Notion: обзор и подробная инструкция по использованию

Notion — это приложение для организации информации. Его разработали по принципу «все в одном»: включили календарь, блокнот, таблицы и многое другое. В статье рассмотрим плюсы и минусы инструмента, базовые и дополнительные функции. Расскажем, как пользоваться Notion — от установки до настройки горячих клавиш.

Что такое Notion

Приложение представляет собой многофункциональный органайзер с множеством инструментов, которые легко адаптировать под конкретного пользователя. Вариантов использования масса: в качестве Wiki-словаря, как альтернативу Trello, для редактирования текстов, работы с математическими формулами. Основные возможности:

• хранение информации — заметок, файлов, документов;
• ведение чек-листов;
• обработка данных, представленных в виде таблиц;
• сборка информационных панелей (dashboard);
• планирование мероприятий (календарь);
• управление проектами;
• структуризация информации;
• учет прихода/расхода финансов;
• расшаривание ссылок;
• перенос информации из других программ.

Все инструменты объединены в одном пространстве — легко держать все под контролем, при этом минимизировать количество сервисов.

Маркетинг

Читайте также:

Как использовать Google UAC, и как это может пригодиться

Как использовать Google UAC, и как это может пригодиться

Преимущества и недостатки инструмента

Разберем, что это за приложение Notion, стоит ли его устанавливать. Для этого сравним плюсы и минусы.

Преимущества:

• Богатый набор функций. Используйте встроенный редактор, хранилище ссылок, документов, kanban-доски и прочие полезные инструменты. Все это на одном листе, а значит, не придется переключаться между окнами.
• Максимальная персонализация. Выбирайте свой вариант структуризации информации — по степени адаптации под потребителя Notion нет аналогов.
• Отличная визуализация. Создайте Dashboard под конкретный проект, разместите на нем любые форматы контента — быстрый доступ упростит работу команды.
• Настройка под запросы клиента. Кастомизируйте структуру информации, выбирайте оптимальный набор инструментов, используйте удобные форматы данных.
• Комфортная командная работа. Делитесь чек-листами, таблицами, файлами, чтобы сотрудничать еще продуктивнее.
• Бесплатная версия. Экономьте бюджет на платных подписках.

Есть и минусы. В первую очередь — отсутствие русифицированной версии. Чтобы разобраться, как работать в Notion, нужны хотя бы минимальные знания английского. Другие недостатки:

• информация находится в облачном хранилище, а значит, вы не сможете воспользоваться Notion без интернета;
• мобильная версия недостаточно совершенна: иногда возникают затруднения с загрузкой последних версий программы;
• скудный набор инструментов для обработки графики;
• максимальный размер файлов для бесплатной версии составляет всего 5 Мб.

Обучающие материалы есть на официальном канале Notion. Также советуем присоединиться к русскоязычному сообществу Notion в Telegram.

Функции Notion

В приложении объединены десятки инструментов: для совместной работы над проектами, создания таблиц, ведения заметок и многие другие. Начните с освоения элементарных опций, а затем добавляйте расширенные.

Базовые функции

Содержимое в Notion представлено в виде блоков, организованных под пользовательские задачи. В отличие от стандартных текстовых редакторов страница в приложении состоит из блоков, которые можно копировать, удалять, перемещать вверх или вниз.

Предусмотрена иерархия страниц. Создавайте неограниченное количество подстраниц, переносите в другие разделы, отправляйте в корзину, связывайте между собой.

Выберите тип страницы под свои потребности:

Разделы и подразделы отображаются в панели слева: Settings, Teamspaces («Командные пространства»), Members («Пользователи»), Upgrade, Billing и другие. Предусмотрен импорт материалов из Google Drive, Evernote, Trello, GitHub, Slack, Asana, Figma и других популярных приложений.

Доступные действия со страницей открываются после нажатия на «плюс». В отличие от альтернативных вариантов, например Google Docs, в Notion текст представлен в виде блоков, а не абзацев. Их можно перемещать вниз или вверх, в начало или конец страницы. Другие особенности:

• «/» — открывает выпадающий список доступных типов контента (заголовки, видео, подстраницы);
• «группа точек» — позволяет совершать действия с блоком («удалить», «переименовать» и другие);
• «+» — добавляет новые страницы (в «рабочем пространстве» доступны участникам команды, в Private — только владельцу аккаунта).

В Notion есть готовые варианты страниц под разные задачи. Если недостаточно, воспользуйтесь галереей шаблонов.

База данных (БД)

Это интерактивные взаимосвязанные таблицы, как и в Excel. Все элементы отображаются как отдельные страницы. БД подойдет не только для хранения информации: ее удобно использовать для изучения, структурирования, вывода данных. А также для выполнения математических действий, в том числе с применением формул:

• при создании страницы укажите тип Table;
• в первой колонке разместите элементы БД, в столбцах — их свойства;
• воспользуйтесь кнопкой Properties, чтобы указать типы данных.

