Как установить онлайн-кассу

Если раньше кассы были только в магазинах, то с 1 июля 2021 года согласно ст. 2 129-ФЗ от 06.06.2019 г. большинство предпринимателей должно работать с использованием контрольно-кассового оборудования. 

Помимо выполнения основной функции – выдачи чеков, онлайн-касса передает данные о продажах в ФНС. Передача информации осуществляется через оператора фискальных данных (ОФД). Использование ККТ упрощает налоговые проверки, лишает недобросовестных бизнесменов возможности получать теневые доходы, защищает права потребителей.

Рассказываем, что такое онлайн-касса, может ли кто-то работать без нее, как ее выбрать и подключить.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – подключенный к интернету компактный кассовый аппарат с фискальным накопителем, который записывает информацию о покупках и передает ее в Федеральную налоговую службу через ОФД. Данные фиксируются автоматически без возможности их корректировки продавцом. Это значит, что у нечестных предпринимателей не остается лазеек для ухода от налогов за счет искусственного снижения прибыли.

Онлайн-касса используется при продажах товаров и услуг для:

• физических лиц;
• представителей компаний;
• индивидуальных предпринимателей.

После расчета с продавцом кассовый аппарат выдает бумажный чек, а при онлайн-покупке – отправляет электронный чек на указанный покупателем e-mail. 

Чтобы увеличить количество продаж, подключите услугу «Обратный звонок» в Calltouch и оставайтесь на связи с клиентами в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни. 

Кому нужна онлайн-касса

До недавнего времени для осуществления расчетов в рознице, общепите и сфере услуг установка онлайн-кассы была нужна далеко не всем. Без касс мог работать достаточно широкий круг ИП – например, те, которые не имели наемных сотрудников и лично оказывали услуги или продавали товары собственного производства. С 1 июля 2021 года последние лишились этой возможности.

Кто может работать без онлайн-кассы

В число предпринимателей, которые могут продолжать работать без онлайн-ККТ после 1 июля 2021 года, входят:

• работающие на специальном налоговом режиме «Налог на профессиональный доход» (самозанятые);
• некоторые ИП на патенте – список приводится в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ;
• ИП, виды деятельности которых перечислены в п. 2. ст. 2 54-ФЗ (уличная продажа мороженого, рыбы, молока, фруктов и овощей, ремонт обуви, изготовление ключей, услуги нянь и сиделок, прием стеклотары у населения и прочее);
• организации и ИП, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях – смотреть в п. 3. ст. 2 54-ФЗ.

Также от перехода на кассовый режим освобождены торговцы на розничных рынках и ярмарках и владельцы сельских аптек.

Бизнес

Читайте также:

Как провести аттестацию персонала в организации: подробная инструкция

Как провести аттестацию персонала в организации: подробная инструкция

Что входит в кассовое оборудование

Для законного ведения деятельности недостаточно просто купить онлайн-кассу и подключить ее в сеть, как компьютер или любую другую технику. Нужно настроить передачу данных в ФНС через фискальный накопитель и выбрать оператора фискальных данных. 

Фискальный накопитель – чип, на который переносятся все данные о продажах. Его выбор будет зависеть от системы налогообложения, по которой вы ведете бизнес. Оператор фискальных данных – компания, которая аккумулирует данные с чеков и передает общую информацию о доходе в налоговую службу.

Минимальная комплектация онлайн-кассы включает в себя:

• кассовый аппарат;
• кабель;
• фискальный накопитель;
• программное обеспечение;
• оборудование для доступа в интернет.

Если нужно печатать чеки, к кассе можно подключить принтер. Также устройство можно укомплектовать сканером штрих-кодов, покупательским дисплеем, чехлом для защиты от пыли, влаги и температурных перепадов.

Онлайн-ККТ бывает следующих видов:

• модульная с фискальным регистратором;
• с модулем для эквайринга;
• касса для интернет-магазинов.

Если вы продаете алкоголь, потребуется установить модуль ЕГАИС (УТМ). Для продажи яиц, рыбы, молока и молочной продукции – модуль «Меркурий».

В зависимости от необходимости подключения к компьютеру и другим устройствам кассы бывают автономные и неавтономные. 

Как выбрать онлайн-кассу

Основные требования к онлайн-кассе изложены в п. 1. ст. 4  54-ФЗ. Сведения о моделях ККТ приведены в реестре контрольно-кассовой техники, который можно скачать на сайте налоговой. Список постоянно актуализируется.

Если выбранная вами модель отсутствует в этом реестре, вы не сможете ее зарегистрировать и предоставлять с ее помощью данные в ФНС. Считайте, что в этом случае вы работаете без кассы, и ФНС может начислить штраф:

• ИП и руководителям компаний – не менее 10 000 рублей;
• юридическим лицам – не менее 30 000 рублей.

