Как настроить бизнес-процессы в Bitrix24

Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на получение ожидаемого результата. Эти шаги выполняют сотрудники компании с определенной целью – для заключения договора, выставления счета или отправки заказа покупателю. С помощью специальных продуктов или ПО многие бизнес-процессы можно автоматизировать.

Пример такого продукта – CRM-система Битрикс24. Сервис помогает автоматизировать повседневные задачи вроде обработки лидов, выставления счетов, аналитики рекламных кампаний или постановки задач сотрудникам.

Информацию о сделках можно переносить из CRM в систему сквозной аналитики, чтобы оценивать эффективность рекламных площадок и анализировать продажи. В Сквозной аналитике Calltouch доступны интеграции с такими CRM, как 1C:CRM, amoCRM, EnvyCRM, RetailCRM и другими, включая Битрикс24.

Рассказываем, как создать бизнес-процессы в Битрикс24, как ими управлять и как настраивать под задачи предприятия.

Где находятся бизнес-процессы

В системе Битрикс24 предусмотрены три вида процессов:

• «Общие» – процессы, характерные для любых организаций независимо от вида их деятельности. Например, формирование счетов на оплату или отпускных листов. Чтобы попасть в раздел «Общие процессы», необходимо во вкладке «Компания» перейти в «Процессы».
• «Мои процессы» – активности конкретного пользователя. Доступ к ним сотрудник получает через администратора CRM-системы (руководителя фирмы или ответственного лица). «Мои процессы» находятся во вкладке «Бизнес-процессы».
• «CRM и бизнес-процессы». Попасть в раздел можно, используя путь «CRM» – «Настройки» – «Автоматизация» – «Бизнес-процессы». Быстро перейти к доступным бизнес-процессам компании можно через «Живую ленту». Право их создания, настройки или изменения есть только у администратора CRM.

Как создать бизнес-процесс

Кликните по вкладке «Живая лента» – «Еще» – «Процессы» – «Создать новый процесс». В появившемся окне во вкладке «Настройки» задайте:

• имя;
• описание;
• индекс важности (для удобства сортировки);
• изображение (необязательно).

В этом же окне во вкладке «Доступ» выберите ответственных лиц – введите имена сотрудников, которые увидят данную задачу в своих профилях. Во вкладке «Подписи» к каждому этапу процесса можно оставить примечания.

После сохранения изменений новая задача появится в общем списке процессов. Теперь ее можно редактировать, настраивать, дублировать в «Живую ленту».

Бизнес

Читайте также:

5 сил Портера: как эта модель анализа пригодится бизнесу

5 сил Портера: как эта модель анализа пригодится бизнесу

Как настроить бизнес-процесс

Разберем последовательность действий на примере. Допустим, работник хочет подать заявление на отпуск. Он заходит в «Живую ленту», затем во вкладку «Еще», переходит в раздел «Процессы». Здесь необходимо выбрать пункт-шаблон «Заявление на отпуск».

Сотрудник заполняет обязательные поля (они отмечены звездочкой – «*»), после нажимает «Отправить». Заявление на отпуск передается по цепочке от начальника отдела к генеральному директору, который подписывает документ. Сотрудник получает об этом уведомление.

Подписанное заявление попадает в бухгалтерию, где работник отдела оформляет отпуск. Об этом делают пометку в Битрикс24, после чего бизнес-процесс отправляется в архив как завершенный.

Информация о запущенной задаче хранится в полях процесса. Для работы с ней в открытой задаче выбирают «Действия» – «Настроить поля». Если требуется создать новое поле с информацией о процессе, нажимают «Добавить поле». Администратор задает название, тип, значение, другую актуальную информацию. После клика на «Сохранить» новые поля присваиваются задаче (процессу).

Как добавить условие

Условием в Битрикс24 называется подзадача, которую необходимо выполнить для запуска или окончания бизнес-процесса. Пример – сдача сотрудником месячного отчета до оформления отпускного листа.

Чтобы внедрить условие, используют действие «Задача» и нажимают на изображение шестеренки. Затем задаче задают имя, например, «Сдать отчет». Если поставить галочку напротив пункта «Остановить процесс на время выполнения задачи», сотруднику придется сначала подготовить отчет. Только после этого запустится основной процесс – оформление документов на отпуск.

Сохраненная задача добавляется в «Живую ленту». Ее видит весь персонал, подключенный к Битрикс24, а ответственный сотрудник получает подзадачу «Сдать отчет». После ее выполнения он нажимает на кнопку «Завершить». В результате запустится (возобновится) основной бизнес-процесс «Оформление отпуска».

Как удалить бизнес-процесс

Если в запущенной задаче указаны некорректные данные, например, заработная плата или иное числовое значение, ее требуется удалить. Для этого во вкладке «Процессы в ленте» администратор CRM-системы выбирает нужный и переходит в раздел «Действия».

В подменю настроек необходимо нажать «Удалить процесс» и подтвердить действие. После этого бизнес-процесс с уже корректными данными создают повторно.

Как интегрировать бизнес-процессы Битрикс24 с сервисами Calltouch

Инструменты Calltouch освобождают время сотрудников фирмы от рутинных действий, например, обработки входящих звонков или аналитики маркетинговой кампании.

Возможности сервиса

Calltouch предоставляет малому и крупному бизнесу ряд полезных инструментов:

• Сквозная аналитика. Система объединяет данные с CRM, рекламных площадок и других маркетинговых инструментов в наглядные отчеты. С помощью сервиса вы сможете оценить эффективность маркетинговых стратегий и учесть каждое входящее обращение – звонок, заявку, покупку в онлайн-режиме, добавление товара в корзину.
• Коллтрекинг. Инструмент для определения рекламных источников, с которых поступают входящие звонки. Вы узнаете, какая реклама приносит звонки, а какая расходует бюджет впустую.
• Предикт. Сервис речевой аналитики, который расшифровывает речь звонящего и тип обращения. Позволяет сэкономить время сотрудников на анализе телефонных переговоров.
• Оптимизатор. Инструмент для автоматизации контекстной рекламы Яндекс.Директ и Google Ads. Освобождает от ручной настройки кампании по продвижению бизнеса. Достаточно указать стоимость целевого действия или суточный бюджет на группу кампаний, а Оптимизатор сам распределит ставки для достижения лучшего результата.
• Антифрод. Выявляет и отсеивает сомнительные звонки, проверяя активность каждого номера. Инструмент полезен, когда необходимо вычислить конкурентов, которые звонят с целью снизить статистику продаж.

Продукты Calltouch помогают управлять и контролировать расходы на маркетинг. Полный перечень сервисов представлен в разделе «Продукт» на главной странице.

Настройка

Подключите сервис на странице регистрации. Далее выберите и настройте интеграции для автоматизации бизнес-процессов вашей компании. Полезная информация об инструментах Calltouch есть в разделах «Справочный центр» и «Видеоматериалы».

Коротко о главном

• Даже небольшая компания в процессе деятельности сталкивается с необходимостью осуществления десятков бизнес-процессов, которые можно и нужно автоматизировать.
• Битрикс24 – CRM-система, которая интегрируется с сервисами Calltouch и позволяет упростить и оптимизировать работу сотрудников и освободить их от выполнения многих рутинных задач.
• Для создания, редактирования, удаления бизнес-процессов не требуется обучение – интерфейс Битрикс24 интуитивно понятен.

Бизнес

Читайте также:

Что такое бренд-медиа и зачем оно бизнесу

Что такое бренд-медиа и зачем оно бизнесу