Как пользоваться Google Calendar: полное руководство

Встречи, рабочие созвоны, дедлайны ― все эти даты мы фиксируем в календаре. Но встроенный планер в телефоне часто не закрывает потребностей современного пользователя. Для совместной работы с коллегами и составления личного графика подходит Гугл Календарь. Об особенностях работы и фишках сервиса рассказываем ниже. 

Интерфейс Google Calendar

Что такое Google Календарь и его основные возможности

Google Календарь ― это онлайн-инструмент для планирования задач. Пользователь создает в календаре карточки с задачами на каждый день. Оповещения о дедлайнах приходят на почту. 

Планировщик интегрирован со всеми программами Google и работает с личными и корпоративными аккаунтами. В Google Календаре можно:

• Вести заметки с бытовыми задачами: приготовить ужин, купить билет, сходить в театр.
• Планировать занятия. Например, в понедельник и пятницу у вас тренировки, а в среду — английский.
• Устанавливать напоминания о событиях, например о днях рождения или встречах с друзьями. 
• Вести контент-план для соцсетей. Просто распишите темы постов на каждый день и порядок публикаций.
• Создавать Гугл расписание для работников компании. Вы, как руководитель, можете составить список задач для каждого члена команды и проставить дедлайны.
• Формировать персональный список заданий, например связаться с клиентом, утвердить договор, обсудить детали проекта.
• Назначать рабочие встречи, созвоны, планерки. При создании встречи автоматически создается и ссылка на Google Meet. А еще вы можете открыть доступ к своему календарю, чтобы коллеги или клиенты сами выбирали удобное время.

Как создать и настроить Google Календарь

Чтобы пользоваться Гугл Календарем онлайн, у вас должен быть Google-аккаунт. Если его еще нет, перейдите по ссылке и нажмите «Создать аккаунт». Затем заполните все поля и оставьте номер, к которому будет привязан аккаунт. 

С конца 2022 года оформить личный кабинет на российские сим-карты нельзя. Но все еще можно создать аккаунт без привязки номера. Однако стоит учитывать, что в некоторых случаях , например при подозрении на необычную активность или для восстановления доступа, Google может запросить подтверждение личности через номер телефона.

Стартовая страница Google-аккаунта

Как только вы создадите ЛК, сможете заходить во все программы Google. Они будут синхронизированы между собой. У сервиса есть десктопная и мобильная версии.

Программатик от Calltouch позволяет автоматически закупать рекламу на целевых площадках. Это не контекстная реклама — Программатик подберет площадки конкретно под вашу аудиторию. В основе алгоритма — скоринговая модель. На основе ваших клиентов система найдет похожих пользователей и покажет рекламу именно им.

О том, как и какие показатели улучшают Программатик и другие инструменты от Calltouch, рассказали в нашем исследовании «Под капотом: трафик, конверсия и CPL в автобизнесе».

Вход в личный кабинет и календарь Google с компьютера и телефона

Как войти в планер через десктопную версию:

1. Чтобы войти в Гугл Календарь, перейдите по ссылке.
2. Авторизуйтесь в профиле.
3. Далее перед вами появится стартовое окно календаря. Создайте в нем заметки. Государственные праздники в календаре появятся автоматически.
4. При необходимости измените настройки: страна, язык, часовой пояс, быстрые клавиши.

Войти в Гугл Календарь можно через другие сервисы Google: Gmail или Google Документы. Справа на панели есть меню. Откройте его и выберите любую программу. 

Чтобы войти в Гугл Календарь с телефона, приложение потребуется скачать на Андроид или Айфон. Сервис синхронизируется с остальными профилями и соберет данные контактов. В приложении также можно создавать Гугл расписание и планировать работу на месяц с личного и рабочего аккаунтов. Для удобного управления и отслеживания задач установите на главный экран смартфона виджет календаря.

Создание нового календаря и настройка основных параметров

Разберемся, как пользоваться новым Гугл Календарем. Для этого нажмите «+» рядом со строкой «Другие календари», а затем ― «Создать календарь». Это нужно, чтобы отделить рабочие задания от личных дел. 

Так вы создаете второе пространство в приложении. Затем назовите Google Календарь и дайте краткое описание. После этого он отобразится слева на панели. Нажмите строку и начните редактирование.

Основные параметры Google Календаря:

• Часовой пояс. Это особенно важно, если вы работаете с командой из разных стран.
• Совместная работа. Открытость и доступность Google Календаря для других пользователей.
• Настройки уведомлений о мероприятиях и изменениях, которые были в календаре. К примеру, если вы установите новый дедлайн или добавите кому-то задачу, то участники сразу это увидят.
• Интеграция календаря с рабочими программами.

Если календарь не актуален, внизу в настройках вы можете его удалить или отписаться.

