Философия кайдзен для управления бизнесом

Кайдзен — одна из ключевых концепций менеджмента, которая основана на непрерывном улучшении бизнес-процессов. Она позволяет повысить продуктивность работы компании независимо от сферы и масштабов деятельности.

Понятие Кайдзен (Kaizen) состоит из двух частей: «Кай» (Kai) — перемены, изменения, и «Зен» (Zen) — к лучшему. Впервые об этой концепции заговорили в 1986 году, когда консультант по менеджменту Масааки Имаи выпустил книгу «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний».

Рассказываем, что такое система кайдзен, на каких принципах она основана и как успешно применять ее методы и инструменты.

Зачем использовать

Главная цель концепции кайдзен — непрерывное улучшение. Ее используют в малом, среднем и крупном бизнесе, чтобы непрерывно совершенствовать рабочие процессы, успешно достигать KPI (ключевых показателей эффективности), улучшать качество товаров и услуг.

Философия кайдзен выгодна всем. Потребители получают продукцию высокого качества, а компании сокращают издержки, поддерживают здоровый микроклимат, оптимизируют внутренние коммуникации, непрерывно повышают квалификацию сотрудников на всех уровнях.

Бизнес

Читайте также:

Нестационарный торговый объект: как получить разрешение и что необходимо в работе

Нестационарный торговый объект: как получить разрешение и что необходимо в работе

Что такое бережливое производство

Основной принцип кайдзен — бережливое производство (lean manufacturing) — стремление предприятия к минимизации издержек. Концепция предполагает, что необходимо исключать части производственного процесса, которые не повышают его эффективность.

К потерям относят непродуктивное взаимодействие внутри компании, большие временные промежутки между этапами производства, технологические недочеты, убыточное перепроизводство.

Первой компанией, которая применила идеи бережливого производства, стала Toyota. Это крупнейшая автомобилестроительная корпорация, которая была основана в Японии и была вынуждена предпринимать серьезные шаги для быстрого восстановления после Второй мировой войны.

В Россию принципы бережливого производства пришли гораздо позднее — только в 2018 году. Первыми компаниями, которые присоединились к этой концепции, стали «Почта России», «Сбербанк» и «Российские Железные Дороги» (РЖД).

В чем отличия кайдзен от других систем управления

Согласно философии кайдзен успешная компания делает все необходимое, чтобы «сблизить» производство и продажи. Она предлагает то, что нужно потребителю, — продает товары и оказывает услуги, пользующиеся спросом, и не допускает убыточного перепроизводства.

Если сравнивать систему кайдзен с традиционным подходом к управлению бизнесом, то основное отличие кроется в специфике целей. Если кайдзен направлен на обеспечение бережливого производства и завоевание внимания потребителей, то традиционный — на победу над конкурентами.

Концепция кайдзена предполагает производство только тех продуктов, в которых действительно нуждаются потребители. Компании, придерживающиеся традиционного подхода в управлении, часто производят все, что могут произвести, не уделяя должного внимания анализу спроса.

Владельцам интернет-магазинов приходится постоянно анализировать спрос и конверсии, быстро принимать верные решения по рекламе. Контролировать ситуацию удобно с понятными отчетами Сквозной аналитики Calltouch. Они помогают определять, какая реклама убыточная, а какая — дает результат. Основываясь на них, вы сможете своевременно вносить изменения в маркетинговую стратегию и планировать рекламные кампании с учетом динамики спроса.

Основные элементы концепции

Единой стратегии кайдзен не существует — правильнее называть ее набором принципов, которые в долгосрочной перспективе поднимают производительность труда: мотивируют коллектив предприятия работать все более продуктивно, повышают личную ответственность и дисциплину сотрудников.

Основные элементы философии кайдзен, которые можно применять в разных компаниях для управления бизнес-процессами:

• Работа в команде. Чтобы увеличить производительность труда, повысить качество товаров или услуг, а главное — создать комфортный психологический климат для эффективной работы, важно обеспечить качественное взаимодействие между всеми сотрудниками. Необходимо работать сообща и ощущать себя одной командой, чтобы достичь общих целей, поставленных руководством компании, — например увеличить объем продаж на 5–7% в течение года.

В основе командной работы всегда лежит общение. Важно, чтобы участники команды проводили мозговые штурмы, взаимодействовали в перерывах между работой, понимали и поддерживали друг друга. Особое значение имеют неформальные встречи и доступ к инструментам для совместной работы, чтобы сотрудники могли продуктивно общаться тет-а-тет или в группах.

• Самодисциплина. Заключается во внедрении стратегии PDSF: «Планируй — делай — проверяй — воздействуй». Важно, чтобы каждый сотрудник был инициативным, проявлял ответственность и личную дисциплину: самостоятельно определял задачи и процессы, необходимые для скорейшего достижения общей цели, внедрял их в рабочий процесс, измерял и контролировал промежуточные результаты.

Стратегия PDSF улучшает качество продуктов и бизнес-процессов и напрямую зависит от наличия у сотрудников личной дисциплины. Используйте разные инструменты, чтобы ее развивать. Например, попросите коллектив уделить вам несколько минут и составить список причин, почему важно непрерывно работать над собой и в чем заключается профит такого подхода для всей команды.

