ERP-системы: что это такое и как они устроены

Сегодня бизнес, который ведет бухучет только на бумаге, нежизнеспособен. Чем больше задач автоматизированы и разложены по электронным полочкам, тем проще наращивать прибыль. Как это сделать? С помощью ERP.

Если вы задаетесь вопросом, что это такое — ERP система, — то мы здесь, чтобы подробно на него ответить. Ниже читайте о плюсах и минусах программы, какие есть типы развертывания и как понять, что вашему бизнесу нужна ERP.

Что такое ERP

ERP или Enterprise Resource Planning — это набор инструментов, который помогает организовать и автоматизировать бизнес процессы компании. Например, ее финансы, менеджмент, производство, закупки и другое. Современные сервисы работают с технологиями искусственного интеллекта, помогают упростить рутину и проводить мгновенный анализ компании, партнеров и продаж.

Часто ERP путают с CRM, но это не одно и то же. Цель CRM — обработка информации о клиентах, ее накопление, анализ. В системе сохраняются сведения о покупках, сделках, переговорах, звонках, счетах и другом. CRM анализирует воронки продаж, скрипты, работу операторов. Это экономит время на подготовку документов и отчетов. ERP же ориентируется на планирование, контроль ресурсов и персонала. Она нужна, чтобы отделы фирмы работали согласовано. Нужно один раз ввести данные в ERP, и они будут доступны в электронном виде.

Отличие ERP от CRM в том, что ERP держит фокус на снижение расходов и организацию работы внутри фирмы, а CRM — на рост продаж и прибыли. В последнюю пару лет в некоторые CRM стали добавлять модули ERP. Так получаются комбинированные программы. 

Преимущества ERP

У ERP-систем множество плюсов. Они могут меняться в зависимости от типа развертывания или провайдера. Но есть несколько общих преимуществ для всех ERP решений:

• Рост продуктивности. ERP помогает автоматизировать рутинную работу, а значит — освобождает время сотрудников для других задач.
• Инсайты и идеи. ERP избавляет компанию от десятков хранилищ информации. Теперь ее можно хранить в одном месте, а значит — получать ответы и результаты анализа быстрее.
• Быстрые отчеты. Данные уже систематизированы — отчет можно получить в пару кликов. 
• Сниженные риски. За счет адаптированной ERP-модели растет прозрачность и контроль входящих и исходящих данных. Проще соблюдать требования нормативов, прогнозировать и предотвращать риски. Это плюс к безопасности компании.
• Упрощенные IT-процессы. Сотрудникам проще работать с ERP. Система интегрируется с приложениями и сторонними площадками. Так вы получаете нужную информацию в одном окне, и за ней нет смысла ходить по десятку платформ.
• Улучшенная маневренность. Быстрый доступ к данным помогает сотруднику быстрее реагировать на проблемы, а значит, решать их. 

Недостатки систем ERP

ERP полезна для компаний разных сегментов. Но прежде чем внедрять ее в работу, стоит узнать о минусах. Вот в чем состоят основные недостатки систем ERP:

• Это дорого. Приблизительная цифра — от 500 тыс. руб. в месяц за обслуживание для МСП. Также придется оплатить установку.
• Долгое внедрение. Чем больше компания, тем дольше под нее придется адаптировать ERP. Это может растянуться от полугода до нескольких лет.
• Расходы на обучение персонала. Первая сложность в этом вопросе — организация тренингов и вебинаров. Вторая — в отсутствии энтузиазма персонала. Третья — в запросе на повышение зарплаты после освоения новых навыков.

Также к недостаткам относится и интеграция накопленной информации. Чем больше данных, тем дольше и сложнее это будет. При этом без потерь обходится редко. Часть информации работник может даже переносить вручную.

Примеры ERP-систем в разных отраслях

ERP впишется в любую сферу — от изготовления шариковых ручек до производства станков. Почему? Чтобы принимать верные управленческие решения, бизнесу нужна точная информация здесь и сейчас.

Рассмотрим пару прикладных примеров:

• Энергетика и ЖКХ. Этим компаниям нужно мониторить активы в режиме реального времени. Это помогает вовремя реагировать на спрос, а еще — заменять стареющие мощности. Если у таких компаний не будет ERP, быстро и уместно распределить инвестиции не получится. Также не получится удачно спрогнозировать, сколько запчастей и материалов потребуется на будущий период. Это ведет не только к проблемам с обслуживанием клиентов, но и к конфликтам с вышестоящими органами.
• Опт и розничная торговля. Для этих ниш крайне важны своевременные поставки. А еще фирмы постоянно пытаются сократить расходы на логистику и время на доставку. ERP помогает «прямо здесь и сейчас» узнать остатки на складах, данные о закупках и запасах. Плюс, упрощается порядок электронных продаж. Например, ERP помогает сократить число забытых корзин и повысить средний чек, а еще постепенно повышает конверсию интернет-магазина. Так число, близкое к 100%, станет реальностью, а 2% — воспоминанием.
  

