НДФЛ: полный гайд для работодателя по уплате и отчетности о подоходном налоге

Работодатель платит за сотрудников страховые взносы и НДФЛ — налог, который взимается с доходов физлиц. Его нужно перечислять за все выплаты, которые работник получает от компании: зарплату, премию, больничные, другие платежи.

Подготовили подробный гайд, как удержать НДФЛ за сотрудников, чтобы избежать штрафов от налоговой. А также рассказали, как правильно рассчитать подоходный налог с доходов работников, если у них разные налоговые статусы.

Бизнес

Читайте также:

Как мотивировать сотрудников на работу

Как мотивировать сотрудников на работу

Что такое НДФЛ и кто его платит

НДФЛ — это подоходный налог, который платят граждане России и иностранцы, если они получают доходы из российских источников. Обычно его перечисляет работодатель как налоговый агент. Поэтому он самостоятельно удерживает нужные суммы и отчитывается перед ФНС.

Однако есть случаи, когда подоходный налог выплачивает физлицо — например от продажи квартиры, которая находилось в собственности менее трех лет, с денежного приза, других доходов, перечисленных в ст. 228 НК РФ.

Порядок расчета

За сотрудников, которые занимают аналогичные должности и получают одинаковую зарплату, работодатель может платить разный налог: за одного — по ставке 13%, за другого — по 30%. Как удержать НДФЛ за работника — зависит от суммарного годового дохода, который он получает, и его налогового статуса.

Ставки

Основные ставки, по которым рассчитывается НДФЛ, — 13, 15 или 30% от дохода, который получает работник. Размер налога зависит от того, в каком статусе находится физлицо — резидента или нерезидента.

Рассмотрим оба варианта и приведем примеры расчета:

Для резидентов. Граждане, которые находятся в России больше 183 дней в течение года, относятся к резидентам — с их доходов работодатель платит налог по общей ставке 13%.

Например, секретарь Татьяна зарабатывает 28 670 рублей ежемесячно. С этого дохода работодатель перечисляет в налоговую 13% — 3 727 рублей, поэтому за вычетом НДФЛ Татьяна получает 24 943 рубля.

Однако есть исключения — общая ставка применяется только при доходе до 5 000 000 рублей. Все, что выше этой суммы, облагается налогом в 15%.

Например, генеральный директор компании, в которой работает Татьяна, в год зарабатывает 5 400 000 рублей. С 5 000 000 рублей налог рассчитывается по ставке 13%, с оставшихся 400 000 рублей — по 15%. Итого в налоговую поступают 710 000 рублей.

На заметку! Ставка может быть еще выше — например если резидент победит в конкурсе, который проводился с целью рекламы товаров или услуг, то он заплатит 35% от выигрыша. Однако работодателя это не коснется — в таких случаях он не выступает в качестве налогового агента.

Для нерезидентов. Общая ставка для тех, кто проживает в стране меньше 183 дней в году, — 30%. Однако есть нюанс — налог рассчитывается только с тех доходов, которые нерезиденты получают в России.

Например, веб-дизайнер Мария проводит большую часть года в Греции, но удаленно работает в российской компании. Ее зарплата в месяц — 60 790 рублей. С этого дохода работодатель платит 30% в качестве подоходного налога — 18 237 рублей. Итого Мария получает «чистыми» 42 553 рубля.

Однако бывают случаи, когда работодатель даже за нерезидентов платит только 13% — например за беженцев и граждан стран ЕАЭС. Полный список «льготных» нерезидентов можно посмотреть в ч. 3 ст. 224 НК РФ.

Если доход иностранца, с которого работодатель платит 13%, превышает 5 000 000 в год, — действует то же правило, что и в отношении резидентов. Все, что меньше 5 000 000 рублей, облагается по ставке 13%, все, что больше — 15%.

