Матрица Эйзенхауэра: что это за способ повышения продуктивности, преимущества и недостатки

Большой поток повседневных задач требует четкой расстановки приоритетов. Незавершенные дела накапливаются, становятся срочными, и их приходится делать наспех. Те, кто не привык планировать работу, сталкиваются с этой проблемой постоянно. В статье расскажем, как грамотно расходовать время и ресурсы.    

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов. Модель строится на двух составляющих: важность задачи и срочность ее выполнения. Согласно Эйзенхауэру, любые дела делят на четыре квадранта:

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не важные;
• не срочные и не важные.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра 

Матрица Эйзенхауэра – удобный инструмент для расстановки приоритетов в задачах. Она помогает определиться с текущими и долгосрочными целями бизнеса, сфокусироваться на важном, отсечь бесполезную работу, которая занимает время, но не приносит пользы.

Метод используют для:

• планирования деятельности;
• приоритизации задач;
• экономии времени на ненужных делах;
• оптимизации расписания.

При помощи метода Эйзенхауэра можно проранжировать даже большой список дел. Бизнес не терпит хаоса: грамотная расстановка приоритетов в задачах делает работу компании более понятной для руководителя и сотрудников.

Кому подойдет матрица

Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональной деятельности. Инструмент подходит всем, кто хочет научиться правильно планировать время, эффективно выполнять задачи, избавиться от ненужных дел. 

Достоинства и недостатки метода

Плюсы:

• универсальность и простота – подходит для всех сфер жизни, не требует подготовки и специальных знаний;
• отсутствие сложных настроек и дополнительных инструментов – достаточно составить список задач и распределить их по приоритетам;
• быстрое выявление правильной стратегии развития – уже после сортировки дел становится ясно, на чем следует сфокусироваться;
• определение ошибок тайм-менеджмента – матрица покажет, какие задачи отнимают слишком много времени и сил. 

Минусы:

• система не работает при отсутствии ежедневных задач;
• она малоэффективна при долгосрочном планировании;
• ранжирование задач делается интуитивно, возможны ошибки;
• в матрице не учитываются сторонние факторы.

Бизнес

Читайте также:

Что такое HR-бренд и как его развивать

Что такое HR-бренд и как его развивать

Значение квадрантов в матрице

Чтобы построить матрицу, нужно:

• составить полный список дел;
• начертить квадрат с четырьмя секторами.

Затем задачи распределяют по квадратнам по степени важности и срочности.

Квадрант A (важно – срочно)

Этот блок заполняют в первую очередь. В нем указывают задачи, пренебречь которыми нельзя. Их невыполнение чревато серьезными неприятностями – не-достижением поставленных целей, опасностью для здоровья/жизни.

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым, так как возникновение чрезвычайно важных и «горящих» дел – показатель неорганизованности. 

Бесплатно Электронная книга

23 действующих способа сделать свой маркетинг круче, быстрее, эффективнее, чем сейчас Получить бесплатно

Квадрант B (важно – не срочно)

Дела во втором блоке считаются приоритетными в работе и обыденной жизни. В квадрант В включают повседневные занятия, рутинную работу, обучение. 

Уделяйте этим задачам максимум внимания, выполняйте качественно и аккуратно. Если вы делаете их вовремя, а не в режиме аврала, результаты будут лучше. Если затягиваете с выполнением – задачи неизбежно перекочуют в сектор А. 

Квадрант C (не важно – срочно)

В этом блоке размещаются дела, которые отвлекают от основных задач и мешают добиваться целей. Они снижают общую эффективность человека или компании, «съедают» ресурсы. В квадрант С можно внести встречи с неперспективными контрагентами или неблизкими знакомыми.

Часто люди по ошибке помещают эти дела в сектор А. В итоге важные дела оказываются на одном уровне с малозначительными. Необходимо научиться отличать значимое от второстепенного, чтобы правильно организовать время.

Квадрант D (не важно – не срочно)

Задачи, попадающие в этот блок, не несут пользы для личностного и профессионального развития. Они приятны и просты – это всевозможные развлечения и досуг. В сектор D можно внести разговоры по телефону, просмотр соцсетей, компьютерные игры.  

Конечно, без отдыха невозможно эффективно работать и двигаться вперед. Однако важно, чтобы он был полезным и не наносил ущерба основной работе.

Как заполнять матрицу

Каждый человек сам решает, как ранжировать дела по уровню значимости и срочности. Первоочередные задачи требуют организации и планирования – они приводят к значимым достижениям. Чтобы правильно заполнить матрицу, нужно понять, из каких факторов формируются эти понятия.

Важность

Важная задача – это дело, которое помогает достичь значимых целей или связано с жизненными ценностями. Например, у руководителя важной целью может быть увеличение прибыли компании, у работника – получение повышения. В связи с этим руководитель поставит задачу внедрить рекламную кампанию, а сотрудник колл-центра – превысить план по продажам.

Чтобы оптимизировать работу колл-центра и помочь менеджерам, внедрите коллтрекинг Calltouch. Сервис отследит номер телефона, запишет разговор и покажет источник звонка. Поможет оценить эффективность рекламной кампании и грамотно распределить бюджет на маркетинг.

Важные задачи в повседневной жизни – поддержание отношений с членами семьи, внимание к здоровью. Они вносится в первые 2 квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Срочность

Чтобы оценить срочность задачи, ответьте на вопрос: насколько серьезные последствия возникнут, если отложить ее «на потом». Это может привести к тому, что:

• дело перестанет быть актуальным;
• человек упустит возможности;
• возникнут проблемы с достижением важных целей.

