показатели. Анализировать все данные энергозатратно и неэффективно — лучше выбрать наиболее значимые аспекты. Например, отдельные статьи доходов и расходов, продукты, проекты или договоры. В рамках аналитического разреза легче разобраться и увидеть значимые отклонения.

Еще стоит разделить статьи на две группы. В первую войдут показатели, которые влияют на будущее. Например:

• Продажи и доходы
• Затраты на производство
• Операционные расходы
• Объемы производства
• Задолженности
• Инвестиции

Во второй группе будут данные из тех аспектов, которые не влияют на дальнейшую работу, но их нужно изучить, чтобы проанализировать внутреннюю работу, исключить ошибки и скорректировать будущий план:

• Исходные прогнозы роста
• Прошлые стратегии
• Предположения о рисках
• Теоретические сценарии
• Несистематические внешние факторы

Анализ этих данных полезен, чтобы понять эволюцию бизнеса и планировать будущее, но не требует немедленно менять текущие действия.

Чтобы сконцентрироваться на важном, определите, какие процентные отклонения существенны. В каждом случае величина индивидуальна, но вот пример цифр для ориентировки:

• От 1% до 5% — незначительные отклонения, фоновый шум. Им уделяют внимание, но они не требуют немедленных действий.
• От 5% до 10% — умеренные расхождения. Требуется проверка, чтобы выявить причины такого расхождения. Важно найти решения, чтобы уменьшить последствия.
• От 10% до 20% — значительные расхождения. Нужно выявить утечки и поправить стратегию. 
• Более 20% — критические отклонения. Необходим план действий для выявления ошибок, устранения последствий и предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Этапы план-фактного анализа

1. Готовим данные. В качестве примера возьмем данные компании ABC, которая производит электронику:

1. Считаем абсолютные и относительные отклонения по формулам. Абсолютные — это число конкретных единиц измерения: 10 тысяч рублей или 15 ювелирных подвесок. А относительные выражаются в процентах.

Формула аболютного отклонения:
Δабс. = Факт – План

Формула относительного отклонения:
Δотн. = Δабс. / План * 100

Если расхождения считаются для статей затрат, то относительное отклонение приобретает минус — чтобы не путать позитивную разницу с негативной. Если потрачено больше, чем было задумано, это считается негативным отклонением, поэтому пишется с минусом.

1. Выделяем значительные отклонения. Определим допустимый коридор для нашего случая — ± 1 млн. руб. абсолютного отклонения, ± 10% относительного. Негативные расхождения покрасим в ярко-красный. Положительные отклонения можно подсветить оттенками зеленого.

В программах для учета вроде Excel настраивается условное форматирование, так что от человека требуется только установить правила. Программа сама покрасит значимые расхождения, и не придется делать это вручную.

1. Анализируем значительные отклонения и ищем причины.

Сильнее всего упала маржинальная прибыль. Отклонение превышает допустимую критическую величину. Но маржинальная прибыль — не самостоятельная статья, она зависит от выручки и себестоимости продукта. Посмотрим, что на нее повлияло.

По процентам следующее отклонение — операционные расходы, но эта статья меньше и не так сильно влияет на маржинальную прибыль, как выручка. Поэтому в первую очередь анализируем выручку. 

Хорошо, если в программе для бюджетирования и учета можно проваливаться вглубь статей. Погрузимся внутрь выручки и посмотрим, из чего она состоит. Для этого аналитического разреза допустимые значения отклонений уже будут другими.

Компания просела и по количеству продаж, и по средней стоимости. Это определит направления следующих проверок: для продаж — эффективность маркетинговых кампаний, уровень спроса. Для средней стоимости — валютные колебания, цены конкурентов и т.д. 

5. Таким же образом погружаемся в отдельные статьи и анализируем отклонения, стремясь найти первопричины.
   
   Например, углубляясь в продажи, доходим до производственных отчетов. И видим, что вместо планируемых 1000 устройств компания произвела только 900 — вот и конечное объяснение недостаточным продажам. А заодно и снижению затрат на материалы.
6. Готовим рекомендации.

В первую очередь, проверить производство и выяснить, почему сделали меньше продукции. Произошла авария, сломалось оборудование, или занято слишком мало сотрудников — компания должна найти слабое место и придумать, как его устранить. Благодаря план-фактному анализу мы знаем, где искать.

После того, как разберемся с главной проблемой, можно перейти к меньшей — к расхождению в операционных расходах. И провести аналогичные шаги, чтобы выявить, где потерялись лишние деньги и можно ли на это повлиять.

Все это необязательно делать вручную. Сквозная аналитика Calltouch сама соберет все данные, оформит в отчеты, составит визуализацию и подсветит слабые места бизнеса.

Примеры план-факт анализа

Обычно план-факт анализ проводят в Excel — тогда он выглядит как таблица. В Excel можно настроить формулы, которые автоматически считают отклонения, и построить графики. Пример план-факт анализа в Excel может выглядеть так:

Источник: https://excel2.ru/articles/plan-faktnyi-analiz-v-ms-excel

Таблицы Excel можно импортировать в программу для визуализации аналитики Power Bi. Если взять две таблицы: одну с планом, другую с фактическими показателями — загрузить их в Power Bi и провести настройку, то программа сделает наглядную визуализацию:

Источник: https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiNTRiMWQ2ODMtZWI2Mi00ZWQ3LWJlMmMtODFiNzBjM2ZmOTg0IiwidCI6IjVlODdlZmEzLTQzZTktNDgyZC1hOTMwLTUyNjMyOTIxNzA5ZiIsImMiOjl9

Источник: https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiNTRiMWQ2ODMtZWI2Mi00ZWQ3LWJlMmMtODFiNzBjM2ZmOTg0IiwidCI6IjVlODdlZmEzLTQzZTktNDgyZC1hOTMwLTUyNjMyOTIxNzA5ZiIsImMiOjl9

В сквозную аналитику Calltouch тоже входит план-факт анализ. Система сама собирает данные из подключенных источников и анализирует систему продаж целиком, а вывод можно настроить по задачам. Так будет выглядеть план-фактный анализ с инструментами Calltouch:

Об использовании сервисов Calltouch для план-факт анализа читайте в статье «Как дилеру авто правильно выстроить схему работы с агентством». 

_________________________________________________________________

Агентство Sabit рассказывает, как интегрировало сквозную аналитику Calltouch в работу с автодилером «АсАвто» и повысило процент целевых лидов с 54% до 84%.

Заключение

План-факт анализ помогает эффективно управлять компанией, вовремя выявлять проблемы и реагировать на них. 

Рекомендации:

• Не каждая разница между запланированными и фактическими показателями требует немедленных действий. Обращайте внимание на те области, которые сильнее влияют на бизнес и могут привести к неблагоприятным последствиям.
• Учитывайте не только величину различий, но и их знак — положительный или отрицательный. Отрицательные отклонения, особенно крупные, требуют оперативных мер, а положительные изменения проверить полезно, но они не всегда требуют немедленной реакции.
• Анализируйте не только отдельные показатели, но и их взаимосвязи, чтобы точнее выявить проблемные области.
• Учитывайте удельный вес бюджета для каждой области деятельности. Более тщательно контролируйте сферы, которые требуют больших вложений. 

Когда план-факт анализ проводят регулярно и не забывают на полке, а берут как руководство к действию, компания улучшает показатели, укрепляется и растет.