Чтобы было удобнее разобраться, сколько и за кого отчислять в налоговую, мы подготовили памятку:

Налоговая база

Для расчета базы применяется метод нарастающего итога, когда к текущим показателям добавляют суммы предыдущих периодов. Это нужно, чтобы вносить налог в полных рублях. Если рассчитывать суммы отдельно по месяцам, может возникнуть недоплата, что ожидаемо вызовет вопросы у налоговой, или переплата — незначительная, но ощутимая для работодателя, если сотрудников много.

Например, ассистент помощника Иван получает 37 890 рублей ежемесячно. По стандартной 13%-ой ставке налог составляет 4 925,70 рублей. Работодатель округляет сумму до 4 926 рублей. Здесь применяется стандартное правило по округлению: если после запятой цифра меньше пяти, — округляется в меньшую сторону, если больше пяти — в большую.

Если определять налог не нарастающим методом, то ежемесячная переплата только за одного Ивана составляла бы 30 копеек. Вместо этого необходимо суммировать 37 890 рублей за январь, 37 890 рублей за февраль, вычесть 13%, а дальше — отнять сумму, которую уже заплатили.

(37 890 + 37 890) × 13% − 4 926 = 4 925,4, округляем до 4 925 рублей.

Какие доходы не облагаются НДФЛ

Не со всех платежей, которые получает физлицо, нужно отчислять налог. Выходные пособия, выплаты по беременности и родам, алименты, пенсии — с этих и других доходов, указанных в ст. 215 и 217 НК РФ, перечислять НДФЛ не нужно. В основном — это государственные пособия, но не все. Например, выплаты по больничному листу облагаются налогом: за первые три дня его рассчитывает и удерживает работодатель, за оставшееся время — ФСС.

Налоговые вычеты

Чтобы уменьшить налоговую базу, можно получить вычет. Физлица могут оформить его самостоятельно, но проще и быстрее это сделать через работодателя. Тогда они будут получать всю зарплату на руки — без вычета НДФЛ.

Однако рассчитывать на налоговые послабления могут не все. Право на оформление вычета есть только у резидентов, которые работают по трудовому договору и платят 13% либо 15% с дохода.

Всего НК РФ предусматривает шесть видов вычетов. Расскажем подробнее про те, которые можно получить через работодателя.

Стандартные

Воспользоваться стандартным вычетом могут все сотрудники, у которых есть дети, а также работники, отнесенные к льготным категориям согласно ст. 219 НК РФ. На сумму вычета влияет то, какой по счету ребенок в семье: на первого и второго он составляет 1 400 рублей, на третьего — 3 000 рублей в месяц.

Вычеты для льготных категорий работников составляют от 500 до 3 000 рублей в месяц в зависимости от основания.

Имущественные

При покупке квартиры или земельного участка, строительстве дома и в других случаях, которые предусмотрены ст. 220 НК РФ, физлица могут претендовать на имущественный вычет. Его размер зависит от расходов на приобретение имущества, но максимальный лимит — 2 000 000 рублей, от которых можно вернуть 13%, уплаченных в качестве НДФЛ, — всего 260 000 рублей.

Например, в 2022 году Анастасия купила частный дом за 6 000 000 рублей. Значит, она может получить имущественный вычет в пределах 2 000 000 рублей.

В месяц Анастасия получает 43 500 рублей за вычетом НДФЛ, который удерживает работодатель. Следующие 3 года и 3 месяца она будет получать на руки всю сумму без вычета налога — 50 000 рублей.

Социальные

Другой вид вычетов — социальные. Они предоставляются по основаниям, которые предусмотрены ст. 219 НК РФ, — например за лечение или страхование. В отличие от имущественных вычетов, социальные предоставляются не только на работника, но и его детей.

Максимальный лимит для расчета вычета — 150 000 рублей, но могут быть исключения. Например, за обучение ребенка он составляет 120 000 рублей в год, из которых можно вернуть 15 600 рублей НДФЛ.

Профессиональные

Получить такой вычет могут физлица, которым поступают платежи по договорам ГПХ, авторские вознаграждения или другие доходы, перечисленные в ст. 221 НК РФ. В каждом конкретном случае размер вычета будет отличаться — он зависит от расходов, которые документально подтверждены. Исключение — ИП. Они могут вернуть 20% от полученного дохода.