В Notion виды свойств делят на две группы: стандартные и для продвинутых пользователей. Базовые: Multi-Select (несколько тегов), Data, Phone, E-mail, Files & Media (загрузка контента — текстовых документов, видео- и графических файлов), Checkbox (для отметок о выполнении). Возможна сортировка, фильтрация информации по различным признакам.

Одну и ту же информацию допустимо выводить в разных форматах. Например, в виде доски (Board), галереи, календаря или списка. Для этого достаточно нажать «плюс», выбрать Add a View, чтобы добавить нужный вариант. В Notion весьма удачно реализована фильтрация и сортировка данных.

Дизайн страницы

В верхней части, над названием, размещены поля для добавления иконки, обложки и описания (Add icon, Add cover, Add description). Изображение подтягивается автоматически из библиотеки приложения. Замените его на свое или загрузите подходящую картинку (фото) с интегрированного фотостока Unsplash.

Если желаете создать врезку из текстового блока, выделите контент, затем нажмите иконку из точек, кликните на Turn into, а затем — Callout. Для отображения нескольких абзацев в одной врезке используйте для их разделения сочетание Shift + Enter. Возможности для кастомизации страницы весьма скромные: темная или светлая тема, три шрифта.

Расширенные функции

Для решения некоторых задач потребуются продвинутые инструменты. Краткий обзор:

• Formula. Это прообраз таблиц Excel. Доступен импорт данных из других баз.
• Roll-Up. Инструмент предназначен для выполнения вычислений, в которых используются параметры из другой таблицы.
• Логический оператор if. Основной аргумент — Boolean (свойство типа «чекбокс», математическая формула или другая функция). Второй аргумент — это результат формулы, если значение первого аргумента True, третий — если False. Пример: if (prop («Стоимость») ≤7, «Заказать», «Ищем другие варианты»).

С помощью сторонних приложений на основе заметок Notion удастся создать полноценную презентацию. Популярный вариант — ChiliPepper. Проблема визуализации данных (графики, формы) решается с помощью Notion Charts.

Примеры использования

Приложение приспособлено для решения разных задач. Рассмотрим, как использовать Notion.

Планирование задач

Выбирайте структуру ежедневника под свои потребности:

• создавайте любые варианты разворота — на год, месяц, неделю или день;
• ищите нужное событие с помощью поиска;
• используйте стрелки для перемещения между заметками.

Советуем взять за основу один из готовых шаблонов. Измените даты на актуальные, задайте свойства (мероприятие/цель, дата, время и другие). Предусмотрено шесть вариантов трансфера данных из базы: kanban-доски, список, календарь, диаграмма Ганта, Inline. Последний формат подойдет для вставки информационной базы на страницу.

Если важно расставить приоритеты задач, воспользуйтесь методикой Getting Things Done (GTD, автор Дэвид Аллен). Для реализации создайте блок Database, в котором предусмотрены следующие свойства (Properties):

• Inbox. Задачи, не требующие немедленного решения.
• Today. Мероприятия, запланированные на текущий день. Список формируется в соответствии с полем Date.
• Tomorrow. Генерируется автоматически аналогично Today.
• Next. Неотложные задачи.
• Someday. Дела, которые допустимо отложить.
• Waiting. Список ожидания. К примеру, дизайнер отправил эскиз на утверждение клиенту и ждет ответа.

Создание википедии

Создайте главную страницу, в которой разместите подстраницы. Задавайте любые названия заголовкам. Wiki легко встраивается в дополнительные базы знаний. Для оформления вставьте иконки — они упростят поиск нужных сведений. 

Рекомендации:

• продумайте структуру содержания — основные разделы, подразделы, частые вопросы;
• создайте footer — разместите в нем QR-код на страницу, дополнительные ссылки;
• используйте синхронизированные блоки — при обновлении информации в одном из них она автоматически актуализируется во всех разделах;
• позаботьтесь о кликабельности ссылок на аккаунт в Telegram, e-mail, номера телефонов — вы существенно упростите жизнь пользователей.

Повышайте лояльность пользователей с помощью Виджета обратного звонка Calltouch — это небольшой графический элемент на сайте, который способен значительно повысить конверсию. Клиенту достаточно сделать пару кликов, чтобы оставить заявку. Новым клиентам автоматически будет зачислено 50 бесплатных минут обратного звонка.

Предоставьте гостевой доступ посетителям, чтобы они могли размещать материалы. Разграничение доступа реализуется за счет статусов:

• Full access (редактирование всех страниц); 
• Can edit (редактирование конкретной страницы);
• Can comment (просмотр и комментирование);
• Can view (только просмотр).

