Как организовать контроль за работой сотрудников в компании

Контроль за работой персонала — это комплекс мероприятий, нацеленный на поддержание эффективности сотрудников в рабочее время. Этот процесс включает в себя оценку качества выполненной работы, продуктивности, времени, затраченного на выполнение задач, и других показателей, которые могут иметь значение для компании. Методы и инструменты контроля за деятельностью штата позволяют руководителям всех уровней быть уверенными в том, что их подчиненные заняты выполнением должностных обязанностей, а не посторонними вопросами. 

Компании контролируют персонал по-разному: одни ограничиваются отчетами по результатам работы, другие внедряют видеонаблюдение. Развиваются методы автоматического контроля — GPS-отслеживание для выездных работников, офисные CRM-системы. В статье расскажем, как контролировать сотрудников с пользой и для компании, и для персонала.

Для чего нужен контроль работы сотрудников 

Контроль персонала нужен обеим сторонам. Руководитель получает результаты, лояльность и надежную команду. Сотрудникам также выгодна организация контроля: компания развивается и растет, а, значит, мотивирует работников, гарантирует стабильную зарплату, понятные требования и правила. 

При правильной организации контроля рабочий процесс улучшается:

• Сотрудники выдают предсказуемый результат, ведь у них есть понятные kpi и прозрачные санкции. Работа ведется «под стеклом» и провалить задачу затруднительно.  
• Компания не срывает сроки. Растет культура договоренностей и доверие партнеров. 
• Формируются стабильное качество и четкие сроки работы, что делает компанию конкурентоспособной на рынке.
• Контроль помогает проходить кризисы, развивать компанию, ведь судно с отлаженным управлением и надежной командой пройдет любые шторма.     
• Ошибки и проблемы выявляют на ранней стадии. Их исправление обходится дешевле. 
• Четкие правила и санкции повышают лояльность сотрудников. «Строгий, но справедливый» босс всегда пользуется уважением. 
• Правильный контроль персонала в первую очередь фиксирует успехи, а не промахи. Это мотивирует, развивает личностно и профессионально каждого сотрудника.

Именно с позиции взаимовыгодного сотрудничества стоит воспринимать любые инновации по контролю: от премий за превышение плана продаж до программ-шпионов на компьютерах сотрудников. Контроль внедряют ради общего блага и по взаимному соглашению сторон.

Ни одна компания не застрахована от недобросовестных сотрудников. Контроль позволяет избежать негативных последствий для компании:

• выявляет низкую мотивацию сотрудников и ее причины;
• находит слабые места в планировании рабочих процессов (сроки, объем работ, загрузка конкретных людей); 
• находит «слабое звено» среди персонала — тех, кто «бьет баклуши», срывает сроки. 
• снижает воровство денег и других ресурсов компании; 
• помогает вычислить мошенников, шпионов конкурентов.

Например, вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение. Сотрудники понимают, что это происходит не из желания наказать, лишить денег и унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей. 

Что будет, если не контролировать подчиненных

Какой бы интересной и высокооплачиваемой ни была работа, она остается обязанностью и требует серьезных усилий. Недостаток дисциплины расслабляет команду и позволяет «закрывать глаза» на собственные недочеты. Отсутствие контроля приводит к слабым результатам не только отдельных сотрудников, но и их руководителей. 

Сотрудники перестанут работать

С точки зрения психологии, экономия сил — базовый принцип человеческой природы. Сотрудники идут по пути наименьшего сопротивления: стремятся сделать работу быстро, затрачивая минимум своих ресурсов. Это может привести к прокрастинации и некачественному выполнению обязанностей, ведь не каждый сотрудник обладает мотивацией и высоким уровнем ответственности.

Вы не заметите людей, которые не справляются

Как бы успешно сотрудник ни показал себя на собеседовании или на первых этапах работы, его способности могут быть ограничены. Например, ему может недоставать квалификации, умений для выполнения более сложного проекта. Сотрудники могут столкнуться с личными проблемами, которые сказываются на результатах работы. Без системного контроля некачественная работа приведет к срыву сроков или проекта.

Вы не заметите руководителей, которые не справляются

Начальники не справляются с работой не только из-за недостатка квалификации. Некоторых руководителей власть «развращает»: они могут предвзято относиться к сотрудникам, принижать их заслуги и даже стать причиной увольнения ценных кадров. Иногда недобросовестные руководители утаивают важную информацию, чтобы создать впечатление безупречной работы и получить премию.