• Мотивация. Мотивированные сотрудники работают лучше. Они быстрее закрывают поставленные руководством задачи, а главное — делают это качественно. Мотивация может быть материальной (в виде премии к окладу или дополнительной выплаты) либо нематериальной (например, карьерный рост). В любом случае она повысит лояльность сотрудников и поддержит здоровую атмосферу в коллективе.

Согласно концепции кайдзен сотрудники всегда должны сохранять активный рабочий настрой — только в этом случае им удастся достигнуть поставленных целей. При этом доля ответственности ложится не только на персонал компании, но и на руководителей, которым предстоит мотивировать подчиненных и предпринимать меры для поддержания здоровой рабочей атмосферы.

• Использование мозгового штурма. Следующий элемент системы кайдзен — брейншторм-группы. Концепция предполагает, что в компании должны быть созданы группы мозгового штурма с привлечением сотрудников из разных структурных подразделений. Это позволит эффективно взаимодействовать, обмениваться новыми идеями и быстрее находить препятствия, мешающие развитию проекта или достижению результата.

Брейншторм-группы могут собираться регулярно (1–2 раза в месяц) или время от времени (для обсуждения конкретных проблем). Они позволяют находить нестандартные решения, когда привычные стратегии и инструменты не дают желаемого результата. Достаточно собрать группу и выбрать технику мозгового штурма, например метод Дельфи.

• Копилка идей. Один из постулатов философии кайдзен для бизнеса — дать каждому сотруднику возможность быть услышанным. В копилку идей все работники, независимо от стажа, специальности и должности, смогут вносить предложения по оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности взаимодействия между разными отделами, улучшению условий работы.

Руководство должно будет рассматривать эти предложения и внедрять наиболее перспективные идеи на практике. Чтобы реализовать задумку, достаточно создать отдельную электронную почту или бизнес-процесс в CRM-системе. Также можно установить в офисе стильный ящик с прорезью, куда сотрудники будут класть свои идеи и пожелания.

Принципы 5S

5S — эффективный инструмент, использование которого лежит в основе бережливого производства и концепции кайдзен в целом. Это настоящая философия успешного рабочего процесса, которая повышает производительность труда и создает комфортную обстановку для сотрудников.

Не менее важно рационально использовать каждую минуту рабочего времени и не тратить его на обработку нецелевых обращений. Бизнесы часто сталкиваются с таким видом спама, как накрутка звонков. Его используют конкуренты, ненадежные подрядчики и рекламные платформы. Такие звонки расходуют бюджет и отнимают время операторов контакт-центра. Распознать сомнительные обращения поможет сервис Антифрод Calltouch — а вы сможете отказаться от сотрудничества с недобросовестными партнерами и площадками.

Что такое 5S:

• Seiri (сортировка). Все, что не используется в работе, должно быть отсортировано и удалено с рабочего места. Избавление от ненужных предметов освобождает пространство, повышает безопасность и культуру труда.
• Seiton (систематизация). Все, что требуется для эффективной работы, необходимо систематизировать и расположить так, чтобы оно находилось под рукой. У каждого инструмента или предмета должно быть одно и то же место хранения, которое не будет меняться.
• Seiso (содержание в чистоте). Уборка рабочего пространства (оборудования) и поддержание места в чистоте производится в течение всей смены. 
• Seiketsu (стандартизация). Первые три шага — сортировка, систематизация и поддержание чистоты — должны стабильно и регулярно применяться на практике всеми сотрудниками, включая руководителей компании. Только в этом случае они станут неотъемлемой частью рабочего процесса.
• Shitsuke (совершенствование). Формирование привычки регулярного и тщательного выполнения новых правил — удаления ненужных вещей из рабочего пространства, разработки эффективной системы хранения, содержания оборудования и места в чистоте.

Как внедрить кайдзен

Кайдзен — многоступенчатая стратегия, которую невозможно реализовать за 1–2 дня. Японская философия управления предполагает, что лучше делать маленькие шаги, которые постепенно приводят к значимому результату, чем не делать ничего.

Чтобы внедрить кайдзен, открыто говорите о проблемах компании, соберите статистику и данные о работе каждого отдела. Определите, какие потери и в каком количестве несет ваш бизнес, подумайте, как можно их избежать, соберите идеи и предложения от сотрудников по усовершенствованию условий труда.

Выберите, с чего лучше начать внедрение кайдзена: работы над отношениями в коллективе, перехода к основам бережливого производства или приведения рабочего пространства в надлежащий вид.

Коротко о главном

• Кайдзен — стратегия, философия, набор принципов, направленных на оптимизацию рабочих процессов.
• Впервые концепция возникла в послевоенное время в Японии. Сегодня она активно применяется компаниями по всему миру, в том числе и в России.
• Один из основных принципов кайдзена — бережливое производство, которое предполагает сокращение издержек.
• Базовые принципы 5S: сортировка, систематизация, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование.
• Кайдзен не подходит тем, кто ждет мгновенных результатов. Это целая философия управления, сфокусированная на бережливом производстве и грамотной мотивации сотрудников.