Формула и пример расчета подоходного налога

НДФЛ рассчитывается по стандартной формуле:

Доход × Ставка налога = Сумма налога

Пример расчета №1:

Начальник отдела продаж Владимир зарабатывает 95 000 рублей в месяц. Он является резидентом России, а его годовой доход не превышает 5 000 000 рублей, поэтому для расчета работодатель использует общую ставку 13%.

95 000 × 13% = 12 350 рублей налога.

Соответственно, Владимир получит на руки 82 650 рублей.

Пример расчета №2:

Игорь работает java-разработчиком в крупной IT-компании и зарабатывает 430 000 рублей в месяц. Его общий доход за год превышает 5 000 000 рублей, поэтому при расчете налога работодатель использует сразу две ставки — 13% и 15%.

430 000 × 13% = 55 900 рублей налога.

Соответственно, Игорь получает на руки 374 100 рублей.

К концу года доход разработчика составит 5 160 000 рублей, поэтому со 160 000 рублей работодатель удержит уже не 13%, а 15%.

(430 000 – 160 000) × 13% = 35 100 рублей;

160 000 × 15% = 24 000 рублей;

35 100 + 24 000 = 59 100 рублей налога.

В этом месяце Игорь получит на руки 370 900 рублей.

Порядок уплаты и предоставления отчетности

Удержание НДФЛ. Если раньше НДФЛ вычисляли в конце месяца, то с 2023 года его удерживают несколько раз — с каждой выплаты, которую получает сотрудник. Размер удержания не меняется — он по-прежнему остается 13%, 15% или 30% — просто разбивается на несколько платежей.

Способы платежа. До 1 января 2024 года перечислить налоги можно на единый счет или, как и прежде, по отдельным реквизитам. Если работодатель хотя бы раз воспользовался ЕНС, то дальше отправлять налоги по отдельным платежкам уже нельзя. С начала 2024 года все суммы будут принимать только на ЕНС, откуда налоговая самостоятельно распределит платежи.

Отчетность. В ФНС работодатель отправляет расчет по форме 6-НДФЛ. К нему с 2021 года прилагается форма 2-НДФЛ, которую раньше нужно было подавать отдельно. Если в компании меньше десяти сотрудников, работодатель самостоятельно решает, как именно подавать документы — в бумажном или электронном виде. Если численность персонала больше десяти человек, то принимают только электронный отчет.

Сроки

Отчисление НДФЛ. Теперь работодатель должен платить налог до 28 числа каждого месяца. Исключение — декабрь, когда удержанные с доходов суммы нужно перевести в последний рабочий день года. Если работодатель пользуется ЕНС, необходимо подать уведомление до 25 числа месяца, а 28 числа налоговая спишет деньги с единого счета.

Подача отчетности. 6-НДФЛ за квартал, полгода и девять месяцев нужно подать до 25 числа следующего месяца, годовой отчет — до 25 февраля.

Что будет, если не платить

Удержание НДФЛ — обязанность работодателя. Если этого не сделать, компанию ждет штраф в размере от 20% до 40% от неуплаченной суммы. Дополнительная ответственность предусмотрена за отсутствие декларации — штраф составит до 30% от налога за каждый год.

Оштрафовать могут не только компанию, но и должностное лицо — например бухгалтера, предоставившего недостоверную информацию в ФНС.

Коротко о главном

• С зарплаты и премий каждого сотрудника компании работодатель удерживает подоходный налог.
• Стандартные ставки, которые работодатель использует для расчета НДФЛ, — 13%, 15% и 30% от полученного дохода.
• Через компанию работник может получать налоговые послабления — например социальный вычет за расходы на лечение — и компенсировать им уплаченный налог.
• С 2023 года правила, по которым нужно платить налог, сильно изменились. Теперь он удерживается с каждой выплаты и перечисляется до 28 числа каждого месяца.