Как именно контроль решает перечисленные проблемы

Грамотно организованный контроль позволяет быть в курсе работы каждого члена команды и оценивать вклад сотрудников объективно. Контроль дисциплинирует работников — они понимают, что руководитель наблюдает за их деятельностью и делает выводы. Это повышает мотивацию: сотрудники знают, что их качественный труд заметят и оценят.

Бизнес

Читайте также:

Бизнес с человеческим лицом: как руководителю строить PR

Бизнес с человеческим лицом: как руководителю строить PR

Контроль работы персонала: до, во время и после работы

• Предварительный контроль — сотруднику дают задачу, четко очерчивают нужный результат, как его измерить, сроки выполнения (дедлайн). 
• Текущий контроль — руководители проверяют рабочий процесс, фиксируя определенные этапы, меняя задачи и сроки в зависимости от положения вещей. Особенно популярен в проектной работе, где есть промежуточные точки.
• Итоговый контроль — проверяют результат. Итоговая оценка может сопровождаться как поощрением (премиями), так и санкциями (например, штрафами). 

Основные функции контроля

Выделяют 3 главных функции:

• мотивация — материальное и нематериальное поощрение; 
• принуждение — материальные и нематериальные санкции; 
• дисциплина — развитие собранности и ответственности.

 Базовая формула контроля персонала: грамотное делегирование + открытый и постоянный контроль + качественная обратная связь. 

Виды контроля работы сотрудников

Виды контроля можно комбинировать или найти оптимальный вариант для вашего бизнеса.   

По итоговому результату

«Не важно, что ты делаешь и когда. Выдай нам результат!» 

Вид контроля, когда вы не следите за сотрудником и целиком поручаете ему процесс. Вы контролируете выполнение задачи только в финальной точке. 

Контроль результата имеет большие риски, хотя и соблазняет возможностью не тратить время руководителя. Этот вид хорош для сотрудников, которые хотят самостоятельности и способны ее проявлять. Ответственная команда все сделает сама и «выкатит» впечатляющий результат. Вам останется только премировать и поблагодарить сотрудников. 

Однако безответственные работники завалят сроки, сделают некачественно, а вы узнаете об этом в последний момент. Здесь не помогут штрафы, ведь убытки компании могут составить несколько годовых зарплат сотрудника. 

Если вы выбираете эту тактику, задачи нужно ставить максимально подробно и прозрачно, четко описать желаемый результат. Возможности скорректировать промежуточные итоги не будет.       

По промежуточным результатам

«Что у нас готово на этом этапе?»

Разделить контроль на несколько промежуточных этапов менее рискованно. Руководитель тратит больше времени на задачу, но получает результат ближе к заявленному. У сотрудника же остается достаточно ответственности и самостоятельности, чтобы самому планировать свое время и работать так, как ему удобно. 

Руководитель демонстрирует доверие, ведь при таком методе все зависит от работника. Сотрудник получает зону ответственности, «фронт работ», а руководитель наведываемся к нему в «мастерскую» и справлятся, как идут дела и все ли понятно в задаче.

Это хороший способ вырастить команду профессионалов, не рискуя результатом. Однако эффективен он при решении краткосрочных задач, где сотрудник компетентен и готов работать более-менее самостоятельно. 

Промежуточный контроль эффективен в работе с «процессниками», которые склонны закапываться в нюансы. Если регулярно требовать от них результат, тактика работы таких сотрудников изменится.

По срокам

«Что нужно для того, чтобы макет сайта был готов к 8 октября?»

Можно идти от сроков, согласовав с командой график выполнения этапов работ. Далее мы собираемся (идеально — по пятницам) и подводим итоги внутри коллектива: кто успел, кто не успел, что сделано, а что пошло не так.

Контроль персонала через сроки выстраивает жесткий таймлайн. Этот вид контроля подходит для деятельности, где нужно рассчитывать временные затраты на каждый вид работ. Нарисовать макет сайта можно за условные две недели, заложить фундамент дома — за месяц. Такой вид контроля не подходит для высокоинтеллектуальных или творческих задач: нельзя взять и открыть закон всемирного тяготения к 8 утра в понедельник. 

