Как автоматизировать HR-процессы

Ключевая задача HR-менеджера – подбор сотрудников, чьи личные и профессиональные качества обеспечат постоянное развитие и продуктивность организации.

Благодаря специальному софту, онлайн-сервисам и приложениям можно упростить процесс подбора персонала. Рассказываем, что такое автоматизация HR, зачем она нужна, и называем полезные программы для рекрутинга.

Автоматизация HR: зачем она нужна

Работа специалиста по подбору персонала сопряжена с рядом проблем:

• Сложность массового отбора кадров – максимального числа потенциальных работников. С трудностью можно столкнуться, когда фирме требуется набрать десятки или сотни кандидатов за короткий срок.
• Низкая эффективность внешнего подбора. Компания может обратиться в рекрутинговое агентство, чтобы сэкономить время штатных работников. Однако посредник не всегда точно оценивает кандидата, так как не понимает кадровые потребности компании. Иногда он занижает требования к соискателям, если не может найти нужного человека в установленный срок. Результат – профессиональная некомпетентность нового сотрудника и переплата посреднику.
• Технические аспекты работы кадровиков – это сложности, связанные с расчетом бюджета на привлечение, выбором каналов поиска и платформы для хранения информации о потенциальных сотрудниках.

Перечисленные проблемы решает автоматизация HR – комплекс IT-решений, которые направлены на поиск, подбор, оценку, аттестацию, обучение сотрудников и выполнение других задач управления персоналом.

Плюсы и минусы автоматизации HR

К преимуществам внедрения IT-софта относят следующее:

• сокращение трудозатрат на подбор кадров;
• ускорение поиска кандидатов;
• экономия бюджета компании на привлечение;
• точный учет данных о соискателях;
• качественная проработка анкет;
• оптимизация работы отделов, решающих кадровые задачи компании.

С помощью продуктов Calltouch можно оптимизировать работу сотрудников. Система сквозной аналитики собирает данные для отчетов, Антифрод определяет фейковые звонки, а Оптимизатор управляет ставками для достижения лучшего результата рекламных кампаний.

Однако избыток автоматизации HR может навредить репутации фирмы. Например, нельзя отказываться от живого собеседования с кандидатом, который подошел по первичным критериям, и возлагать эту задачу на чат-бота.

Личный контакт нужен обеим сторонам. Соискатель больше узнает о фирме и своих обязанностях, а HR-менеджер убедится в достоверности информации в резюме, ведь по статистике аналитического центра университета «Синергия», около трети россиян обманывали интервьюеров на собеседованиях.

Какие HR-процессы можно автоматизировать

В 2019 году рекрутинговая компания Hays исследовала влияние IT-технологий на сферу подбора персонала. В нем участвовали 487 зарубежных и российских компаний. 80% из них внедрили HR-автоматизацию и довольны принятым решением.

На диаграмме ниже представлены области, в которых автоматизация приносит заметные результаты. Значение вертикальной оси – процент компаний, которые получили эффективные результаты после автоматизации конкретного процесса.

Интересный факт: всего 1% опрошенных считает, что автоматизировать HR не нужно. Столько же респондентов готовы отдать задачу на аутсорсинг. Это ставит под сомнение актуальность рекрутинговых агентств и частных HR-специалистов.

Этапы автоматизации

Процесс делят на шесть этапов:

1. Анализ и аудит рекрутинга – формулирование задач, выявление проблем, прогнозирование возможных ошибок.
2. Разработка и согласование технического задания.
3. Выбор подходящего программного обеспечения.
4. Установка софта на ПК, запуск системы подбора персонала.
5. Настройка и корректировка параметров.
6. Обучение сотрудников работе с программой/сервисом.

HR-специалистам остается только обрабатывать анкеты, отсеивать неподходящих кандидатов и проводить собеседования с теми, кто прошел первичный отбор.

Отдельный и многократно повторяющийся этап автоматизации – обновление HR-инструментов, текущая техническая поддержка или абонентское сопровождение. Разработчики регулярно улучшают юзабилити и скорость работы приложений.

Как выбрать сервис

На российском IT-рынке представлено две категории софта для HR: прикладные программы для использования на десктопах, онлайн-сервисы и приложения. Каждую из них подразделяют на широкопрофильное и профессиональное ПО. HR-инструменты второй категории используют рекрутинговые компании.

Перед выбором софта необходимо ответить на ряд вопросов, например, какие рутинные задачи можно решить с помощью программы, как технически реализовать автоматизацию, сколько это будет стоить.

Базовые возможности качественного HR-приложения:

• выполнение стандартных операций – импортирование разноформатных резюме в единую базу данных, сортировка соискателей по выбранным параметрам;
• быстрый поиск нужного кандидата;
• большой объем памяти для хранения данных;
• координация действий сотрудников через единый центр;
• построение воронок рекрутинга, расчет конверсии, вычисление аналитических данных;
• подстройка под запущенные бизнес-процессы компании;
• интеграция со сторонними приложениями.