Также обращайте внимание на дополнительные опции, например, возможность интеграции с CRM для оптимизации взаимодействия с клиентами и ведения отчетов. 

На что еще советуем обратить внимание:

• отзывы пользователей;
• автономность работы;
• скорость печатания чеков;
• дизайн – кнопочный или сенсорный (второй предпочтительнее);
• возможность подключения модулей – например, ЕГАИС, если вы занимаетесь розничной продажей алкогольной продукции.

Подключение онлайн-кассы к интернету

Передача информации оператору фискальных данных, а затем в ФНС осуществляется онлайн. Подключить кассу к интернету можно несколькими способами:

• через кабель;
• к Wi-Fi-роутеру;
• к мобильному интернету.

При выборе варианта подключения руководствуйтесь местоположением. Не рекомендуем использовать роутер или мобильный интернет, если ваш офис или магазин находятся в цокольном этаже. В этом случае лучше использовать кабель, чтобы не было перебоев со связью.

Настройка онлайн-кассы

Шаг 1. Подпишите соглашение с выбранным оператором фискальных данных. Все данные по продажам поступают сначала ему и только после этого отправляются в налоговую. Помните, что ФНС не принимает данные от незарегистрированных касс. ОФД также нужно выбирать в официальном реестре налоговой, чтобы чеки обрабатывались в соответствии с законодательством. Годовой тариф с оператором является стандартным, указывается в договоре и составляет 3 000 рублей. 

Шаг 2. Оформите электронную подпись предпринимателя (ЭЦП) в удостоверяющем центре. Для ее получения понадобится подтвердить свой статус. Подпись нужно обновлять раз в год. По истечении 12 месяцев с момента получения или последнего обновления перевыпуск невозможен. Стоимость комплекта ЭЦП начинается от 2 000 рублей.

Шаг 3. Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой, перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и кликните на «Зарегистрировать ККТ». В открывшемся окне вы увидите все необходимые инструкции для регистрации онлайн-кассы.

Бизнес

Читайте также:

Что такое финансовый менеджмент и как оценить его эффективность

Что такое финансовый менеджмент и как оценить его эффективность

Что нужно купить, кроме кассы

Мы уже говорили, что онлайн-кассу можно укомплектовать дополнительными устройствами согласно специфике вашего бизнеса:

• 1D-сканер штрихкодов. Пригодится крупным магазинам с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды и передает информацию на экран. Кассиру не нужно вбивать артикулы вручную, и продажа проходит быстрее.
• 2D-сканер штрихкодов. Необходим для считывания двухмерных кодировок с этикеток на алкогольной продукции.
• Терминал эквайринга. Позволяет оплачивать товары или услуги банковскими картами. Чтобы его использовать, потребуется заключить договор эквайринга. Многие покупатели рассчитываются безналичным способом, поэтому установка терминала делает сервис более привлекательным. Кроме того, покупатели получают бонусы от банков, с которыми у продавца заключены договоры эквайринга. Продавцу в этом случае не потребуется проверять купюры на подлинность и разменивать деньги, что экономит время. 
• Денежный ящик – емкость для хранения разменного фонда.
• Принтер этикеток. Пригодится для маркировки товаров. Если на упаковках товаров отсутствует штрихкод, то можно напечатать этикетки с кодировкой самостоятельно.

Перечисленные устройства помогут оптимизировать трудозатраты и улучшить качество клиентского сервиса. 

Также эффективность вашего бизнеса значительно повысится, если вы будете знать наверняка, какие рекламные стратегии работают лучше всего. Закажите услугу коллтрекинга в Calltouch и отслеживайте источники входящих звонков.

Коротко о главном

• С 1 июля установить онлайн-кассы обязаны практически все предприниматели кроме тех, виды деятельности которых перечислены в ст. 2 54-ФЗ. В остальных случаях торговля и оказание услуг без кассы приравниваются к уходу от налогов и наказываются штрафами.
• Фискальные данные направляются в налоговую через ОФД – своеобразные облачные хранилища. Стоимость услуги составляет 3 000 рублей.
• Виды онлайн-касс различаются по стоимости, функционалу и количеству полезных опций. Выберите из них ту, которая будет лучше всего отвечать целям вашего бизнеса. Также онлайн-ККТ можно укомплектовать дополнительным оборудованием – сканерами штрихкодов, принтерами.
• Следите за тем, чтобы выбранные вами модель кассового аппарата и оператор фискальных данных, фигурировали в соответствующих реестрах на сайте налоговой.