Чтобы набрать высокий темп работы, можно использовать график контроля персонала. Выглядит он так: каждый день в 17:00 у сотрудников отчетная планерка, где все должны продемонстрировать результат. Этот вид контроля хорош тем, что каждый знает, когда и что нужно «показать» и стремится к выполнению задач. Однако такой график требует много ресурсов и постоянной собранности и руководителя, и сотрудников.  

По произвольно выбранным точкам

«Будь начеку, мы появимся в любой момент»

Этот метод подходит для потоковых производств, но его можно адаптировать и для малого бизнеса. Суть в том, что сотрудников проверяют внезапно, в произвольно выбранном аспекте работы: сегодня оценивают качество, завтра — технику работы, в понедельник — дисциплину.   

Проверка выборочная, и это экономит время руководителя. Эффект неожиданности держит в тонусе сотрудников и заставляет следить за всеми аспектами работы. Ключевое слово здесь «заставляет»: этот метод очень стрессовый — нервирует сотрудников, снижает их лояльность. 

Команду таким проверкам лучше не подвергать. Исключение — предприятия, где критично важно соблюдение стандартов и нормативов: пищевая промышленность, производство медикаментов, «оборонка». Также метод хорош там, где заметно систематическое нарушение трудовой дисциплины.

Основные методы контроля сотрудников

Методы контроля стоит выбирать в зависимости от сферы деятельности компании и особенностей коллектива.

Проведение «планерок»

Планерки как метод контроля персонала дают мотивационный заряд, чувство общности, позволяют поделиться успехами и в целом видеть перспективу работы. Не давайте вашим сотрудникам погрязнуть в рутине и сбиться с общего ритма. Проводите планерки, даже если всем ясно, что делать.  

Внедрение «тайного покупателя»

В торговле и услугах можно незаметно проверять качество работы «в полях», запуская тайного покупателя. Это подготовленный человек со стороны, который на себе опробует, насколько хорошо и по регламенту работает ваш персонал. Метод никак не вредит сотрудникам, а вам представляет взгляд на работу компании со стороны клиентов.

Установление ключевых показателей эффективности (KPI)

Просто и честно: каждый сотрудник знает показатели, которые он должен «наработать». Проблема KPI в их реалистичности. Вы должны установить показатели достижимые, но в то же время мотивирующие делать больше и достигать новых высот. Помогут только доскональное знание бизнес-процессов и доверие сотрудникам. 

Фиксация задач и успехов на доске мотивации

Контроль сотрудников может быть позитивным, например, с помощью доски мотивации. 

Отмечайте на доске KPI, планы и задачи. Каждый день или в оговоренный период сотрудники заносят на доску свои достижения. Результаты всегда на виду, и это мотивирует без всяких штрафов. Визуализация коллективных достижений помогает сплотить команду. Можно сделать доску достижений в CRM или на стене офиса.    

Шпионаж: GPS-наблюдение, видеонаблюдение, программы-шпионы, прослушка

Контроль может быть тихим. Кажется, что люди работают без надзора, но на самом деле офис оборудован камерами, а компьютеры — программами, следящими за расходом трафика и времени персонала. Шпионить вы можете только после письменного уведомления и с разрешения сотрудников. Таков закон. Расскажем коротко об основных инструментах шпионажа.

Программы учета рабочего времени и наблюдения за рабочим столом

Идеальны для контроля работы линейного офисного персонала. Приложения показывают, какие программы открыты на компьютере и сколько времени в них проводит пользователь. Сюда же отнесем программы блокировки соцсетей и развлекательных сайтов. Также с помощью шпионского ПО руководитель может:  

• фиксировать время прихода на работу и штрафовать за опоздания;
• просматривать рабочий стол сотрудника на предмет того, чем он занят;
• прослушивать разговоры с клиентами и оценивать эффективность работы;
• выявлять мошенничество и недобросовестное использование ресурсов работодателя;
• отслеживать конфликты и утечку корпоративной информации.  

GPS-трекинг для контроля выездного персонала

Торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузоперевозках и другой разъездной персонал получает на работе планшет и специальный трекер. По ним работодатель отслеживает, где именно находится сотрудник: занимается рабочими задачами или поехал по своим делам. 