При открытии Google Calendar вы будете видеть все календари, созданные на этом аккаунте. Чтобы убрать какие-то из них, просто снимите галочку.

Как пользоваться Google Календарем: базовые функции

Базовая функция планера ― подписка на интересные Google Календари: спортивные события или праздники.

Если поставить галочку напротив строки «Контакты», то вы узнаете их дни рождения. А если вы нажмете на «+» в левом верхнем углу, то сможете создать мероприятие, задачу или Гугл расписание.

В правом верхнем углу есть вкладка «Задачи». Если на нее кликнуть, откроется список всех дел с дедлайнами. Эта категория также подходит для разовых или постоянных заданий. Их создают через опцию «Создать список».

Добавление и управление мероприятиями

После того как вы создали мероприятие, заполните параметры:

• Укажите дату начала и окончания события.
• Отметьте участников мероприятия. У всех гостей также должны быть Google-аккаунты. Если вы не добавляете оповещение по почте, то у пользователей должны быть Гугл Календари, чтобы узнать о планерке или совещании.
• Если вы планируете созвон, добавьте видеоконференцию в Google Meet.
• При необходимости прикрепите файлы, таблицы или опишите цель мероприятия.

Создание и настройка расписания встреч

Новая функция в Google Calendar ― расписание встреч. Она пригодится руководителям, у которых частые рабочие созвоны и офлайн-совещания. Здесь бронируют даты и время встречи, а приглашенные коллеги видят это в своем календаре. Они могут ответить на приглашение, придут они или нет, а информация о созвоне автоматически меняется в Google-календарях участников.

Чтобы назначить встречу, выставьте параметры:

• Длительность созвона.
• Периодичность. Если у вас планерка каждую неделю по понедельникам, то у всех участников автоматически будет занято время встречи.
• Дату и разрешения для гостей. Согласуйте Гугл-расписание со всеми аккаунтами, чтобы встречи не накладывались друг на друга.

Не забудьте выставить личное окно бронирования ― за сколько до начала и до конца мероприятия вас могут пригласить. К примеру, не раньше чем за 30 дней и не позже чем за 4 часа до встречи.

Использование Google Календаря на телефоне

Управление Google Calendar с телефона ничем не отличается от десктопной версии. Но создать гугл-расписание встреч нельзя.

Но с телефона расписание Гугл отслеживать удобнее. Минус — каждый сервис, с которым синхронизируется аккаунт, нужно скачивать на смартфон. Например, если вы планируете видеоконференцию, то Google Meet тоже нужно установить. В то время как в десктопной версии вы просто переходите по ссылке.

Синхронизация и интеграция с другими сервисами

Кроме того, что Google Calendar синхронизируется с другими программами корпорации, есть сторонние сервисы для совместной работы. Разберем подробнее. 

Настройка синхронизации с Gmail и другими аккаунтами

Обычно у пользователей два аккаунта в Google: рабочий и личный. Поэтому важно, чтобы задачи в Гугл-расписании не пересекались. 

Синхронизировать аккаунты нужно вручную. Для этого:

• откройте настройки;
• найдите раздел «Аккаунты Google»;
• нажмите «Синхронизация аккаунтов»;
• выберите, какие аккаунты нужно синхронизировать;
• кликните «Синхронизация».

Gmail и Google Календарь автоматически синхронизируются, так как у них общий аккаунт. Кроме того, В Гугл-расписании автоматически могут появляться встречи из писем, чтобы вы не забыли о важных событиях.

Импорт и экспорт календарей

Вы можете импортировать и экспортировать расписание Гугл:

• В настройках в левой панели выберите вкладку «Импорт и экспорт».
• Выберите файл на компьютере с расширением .ics или .csv.
• Выберите, в какой календарь вставить данные, и нажмите «Импортировать».

Экспортировать файлы лучше на компьютере. Для этого нужно просто выбрать Google Календарь и нажать «экспорт». Если же вы хотите сохранить Гугл расписание на устройство Apple, то выбирайте формат vCard.

Интеграция с приложениями и сервисами

Для интеграции с другими сервисами нужно:

• На правой панели нажать кнопку «Установить дополнения». Откроется список сервисов, с которыми интегрируется Google. Это умные приложения, программы для работы и для бизнеса.
• Выбрать сервис в Google Workspace marketplace. К примеру, доску Miro или Zoom для конференций. Также среди 100+ программ вы можете подобрать CRM. Некоторые программы не представлены на маркетплейсе, но они тоже интегрируются с Google Календарем.

Работа с Google Календарем онлайн

Онлайн-планеры удобны тем, что в них можно работать коллективно. Это касается не только Google календаря, но и, например, Яндекс календаря. Разберем, как упростить работу в группе с помощью совместного графика.