Важное требование к HR-программе – адекватная стоимость. После внедрения софта вы снизите затраты на подбор персонала и увеличите итоговую эффективность кадровых решений.

Удобные HR-системы

Hurma – комплексное решение для HR, которое включает инструменты для контакта с кандидатом, рекрутинга, найма, адаптации, удержания сотрудников.

Особенности Hurma System:

• удобный дерево-список сотрудников с личным профилем каждого;
• хранилище вакансий компании;
• база кандидатов для HR-менеджера;
• импорт соискателей из систем подбора персонала;
• общий календарь отпусков, больничных, других причин отсутствия работников;
• автоматический расчет заработной платы, отпусков;
• интеграции с сайтами по поиску работу (HH.ru, Superjob.ru и другими).

Для руководства компании предусмотрен сервис OKR (Objective and Key Results – управление целями компании). Каждый сотрудник может воспользоваться опцией «1:1» и подать заявку на персональную встречу с гендиректором или топ-менеджером.

BambooHR – ПО для HR-менеджеров малого и среднего бизнеса. В сервисе предусмотрены базовые опции для поиска, отбора, рекрутинга и удержания работников, а также инструменты для учета заработной платы.

Особенности системы BambooHR:

• автоматический поиск и отслеживание данных о подходящих сотрудниках;
• разделение прав доступа для разных групп пользователей;
• точная аналитика кадровой деятельности;
• раздел FAQ для легкого обучения новичков.

Zoho People – интуитивно понятная программа для учета сотрудников и создания стандартных отчетов HR-менеджера. Основные плюсы – портал самообслуживания (любой работник может участвовать в обработке данных), корпоративный календарь, модуль учета зарплат, опция создания задач и трек-листов, трекинг времени работы персонала.

Zoho Recruit – полноценное решение для кадрового агентства. Включает элементы CRM, электронной почты, календаря.

Особенности и функционал системы:

• добавление вакансий на сайты-агрегаторы;
• синтаксический анализ резюме;
• расписание собеседований;
• создание, публикация вакансий;
• работа с email- и СМС-рассылками;
• импорт данных из CRM Zoho;
• совместная работа с файлами.

Бизнес

Читайте также:

Что такое Zoom: полный обзор возможностей и инструкция по настройке

Что такое Zoom: полный обзор возможностей и инструкция по настройке

PeopleForce – ПО для IT-сферы, которое учитывает специфику аутсорсингового бизнеса. Доступны несколько модулей:

• PeopleHR для управления персоналом;
• PeopleRecruit для поиска кандидатов;
• PeoplePerform для постановки целей;
• PeoplePulse для оценки вовлеченности работников;
• PeopleTime для отслеживания продуктивности команды.

Отличительные черты:

• быстрый поиск нужного сотрудника (сервис ATS);
• отслеживание времени отсутствия на рабочем месте (актуальная опция для компаний, работающих с удаленными сотрудниками);
• интеграция с мессенджерами Telegram и Slack, сайтами по поиску работы Work.ua, HH.ru, Robota.ua;
• мониторинг затрат на проект;
• онбординг и оффбординг сотрудников;
• анализ отчетности.

Новым пользователям PeopleForce доступен бесплатный тестовый период. Также предусмотрено мобильное приложение.

Personio – сервис с полным спектром возможностей: от поиска кандидата до расчета его заработной платы. Интерфейс недоступен на русском языке. В числе особенностей – возможность загрузки документов сотрудниками, контроль рабочего времени, оценка персонала, адаптация новых работников. Тестовый период – две недели.

SageHR – программное обеспечение для управления трудовыми ресурсами.

Возможности SageHR:

• быстрая загрузка данных сотрудников в программу;
• адаптация новых работников;
• компоновка штата по отделам;
• график роста сотрудников;
• модуль планирования смен;
• интеграция с приложениями, которые использует компания;
• учет расходов;
• отслеживание продуктивности.

Бесплатный тестовый период – 14 дней.

KinHR – система для оценки эффективности персонала. Подходит для крупного бизнеса.

Особенности KinHR:

• сервис адаптации и поддержки новичков;
• обратная связь для сотрудников;
• контроль дней и причин отсутствия на рабочем месте;
• функция Employee Evaluation – прописывание персональных целей;
• интеграция с Google-календарем.

Бесплатный тестовый период – 14 дней.

Программы для рекрутинга

Рассмотрим системы автоматизации HR с расширенным функционалом.

E-Staff – это программа для автоматического подбора персонала.

Функции:

• поиск соискателей на сайтах-агрегаторах вакансий (HH.ru, Rabota.ru и другие);
• размещение объявлений об открытых вакансиях и их обновление;
• импорт резюме соискателей;
• интеграция с провайдерами телефонии, почтовыми сервисами, мессенджерами, соцсетями и другими сервисами.

В программе E-Staff доступна аналитика по кампании за любой период.

Сквозная аналитика Calltouch объединяет данные со всех рекламных площадок, CRM и других инструментов в наглядные отчеты. На их основе вы сделаете правильные выводы об эффективности рекламы и оптимизируете маркетинговый бюджет.