Видеонаблюдение (открытое и скрытое)

Камеры в офисе и на производстве ставят для контроля рабочего времени и оценки эффективности труда. Идеально размещение видеокамер с записью звука — так вы проверите качество работы, например, колл-центра или отдела продаж. 

Камеры дисциплинируют: зная о наблюдении, нарушать трудовые нормы и прокрастинировать не получится. Однако видеонаблюдение повышает уровень стресса сотрудников. Встречаются рекомендации поставить два вида видеонаблюдения: явное и скрытое. Дело в том, что установленные на виду камеры сотрудники научатся обманывать, и тут работодателю помогут скрытые девайсы.

Прослушивание телефонных звонков

Запись телефонных звонков помогает улучшить качество работы, обнаружить и исправить ошибки в скриптах, бизнес-процессах, разрешить конфликты.  

Записи звонков лучше сохранять в CRM и прикреплять к карточке клиента. Вы получите историю взаимоотношений с клиентом, сможете проанализировать ее и понять, какая тактика разговора приводит к заключению сделки.

Чтобы упростить анализ телефонных звонков, воспользуйтесь сервисом Предикт от Calltouch. Речевая аналитика поможет определить, какие звонки заканчиваются продажами и проконтролировать работу сотрудников колл-центра.

Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC

Методология DISC берет начало в 1928 году, когда американский психолог Уильям Марстон вывел четыре варианта поведенческих реакций: 

• dominance (господство); 
• inducement (побуждение); 
• submission (подчинение); 
• compliance (согласие).

По идеям Марстона в 1970 году вышел классический опросник, по которому начали определять профиль человека: какие качества преобладают в его характере, к чему он склонен, а что дастся ему с трудом.  

Опросник по типологии DISC используют при профайлинге на собеседовании. Действующих сотрудников тоже можно профилировать по DISC, чтобы определить, какие из них: 

• агрессивны, склонны рисковать, любят соревнования и заточены на результат;
• коммуникативны и энергичны, желают популярности и общения, готовы работать в команде;
• скромны, медлительны, но надежны и эмпатичны;
• склонны к анализу, расчету действий.

Разбор по DISC помогает формировать рабочие команды, распределять задачи и мотивировать — по способностям и поведенческим паттернам сотрудников. 

Отчетность в CRM-системе

Современный метод контроля персонала — отчетность в CRM-системе. Он позволяет автоматизировать бизнес-процессы, вести статистику и аналитику, непрерывно совершенствуя работу. Вам не нужно ждать от сотрудников отчеты. Вы просто открываете CRM и видите цифры, выполненные задачи, дедлайны и учет рабочего времени. С помощью CRM легко контролировать и удаленных сотрудников. Популярные CRM-системы: Битрикс24, Мегаплан, AmoCRM.

Еще одним полезным инструментом для бизнеса станет система сквозной аналитики Calltouch. Сервис объединяет данные из CRM-систем, рекламных площадок и формирует простые и удобные отчеты. С их помощью вы сможете сравнить показатели эффективности маркетинга, планировать стратегии и бюджет рекламных кампаний.

Как организовать контроль работы сотрудников

Важно понимать, какие задачи выполняют сотрудники, найти возможные слабые места: воровство, прокрастинация, нарушение нормативов. От этого строится организация контроля персонала. 

Комплекс методов контроля включает не только технику: видеокамеры и другие устройства, программы слежения и CRM-систему. В первую очередь контроль строят на системе мотивации — с учетом особенностей работы и психологических типов сотрудников.

Принципы грамотного контроля над сотрудниками 

Чтобы работа компании строилась эффективно, придерживайтесь нескольких принципов контроля. Бессистемность, попустительство или «надзор ради надзора» только усугубят ситуацию и подорвут доверие сотрудников.

Прозрачность

Сотрудники должны понимать условия работы, в том числе принципы контроля. Для этого создают документ — Положение о контроле за деятельностью работника. В нем отражают:

• сам факт того, что за сотрудником наблюдают; 
• средства контроля; 
• основные показатели оценки работы; 
• последствия по итогам контроля (штрафы и премии).

С положением должен ознакомится весь персонал.

Предсказуемость

Создав систему контроля, нужно последовательно придерживаться ее принципов. Если руководитель пускает все на самотек или, наоборот, — необоснованно ужесточает контроль, сотрудники не чувствуют стабильности. Это нервирует и создает не лучшую репутацию руководителю.

