Может ли ООО работать без печати и когда она необходима

В 2015 году правительство отменило для ООО требование использовать печать в обязательном порядке. Однако работа без штампа может доставить компании сложности. 

Расскажем, в каких случаях ООО может обойтись без печати, а в каких — нет.

Нужна ли печать для работы ООО

По № 82-ФЗ от 06.04.2015, печать перевели в категорию необязательных атрибутов. Однако компании часто не могут отказаться от ее использования. Многие нормативно-правовые акты все еще требуют заверять печатями документы, необходимые для работы ООО. Среди них:

• бланки строгой отчетности; 
• таможенные и кадастровые документы;
• некоторые платежные документы, например квитанции к кассовым ордерам по формам № КО-1 и КО-2 (п. 5.1 Указания ЦБ РФ № 3120).

Некоторые виды бизнеса не могут обойтись без печати. Например, онлайн-университеты обязаны ставить штамп на документах об образовании, а компании-экспортеры — на таможенных. 

В перспективе многие компании смогут работать без печати, если в государственных актах уберут упоминания о ее обязательности.

В каких случаях печать не обязательна

В законах такие случаи отмечены припиской «при наличии печати». В числе документов, на которых ставить печать не обязательно:

• первичные документы (приказы, трудовые договоры, акты) — печать не числится в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 402-ФЗ;
• счет-фактура (ст. 169 НК РФ);
• документы для налоговой (письмо ФНС РФ от 05.05.2015 г. № БС-4-17-13706@);
• договор на открытие расчетного счета в банке;
• решение о выпуске ценных бумаг (глава 1 п. 1.12 Положения Банка России от 11.08.2014 № 428-П);
• акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ);
• доверенность на представление интересов компании в арбитражном суде (п. 5 ст. 61 АПК РФ);
• заявление о кадастровом учете от имени доверенного лица (ст. 18 ч. 9 218-ФЗ);
• журнал учета проверок предприятия (ч. 10 ст 16 294-ФЗ).

Подписи директора достаточно, чтобы эти документы считались действительными. Усиленная квалифицированная электронная подпись позволяет ООО не использовать печать при участии в государственных или коммерческих закупках. Однако на практике заказчики отдают предпочтения компаниям, которые имеют собственную печать.

Какая ответственность грозит за отсутствие печати

В законодательстве РФ нет документа, в котором была бы прописана ответственность за отсутствие печати. Ее иметь не обязательно, поэтому и оштрафовать за отсутствие штампа компанию не могут.

Однако отсутствие печати может привести к сложностям в заключении сделок. Некоторые контрагенты требуют заверить документы печатями и считают ненадежными компании, которые ими не пользуются.

Особенности регистрации печати

Компания не обязана регистрировать печать. Однако некоторые ООО отправляют уведомления в ФНС, ОВД и Торгово-промышленную палату, чтобы обезопасить себя от мошенников.

Регистрировать печати могут компании-изготовители. Они вносят в журнал учета дату, наименование, полные реквизиты организации и копию оттиска. Учредителю выдают документ с индивидуальным регистрационным номером.

Для регистрации в налоговой оттиск должен соответствовать требованиям к печати организации — содержать полное название и адрес компании, указание организационно-правовой формы, номер государственной регистрации.

Вместе с эскизом печати компания отправляет в ФНС:

• ИНН;
• ОГРН;
• паспортные данные руководителя;
• заявление на регистрацию.

В некоторых случаях налоговый инспектор может запросить дополнительные документы.

Зарегистрированная печать поможет защитить компанию от мошенников, а Антифрод Calltouch — от нецелевых рекламных затрат. Сервис отслеживает каждый звонок в компанию и помечает спам, рекламу и вызовы с подменных номеров специальными тегами. Вы узнаете, какие подрядчики не приводят клиентов, а только накручивают звонки.

Коротко о главном

• Компания не обязана иметь собственную печать, но закон требует ставить оттиск на многих документах — платежных, кадастровых, на бланках строгой отчетности.
• Не требуется ставить оттиск на первичных документах, налоговой отчетности, выписках по счету, журналах проверок. В законодательных актах это отмечено припиской «при наличии печати».
• Компанию не оштрафуют за отсутствие печати, однако оно может сказаться на доверии контрагентов.