Учет доходов

В Notion удобно вести учет прибыли. На составление финансового шаблона потребуется до 10–15 минут. Рекомендуем использовать следующие свойства: дата, планируемый доход, статус («ожидается»/«поступил»), тип, заметки, источник поступления, проект. Так вы сможете выделить наиболее выгодные проекты и заказчиков, оценить, насколько успех бизнеса подвержен сезонным влияниям.

Учитывайте не только доходы, но и расходы. Основные свойства таблицы: дата, затраты и состояние («планируется приобрести», «куплено»), приоритетность покупки, категория, пометки.

Ведение рабочих проектов

Возможности:

• ведение базы клиентов и проектов;
• назначение и переназначение задач на сотрудников (как в Asana);
• отслеживание статуса проектов («в работе», «в ожидании», «выполнен», «перемещен в архив» и так далее);
• назначение приоритетов для задач;
• разбивка крупных заданий на более мелкие (подзадачи);
• интеграция со сторонними сервисами;
• быстрый доступ к архивной информации. 

Для командной работы интегрируйте Notion со Slack, так как в приложении отсутствуют чаты.

Если ведете рекламные кампании, вам поможет Сквозная аналитика Calltouch. Вы получите максимально достоверные данные в формате удобных детализированных отчетов. Сервис фиксирует каждый переход из рекламного источника на сайт, определяет количество совершенных сделок, ROI. Вы сможете отказаться от неэффективных рекламных площадок и снизить CPC и CPL.

Учеба и преподавательская деятельность

Приложение существенно облегчит труд преподавателей и студентов. Основные варианты применения:

• подготовка учебных планов — на неделю, месяц, квартал, семестр или целый год;
• сбор учебных материалов — ими удобно делиться с другими пользователями;
• оповещение учащихся — соберите в одном месте расписание, требования к экзамену и другие сведения;
• портфолио студентов — особенно актуально для творческих направлений;
• разработка и хранение учебных материалов — методичек, пособий и прочих.

В Notion есть готовые шаблоны. Для создания копии воспользуйтесь Duplicate (вверху справа страницы). Для планирования занятий подойдут Lesson Plans и Syllabus, более продвинутый вариант — Syllabus. Филологам пригодится Vocabulary.

Тарифы Notion

Подробнее тарифные планы описаны на официальной странице разработчика Notion.

Пошаговая инструкция: как настроить и организовать Notion 

Приложение доступно в трех версиях: web, для ПК и мобильных (iOS, Android). Разберемся, как установить Notion. Предусмотрено несколько вариантов авторизации или регистрация с помощью e-mail.

Существуют два основных типа аккаунта: для командной работы (With my team) или личного использования (For myself). На старте советуем выбрать последний вариант, так как он обладает достаточным набором функций (до 5 гостей, файлы до 5 Мб). Рекомендуем установить Notion не только на ПК, но и на телефон (планшет).

Укажите основную информацию о владельце аккаунта:

Добавьте пользователей:

Зайдите в Settings & Members, настройте уведомления, интегрируйте систему со сторонними сервисами (My connections). За определенные действия пользователь получает «кредиты»: регистрация, авторизация десктопной и мобильной версии, импорт из Evernote.

Изначально в качестве доменного имени страницы используется набор случайных символов. Зайдите в настройки рабочего пространства и добавьте уникальный домен.

Способы упростить работу

Используйте следующие инструменты:

• Шаблоны. Берите их за основу и редактируйте в соответствии со своими задачами.
• Виджеты и плагины. Расширяйте функционал приложения. Например, используйте Simple Count Down (таймер обратного отсчета), Mind Meister (интеллектуальные карты), Button (кнопка действия) и другие.
• Веб-клиппер. Сохраняйте веб-страницы (совместим с браузерами Chrome и Mozillla Firefox).
• Бэкап. Для экспорта рабочего пространства войдите в настройки, воспользуйтесь Export All Workspace Content. Файл PDF доступен в платной версии Notion.
• Русификация. Возможна только в Google Chrome — потребуется дополнение-переводчик, работать придется в браузере.

Пользуйтесь комбинациями клавиш, чтобы работать продуктивнее. Популярные сочетания: 

• Shift+Enter — абзац внутри блока;
• Ctrl+N — новая страница;
• Ctrl+Shift+N — новое окно (только для ПК-версии);
• Ctrl+Shift+L — смена темного режима на светлый и наоборот;
• /callout — кастомизация блока (выбор фона, эмоджи, выравнивание текста).

На сайте Notion представлены варианты комбинаций для различных команд. Есть сочетания для большинства действий в приложении.

Коротко о главном

Мы разобрались, что это за программа Notion. Многофункциональное приложение предлагает большой набор инструментов для командной работы. Легко адаптируется под любые задачи, предусматривает интеграцию с наиболее популярными сервисами (Google Docs, Asana, Slack и многими другими). 

При необходимости можно расширить функционал программы с помощью плагинов, виджетов. Если возникнут проблемы, воспользуйтесь базой знаний.