Как составить отчет о проделанной работе: образец

С помощью отчетов о проделанной работе руководители следят за результатами подчиненных. Этот способ отлично подходит для оценки продуктивности удаленных специалистов и сотрудников, которые большую часть времени проводят в командировках. В этом материале расскажем, как правильно написать отчет о проделанной работе.

Бизнес

Читайте также:

Jira: что это за программа и как в ней работать

Jira: что это за программа и как в ней работать

Зачем делать отчет о проделанной работе

Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды. 

С помощью отчетов о проделанной работе можно:

• обосновать размер зарплат сотрудников;
• улучшить навыки тайм-менеджмента команды;
• выстроить канбан-систему и управлять потоком задач;
• определить нормы выработки и составить план работы; 
• сформировать акт выполненных работ для контрагента с реальным количеством трудочасов.

Сведения о результатах работы подают не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений. Они тоже должны регулярно отчитываться перед начальством. Подготовка отчетов — важная обязанность, которую часто включают в трудовые договоры и должностные инструкции.

https://unsplash.com/photos/5QgIuuBxKwM

Когда нужно сдавать отчет

Регулярность отчетов регламентируют локальные нормативные акты компании и трудовые договоры. В зависимости от периодичности отчеты бывают:

• Ежедневные. Их составляют специалисты на удаленной работе, чтобы руководитель понимал, на каком этапе находится задача.
• Еженедельные. Такие отчеты обычно требуют во время командировок.
• Ежемесячные. Полезны при работе на результат. Это поможет руководителю решить, какого из сотрудников стоит поощрить премией.
• Ежеквартальные и ежегодные. Эти отчеты нужны, чтобы строить прогнозы, проводить финансовый анализ, разрабатывать и корректировать стратегию развития. 

Что должно быть в отчете

Общепринятого формата нет. Но в компании может быть свой шаблон, созданный руководителем подразделения или HR-менеджером. 

Обычно в документе указывают:

• ФИО, должность, отчетный период;
• запланированные задачи: можно разделить на категории, если поручений было много;
• список выполненных задач и причины, по которым не все дела завершены;
• предложения по развитию компании;
• план работы на следующий отчетный период.

Работодатель может попросить добавить в отчет конкретные цифры: например, сколько трудочасов потрачено, фур разгружено, кандидатов на вакансию отобрано. Точность такой информации принципиально важна. Если руководитель увидит, что специалисту не хватает работы, он может добавить задач. И наоборот.

Чтобы получать наглядные информативные отчеты об эффективности рекламных площадок, а также результатах работы менеджеров, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис интегрируется с другими инструментами и собирает данные о маркетинговых кампаниях, задействованных каналах, количестве лидов, сделках. Информация поможет выстраивать воронки продаж, работать с подходящими рекламными источниками и грамотно распределять бюджет.

Советы, как сделать отчет легким для восприятия

• Используйте короткие понятные лексические конструкции.
• Не пишите более пяти предложений в одном абзаце.
• Оформляйте перечни в виде маркированных и нумерованных списков.
• Проверяйте текст на грамотность.
• Применяйте читабельный шрифт.
• Оставьте место для пометок и комментариев руководителя.

https://unsplash.com/photos/eveI7MOcSmw

Пример отчета о проделанной работе

В отчет включают перечень задач за указанный период. Однако если сотрудник предоставляет руководству план работы ежедневно или еженедельно, то блок можно опустить. 

Анализ просроченных задач — важная часть отчета. Причины могут быть разными:

• Руководитель поставил завышенные KPI. В этом случае следует скорректировать нагрузку, чтобы сотрудник не выгорел.
• Специалисту не хватило опыта. Проблему решит корпоративное обучение.
• Задача пришла слишком поздно. Например, дизайнер должен был подготовить пять вариантов макета баннера к концу месяца, но эскиз и требования пришли за неделю до дедлайна. В итоге дизайнер успел сделать только два варианта. Руководитель узнает о проблеме из отчета и скорректирует процессы.
• Повлияли внешние факторы. Например, клиент не оплатил счет вовремя, из-за снежной бури задержалась поставка, на склад пришла партия бракованного товара.

http://joxi.ru/Grq8kb7Ubb1yYA

Для наглядности к документу можно приложить проект договора с клиентом, копии отправленных коммерческих предложений, авансовый отчет из командировки и прочее. 

Ответственность сотрудников за несдачу отчета

В трудовом законодательстве ничего не говорится об обязательности отчетов о проделанной работе. Исключение составляют отчеты о командировках: сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, выданных организацией.

Поэтому порядок сдачи отчетов каждая компания определяет индивидуально. Если такое условие закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции, то за отсутствие отчета работодатель вправе сделать сотруднику замечание или выговор, согласно.

Коротко о главном

• Отчеты о проделанной работе помогают руководителю понять, насколько продуктивны его подчиненные.
• Отчет нужен, чтобы составить план по задачам, разработать систему KPI и определить стратегию развития.
• Закон не регулирует форму и порядок подачи отчетов: у каждой организации — свои условия, прописанные в локальных нормативных актах.
• В отчете должны быть списки выполненных и невыполненных задач, предложения по развитию, планы на следующий период.
• Правильно составленный отчет — лаконичный и наглядный.