Создание онлайн-календаря для нескольких пользователей

Создание общего Google-календаря ничем не отличается от организации личного:

• создайте календарь как обычно;
• сделайте его общедоступным для всех организаций или для группы;
• добавьте людей в группу;
• если необходимо, выставьте напоминания по почте всем участникам.

Приглашать на встречи других участников можно по ссылке.

Как дать доступ к Гугл календарю другому пользователю

Это еще одна удобная функция для командной работы. Чтобы сотрудники видели, что вы заняты и не писали в неудобное время, им можно открыть доступ к своему Гугл расписанию. Чтобы это сделать:

• откройте меню «Мои календари»;
• выберите календарь и нажмите на три точки;
• в меню выберите людей, которые могут просматривать ваше Гугл расписание.

Если не хотите показывать отдельные встречи, скройте их. 

Дополнительные возможности и фишки Google Календаря

Кроме того, что можно поменять оформление и распечатать Гугл расписание, в сервисе есть дополнительные полезные фишки. Рассказываем о самых интересных.

Настройка и использование горячих клавиш

Горячие клавиши удобны в работе с текстовыми документами. В Google календаре тоже есть список быстрых команд:

• R ― обновить Google Calendar;
• Z ― отмена действия;
• S ― настройки;
• G ― переход к конкретной дате;
• A ― открыть список дел;
• C ― создать мероприятие;
• Delete ― удалить встречу или мероприятие.

Язык должен быть переключен на английский, иначе команды не сработают.

Использование видеовстреч и прикрепление вложений

Совещания не проходят без сопроводительных документов. Если нет возможности отправить файлы по почте, то прикрепите их в Google календаре для всех участников.

Для этого откройте «Другие параметры». Загрузите документы из Google сервисов или с компьютера.

Как работать с Гугл календарем для повышения продуктивности

Есть несколько приемов, которые повысят продуктивность работы с Гугл-расписанием:

• Измените настройки так, чтобы всегда получать уведомления о мероприятиях. Также всегда напоминайте коллегам о собрании.
• Выделяйте события разными цветами. К примеру, личные задачи ― зеленым цветом, рабочие ― синим, коллективные созвоны ― красным.
• Скрывайте задания, которые выполнили. Так на экране будет меньше визуального шума.
• Расширение Checker Plus for Google Calendar позволяет управлять календарем во всплывающем окне.
• Расширение Event Merge for Google Calendar помогает совмещать одинаковые события в разных календарях. К примеру, если вы назначили созвон на одинаковое время в разных планерах, то сможете это увидеть в одном из календарей. 

Создание повторяющихся мероприятий и задач

Повторяющиеся еженедельные или ежемесячные мероприятия необязательно планировать каждый раз заново. Просто при создании задачи в дополнительных параметрах укажите периодичность.

Защита от спама

Иногда мошенники рассылают спамные приглашения на мероприятия, а Gmail создает из них мероприятие в Google Calendar. Как решить проблему:

• Если в календаре редко появляется спам, то заблокируйте адрес, с которого его шлют. Нажмите «Настройки», затем ― «Дополнительные действия» и «Отметить как спам».
• Если спам постоянный, то календарь придется удалить. 
• Чтобы заблаговременно защититься от спама, зайдите в настройки календарей и выставьте параметр «Добавлять приглашения только известных отправителей».
• Также не забудьте в Gmail настроить антиспам-фильтр.

Решение проблем и часто задаваемые вопросы

Почему у меня проблемы со входом в календарь Гугл?

Для начала проверьте подключение к интернету. Если оно стабильно, то посмотрите, открыт ли нужный календарь в списке. Убедитесь, на тот ли аккаунт назначена встреча. Также обратите внимание, что в России сервис сбоит. Тогда нужно заходить через прокси.

Как устранить ошибки синхронизации?

Проверьте, стабильно ли подключение к интернету и не скрыт ли календарь. Возможно, придется переустановить приложение. Если это не помогает, обратитесь на форум или опишите проблему экспертам Google.

Коротко о главном:

• Google Calendar ― это современный онлайн-планер для совместной работы и личного пользования. Вход в Гугл Календарь возможен только при наличии Google-аккаунта. 
• Вы можете работать в Google Calendar с ПК или с телефона, но на смартфон придется скачать приложение. 
• Вы также можете синхронизировать Google Calendar с другими сервисами от Google: документами, почтой и контактами. 
• Планируйте Гугл расписание для своих коллег. Для этого к ним в календарь добавляют встречи, созвоны и рабочие задачи.
• Интегрируйте программу с CRM и другими платформами для оптимизации работы на проекте. Упрощайте управление и следите за расписанием поставок и продаж в одной системе. Это проще всего сделать через интеграцию с сервисом сквозной аналитики.