Как составить согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных — обязательное условие Роскомнадзора для легального сбора, анализа, использования сведений в служебных целях. Руководители компаний и ИП должны соблюдать гарантии конфиденциальности, иначе им грозит штраф в размере до 18 млн рублей. 

Рассказываем, когда требуется согласие на обработку персональных данных, как его составить и в какой момент подписывать. 

Что это такое

Согласие на обработку персональных данных — официальное разрешение сотрудников на использование работодателем своих данных. Это обязательный документ в трудовых правоотношениях, обладающий юридической и доказательственной силой.

Кадровое делопроизводство любой компании не обходится без работы с личными документами персонала. Эта информация защищена законом (ст. 14, 65 ТК РФ). Письменное одобрение работника защищает работодателя как оператора обработки конфиденциальных сведений от обвинений в неправомерных действиях.

Обязанность работодателя — исключить риски утраты, утечки, несанкционированной передачи и незаконной обработки информации о сотруднике. Охрана сведений предполагает их защиту от блокировки, копирования, корректировки, уничтожения.

Что относится к персональным данным

Персональные данные — любые сведения, которые прямо или косвенно идентифицируют физическое лицо. Они бывают:

• общедоступными: ФИО, место и дата рождения, резидентство, пол;
• специальными: религия, национальность, параметры здоровья, факты привлечения к ответственности, судимость, место работы, политическая позиция;
• биометрическими: параметры внешности, особенности физиологического строения и развития, отпечатки пальцев.

Нормы ФЗ № 152/2006 года конкретизируют, что только двум последним пунктам характерны конфиденциальность и закрытость. Например, электронный адрес и содержимое почты относятся к этой категории, а музыкальные предпочтения человека в социальных сетях — нет.

Согласие на обработку персональных данных имеет отношение ко всем сведениям, по которым можно опознать индивидуума, независимо от их очевидности и общедоступности.

Обезопасьте себя от недобросовестных подрядчиков и конкурентов, из-за которых ваши операторы обрабатывают нецелевые обращения. Подключите Антифрод Calltouch, чтобы сотрудникам контакт-центра больше не приходилось перезванивать на спам-номера. Система автоматически вычисляет их и помечает тегом «Сомнительные».

Когда требуется согласие

Работодатели, кадровики и владельцы бизнеса повсеместно сталкиваются с необходимостью использования материалов о сотрудниках, особенно в финансовом и правовом документообороте:

• обрабатывают данные, составляют отчеты, заполняют анкеты, статистические материалы;
•  размещают сведения на корпоративных порталах и общедоступных ресурсах;
• указывают идентифицирующую информацию сотрудника в официальных документах, контрактах, выписывают пропуски;
• проводят трансграничные передачи;
• заполняют бухгалтерскую, финансовую, внутреннюю документацию;
• составляют доверенности, публикуют приказы, информационные материалы в прессе.

Подписанное согласие на обработку персональных данных актуально при трудоустройстве, заключении коллективных соглашений, договоров с банками и страховыми компаниями, работе с правоустанавливающей документацией. Фактически сегодня без этого документа никого нельзя принять на работу и невозможен никакой автоматизированный учет на предприятиях.

Руководители без разрешения сотрудника не могут делиться материалами личных дел. Игнорирование этого правила — самая распространенная причина штрафов по статье 13.11 КоАП. Исключение — передача сведений личного характера в налоговую службу или ответ на запрос правоохранительных органов.

Бизнес

Читайте также:

Кто такой Product Owner и чем он занимается?

Кто такой Product Owner и чем он занимается?

Как составить соглашение

Согласие на обработку персональных данных можно составить в произвольной форме или использовать готовый утвержденный шаблон организации. Чем конкретнее прописано содержание соглашения, тем выше гарантии соблюдения законности и минимизации рисков.

Текст разрешения должен соответствовать принципам конкретности, информативности и однозначности. Это значит, что ответственное лицо четко указывает, для каких целей берутся данные и кем они будут обработаны.

Сотрудник вправе отказаться предоставлять биометрические сведения. Закон на его стороне (ст. 11 ФЗ № 152/2006 года), поэтому у работодателя нет права уволить или не допустить его на работу по таким основаниям.

Содержание

Согласие на обработку персональных данных сотрудника должно максимально детально излагать возможности работодателя как оператора таких сведений. Документ условно состоит из трех частей:

1. Вводная:
   • наименование предприятия, организации, ИП;
   • дата и место подписания документа;
   • идентифицирующая информация о сотруднике (действующий паспорт, СНИЛС, ИНН,аттестаты и дипломы об образовании, свидетельство о браке/разводе, военный билет, медицинская книжка, справка о несудимости и другие).
2.  Основная:
   • подробная конкретизация данных, которые охватывает согласие;
   • цели использования;
   • допустимый объем и способы работы с личной информацией;
   • срок действия разрешения, указание права на его отзыв и изменение по согласованию обеих сторон.
3.  Заключительная:
   • отметка о добровольном решении без принуждения;
   • личная подпись сотрудника.

Содержание документа предопределено форматом трудовых правоотношений, статусом работника, целями использования материала. Для его легализации достаточно простой письменной формы и личной подписи, нотариальное заверение не требуется.

Образец

Типовой бланк документа Роскомнадзора:

Образец таблицы для детализации разрешений и запретов:

Коротко о главном

• Разрешение использовать личные данные — дополнительная защита конфиденциальности сведений сотрудника и гарантия законности деятельности работодателя как оператора по обработке информации.
• Согласие оформляется в письменном виде с подписью сотрудника. Важна детальная конкретизация пунктов с персональными данными и объема правомочий в их использовании.
• Работодатель вправе не трудоустраивать сотрудников без подписания согласия, поскольку отсутствие разрешения влечет риски привлечения к административной и уголовной ответственности.