Срочность разных задач определяется по ситуации. Подготовка отчета – не срочное дело, если до дедлайна осталось несколько месяцев. Однако оно становится срочным, если сдать отчет нужно через пару дней.

Справиться с решением сложных и рутинных задач помогает автоматизация. Когда нет времени на такие процессы как ручное управление контекстной рекламой, подключите эффективный инструмент Оптимизатор Calltouch. Он поможет увеличить количество лидов и прибыль компании, обеспечит экономию бюджета и времени, составит наглядные, удобные для анализа отчеты.

Оптимизатор

Эффективный инструмент по оптимизации и автоматизации контекстной рекламы

• Ежедневно собирает и анализирует данные из Яндекс. Директ и Google AdWords
• Отбирает самые продуктивные ключи и повышает на них ставки
• Помещает эффективные ключи на самые высокие позиции
• Снижает ставки на низкоэффективные ключи
• Увеличивает количество конверсий
• Уменьшает стоимость лида

Узнать подробнее

Алгоритм сортировки задач

Начните с составления списка целей. После этого запишите предстоящие дела – на день, неделю, месяц. Формировать план задач на год нецелесообразно – невозможно учесть заранее все детали и варианты развития событий. 

Далее задайте себе вопросы:

• Насколько задача важна для реализации моих целей?
• Возможно ли отложить ее выполнение?

Зафиксируйте ответы по каждому из записанных дел.

Основные стратегии использования матрицы

«Тушение пожаров». Это выполнение дел в порядке срочности. Сначала человек решает задачи, которые не терпят отлагательств (квадрант А), затем переходит к менее срочным обязанностям (квадранты B → C → D). 

Применяйте стратегию при авралах и близких дедлайнах: так вы будете точно знать, что нужно сделать прежде всего, и легче переживете напряженный период. Минус метода в том, что на важные дела квадранта В часто не остается времени и сил. Это чревато появлением нового списка срочных и важных задач в следующем периоде – из такого напряженного круговорота будет сложно выбраться. 

«Сначала плати себе». Сначала человек выделяет время на задачи из сектора В – так называемые несдвигаемые часы. Обычно эти дела выполняют в первой половине дня, иногда в часть послеобеденного времени. Остальные задачи распределяют по «окнам» между несдвигаемыми часами. Это самая оптимальная стратегия, но для кризисных периодов она не всегда подходит.

«Гибкий подход». Главный критерий здесь – уместность. Из матрицы выбирают дело, которое можно и нужно выполнить прямо сейчас. Эта стратегия хороша для любых ситуаций, но она предполагает большую нагрузку на человека: при выборе задач он должен анализировать обстановку и руководствоваться холодным расчетом.

Несколько примеров

Держите перед собой список своих целей и ценностей – это поможет объективно и быстро ранжировать задачи. Если вы четко разграничиваете работу и личную жизнь, составьте две матрицы. Если с разделением времени не все так просто, держите дела в одном списке – это поможет не забывать про семью и собственные потребности в условиях напряженной работы.

Внутри каждого сектора матрицы тоже можно приоритизировать задачи. Например, внутри квадрата А у вас будут карточки А1, А2, А3. Это помогает в периоды, когда у вас особенно много дел.

Бизнес

Читайте также:

Правила приема на работу людей с особенностями здоровья

Правила приема на работу людей с особенностями здоровья

Рассмотрим примеры распределения обязанностей.

Вы ведете рекламную кампанию для интернет-магазина. Цель на месяц – получить больше клиентов.

Задачи:

• составить контент-план;
• проанализировать результаты прошлой кампании;
• связаться с партнерами;
• распределить задачи между сотрудниками;
• найти новые каналы продвижения;
• проанализировать конкурентов;
• сделать отчет о работе;
• перевести посты на иностранный язык.

Если по результатам прошлых месяцев кампания не убыточна, начните с решения привычных задач, а затем внедряйте что-то новое. Вот пример матрицы Эйзенхауэра:

Как сбалансировать квадранты 

Баланс между секторами таблицы Эйзенхауэра – залог личностного и профессионального роста. Чтобы понять, где вы находитесь в матрице приоритетов, определите свои цели и начните отслеживать время, которое вы тратите на различные дела. Так вы поймете, какие задачи были выполнены, как долго вы делали их, какие ресурсы задействовали.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Ее можно сделать:

• На бумаге. Разделите лист на четыре части и перенесите в получившиеся сектора задачи из ранее сформированного списка. Матрицу можно использовать как обычный список дел, убирать выполненные обязанности.
• В системе Канбан. Такой формат помогает наглядно представить задачи, которые стоят перед вами, разбавить их иллюстрациями или стикерами.
• В приложениях для смартфона. Они автоматизируют работу по созданию матрицы – вам не придется ничего чертить и писать. Среди таких приложений – Focus Matrix, 4Do, Taskman.

Коротко о главном

• Матрица Эйзенхауэра – удобный способ организации дел. Она помогает наглядно разделить задачи по степени важности и срочности. 
• Благодаря этому инструменту можно научиться более грамотно использовать время и приблизить достижение целей как в работе, так и в личной жизни.
• Для составления матрицы запишите все свои задачи на выбранный период времени и проранжируйте их по степени важности и срочности. Распределите дела по квадрантам и выберите стратегию использования получившейся таблицы.