Объективность

Правила должны быть одинаковыми для всех сотрудников. Не стоит контролировать одних работников и предоставлять полную свободу другим — это чревато взаимным неприятием внутри коллектива и снижением дисциплины. Для большей объективности рекомендуют автоматизировать систему контроля, например, программами автоматического сбора данных.

Незаметность

Контроль не должен причинять неудобств сотрудникам. Чтобы персонал не чувствовал, что компания контролирует каждый шаг, стоит избегать вмешательств в рабочий процесс. Это стоит делать по утвержденному плану либо в крайних случаях.

Результативность

Данные нужно анализировать и применять для работы с сотрудниками. Контроль покажет только поверхностный и не всегда объективный результат. Однако на его основе можно раскрыть потенциал перспективных членов команды и помочь заинтересованным сотрудникам в решении профессиональных задач.

Эффективность

На плечах руководителя лежит множество обязанностей, помимо наблюдения за персоналом. Контроль отнимает значительную часть времени — стоит организовать систему так, чтобы максимальный результат требовал минимальных временных затрат. В этом поможет автоматизация контроля и управления.

Какое ПО установить для контроля работы сотрудников

Действуйте комплексно. Недостаточно следить за сотрудниками через камеры или учитывать рабочее время. Идеально внедрить микс из CRM, программы учета рабочего времени, видео и аудио наблюдения.  

Инструменты, повышающие эффективность офисных работников: 

• программы учета времени;
• программы контроля прихода/ухода работника (биометрия, пропуск);
• программы наблюдения за рабочим столом. 

Инструменты, повышающие эффективность мобильных сотрудников:

• чек-листы — все ли работник сделал на выезде по нормативам;
• фотоотчеты — все ли сделано верно;
• система «внутренних заказов» — учет выполненных заявок и потраченного времени. 

Инструменты, повышающие эффективность «удаленщиков»: 

• CRM-система, где ведется переписка, учет задач и рабочего времени;
• групповые чаты вместо планерок;
• программы для организации команды (Trello, Basecamp);
• программы удаленного учета рабочего времени. 

Бизнес

Читайте также:

Что такое API и как с ним работать

Что такое API и как с ним работать

Причины и последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Людям не нравится, когда им по умолчанию не доверяют и проверяют каждый шаг. На некоторых видах работ тотальный контроль действительно дает результат, но в большинстве случаев он не оправдан. И вот почему:

• снижается мотивация сотрудников — если мне не доверяют и в итоге все исправят, зачем делать сразу хорошо? 
• снижается эффективность руководителя — он становится «нянькой» для подчиненных, а на стратегические задачи времени не остается;
• увеличивается контроль — уменьшается время на работу у всех.

Чрезмерный контроль возникает, когда сотрудники систематически нарушают правила, не соблюдают договоренности и если в целом атмосфера в компании нездоровая, нерабочая. К внедрению тотального контроля приводит неподходящий стиль управления. Если руководитель склонен к авторитаризму вместо сотрудничества или чрезмерно мягок, собственные ошибки заставляют его организовывать жесткий контроль.

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Кроме чрезмерного контроля, есть ряд типичных ошибок наблюдения за персоналом:

• Контроль процесса, суть которого не ясна. Например, гуманитария ставят на контроль высокотехнологичной работы. Он не может оценить ни качество, ни сроки, ни риски. 
• Контроль, сосредоточенный на ошибках. Когда руководитель только указывает на проблемы и критикует, сотрудник выгорает. 
• Скрытый контроль. Когда вы неявно следите за персоналом и в случае ошибки налетаете «коршуном» на сотрудника, он чувствует себя некомфортно. 
• Контроль «для галочки». Когда требования ужесточаются, но последствия их невыполнения не наступают, сотрудники замечают это и расслабляются.

Что в итоге

Контроль работы персонала — деликатный вопрос, который часто принято решать силовыми методами: давить, штрафовать, увольнять. Однако гуманный подход, уважение к правам и самостоятельности сотрудников, доверие к их решениям более эффективны. Ведь человек способен на большее, если его уважают. 

В то же время стоит использовать программное обеспечение, оборудование и методические инструменты, чтобы улучшить проверку, автоматизировать контроль персонала и освободить руководителя от функций надзирателя.