Experium – сервис для рекрутмента, который предлагает полный цикл ведения HR-проекта.

Он включает:

• размещение вакансий;
• скачивание откликов;
• сортировку соискателей по десяткам критериев;
• отправку писем кандидатам.

Программа синхронизируется с Google-календарем и корпоративным сайтом компании. Есть бесплатная тестовая версия. Experium подойдет фирме с небольшим HR-отделом.

Резюмакс – единый софт для соискателей, кадровиков, начальников отделов. Представлен в коробочной и облачной версиях. Последнюю можно использовать в нескольких офисах одновременно, что актуально в условиях удаленной работы.

Некоторые опции, доступные в базовой версии:

• уведомления о поступлении заявок от соискателей;
• функция создания опросников для первичного отсева;
• автоматические ответы по электронной почте.

Онлайн-сервисы для рекрутинга

У программ E-Staff, Experium и Резюмакс есть два минуса – высокие тарифы и необходимость установки на ПК. Этих недостатков нет в онлайн-приложениях для автоматизации HR.

Рассмотрим некоторые из них:

• Proaction помогает выявлять способности и компетенции соискателей. Включает готовые тесты для кандидатов, опросы для удовлетворенности сотрудников. Есть возможность проведения и записи видеоинтервью.
• FriendWork Recruiter позволяет добавлять резюме с разных сайтов в один клик. Доступна аналитика эффективности источников поиска соискателей.
• Хантфлоу – сайт для автоматизации рекрутинга, где можно отсеивать дубликаты резюме, сохранять историю работы с кандидатами. Есть интеграция с Telegram, WhatsApp* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией), Viber.
• Keppteam обеспечивает контроль KPI, помогает строить воронку подбора персонала, создавать отчеты с помощью специальных конструкторов.
• GoRecruit позволяет анализировать данные соискателей в соцсетях, оценивать и сравнивать кандидатов. Также можно настроить отправку приглашений на собеседование на email или по СМС.
• Finassessment – сервис для проведения онлайн-тестов и видеособеседований, анализа результатов тестирования.
• Персия – понятный сервис для подбора кандидатов. В его возможности входят интеграции с сайтами по поиску работы, хранение истории общения с соискателями, напоминания о ближайших собеседованиях.
• AmazingHiring помогает собирать информацию о кандидатах с 50+ источников, объединять профили соискателя для полноты информации. Доступен поиск по РФ, Украине, Беларуси, США.
• Поток – платформа для автоматизации поиска работников. Можно настроить интеграцию с BI-системами.
• Skillaz позволяет не только упростить процесс подбора персонала, но и настроить автоматический обзвон, предиктивную IP-телефонию.
• VCV и Pre-Interview – приложения для видеорекрутинга, не требующие установки на ПК (в отличие от Skype или Zoom). Кандидат записывает видеоответы на вопросы анкеты, а менеджер в удобное время их обрабатывает.

Преимущество онлайн-сервисов над прикладным ПО в том, что HR-специалист может одновременно использовать несколько из них. Однако есть недостаток – через онлайн-сервисы сложно управлять большим штатом сотрудников.

Как оценить эффективность автоматизации

После внедрения HR-инструментов компания начинает работать более эффективно:

• отдел кадров обрабатывает больше заявок;
• рекрутеры быстрее находят нужного кандидата на должность и закрывают позицию;
• маркетологи сокращают расходы на привлечение;
• отделы налаживают внутренние коммуникации;
• руководители делают точные выводы о работе благодаря отчетности в программах;
• новички быстрее включаются в процесс;
• сотрудники продуктивнее решают задачи.

Если в компании больше нет кадровых проблем, ранее стоявших перед компанией, вы успешно провели автоматизацию.

Что делать, если автоматизация HR не работает

Не рассчитывайте на быстрый эффект интеграции программ. Компании достигают положительного эффекта от автоматизации в среднем через 1–2 года после внедрения.

Чтобы исключить нулевой эффект от подключения специального ПО, тщательно подготовьтесь к автоматизации HR. Выберите подходящие программы/приложения, полностью задействуйте функционал, обучите сотрудников, подключите интеграции.

Также отслеживайте данные, анализируйте и оптимизируйте их. Настраивайте инструменты под потребности компании и рынка, специфику ниши.

Коротко о главном

• Автоматизация HR – комплекс IT-решений по отбору, мотивации, адаптации, обучению персонала.
• HR-инструменты позволяют упростить массовый отбор кадров, повысить эффективность привлечения, быстро отсеять некомпетентных соискателей.
• Больше всего автоматизация актуальна для внутренних коммуникаций, кадрового учета, обучения персонала.
• Автоматизация – поэтапный процесс, включающий выбор приложений и программ, их установку, настройку, освоение сотрудниками, аналитику данных.
• Спектр IT-софта для автоматизации охватывает прикладные программы для установки на ПК и онлайн-приложения.
• Результаты автоматизации HR обычно заметны через 1-2 года.

Бизнес

Читайте также:

Идеи и способы сплочения команды сотрудников в компании

Идеи и способы сплочения команды сотрудников в компании