Конверсия на сайте всего 2%, а хотелось бы все 100? Просто подключите Calltouch

Откройте доступ ко всем посетителям сайта

Звоните, отправляйте SMS, даже если нет контактов

Подробнее

• Ниша услуг. Например, бухгалтерия, юридические и налоговые фирмы. В этом случае ERP предприятия помогает не запутаться в массиве цифр, четко следовать графику и контролировать рентабельность проекта. Благодаря этому бухгалтер вовремя оплатит налоги, а юрист — отследит даты исполнения контрактов. 

Из чего состоит ERP-система

Система ERP включает три компонента:

1. Платформу. Это «скелет» ERP или программная среда для бизнес-процессов. На платформе представлены базовые функции программы и инструкции, как с ней работать. 
2. Модули. Это ряд компонентов ERP, которые подключают фирмы. При их выборе руководители опираются на задачи бизнеса. Например, есть модули для поставок или производства, финансовые, бухгалтерские. В дальнейшем их легко соединить или подключить новые. Пример — «1С:Предприятие».
3. Базу данных. Это полный набор инструментов для работы и хранилище. В дальнейшем отсюда берут информацию, которая направляется в разные модули. 

А вот несколько самых распространенных модулей, которые покупают компании разных сегментов и объемов:

• Финансы и бухгалтерия. Это база для любой компании. Отсутствие бухучета или ошибки в нем могут подкосить бизнес. Благодаря ERP можно создавать и хранить бухгалтерские и налоговые документы, а также следить за сроками их исполнения.
• Менеджмент. Речь идет об учете персонала, зарплат, рабочего времени и об HR-аналитике.
• Производство. В программе можно посмотреть, что происходит в цеху, в режиме реального времени. Например, промониторить запасы или уровень загрузки мощностей. Это помогает быстрее решать проблемы на производстве, находить «узкие» места и закрывать заказы в порядке приоритета.
• Поставки и Склад. Это разные, но одинаково востребованные модули. В первом управляют закупками, логистикой и контролируют сделки с поставщиками. Во втором — следят за запасами и отгрузками, планируют логистику и объемы заказов.
• Управление проектами. Речь идет о бюджетировании, планировании и проектном менеджменте. 

Это базовые модули. Они помогают выстроить корректный документооборот. Это критично важно для бизнеса с его первых месяцев. А если вам потребуются другие функции — их можно подключить в любой момент. Например, модуль «Управление качеством» или «Полиграфия». 

Как работает ERP-система

ERP работает за счет взаимодействия модулей. Каждый из них может выполнять пул задач только в одной нише, но все они берут данные из одной базы. Модульная система в этом случае похожа на сбор двигателя. Просто подберите те запчасти, которые подходят вашему бизнесу, и он будет функционировать. Плюс — это делает ERP дешевле. Вам не нужно платить за то, чем вы не пользуетесь. 

Такие системы доступны по подписке на облако или в качестве «коробочного» решения. Выбор за руководством фирмы. Как его сделать, рассказываем ниже.

Типы развертывания ERP-систем

Облачное развертывание ERP системы

В этом варианте ERP сосредотачивается в облаке. В интернете вы просто покупаете услугу через подписку. Это значит, что вы регулярно платите за доступ к системе, а ее обслуживание ложится на плечи провайдера. Он будет регулярно обновлять программу и поддерживать безопасность от имени компании. 

В 2024 году облачная ERP — самый востребованный тип развертывания. И вот почему:

• это дешевле, потому что компания не несет затрат на установку;
• интеграция проходит быстрее, так как все, что нужно, — это авторизоваться на платформе;
• масштабироваться становится проще, потому что система базируется на чужих серверах.

Локальная ERP

Это тип развертывания внутри компании. Обычно систему устанавливают на внутреннем сервере. Дальнейшее обслуживание становится задачей IT-отдела. Поэтому до того, как выбирать локальную ERP, нужно подумать, есть ли у фирмы обученный для этого персонал. 

Технически усовершенствованные ERP дают возможность обновить локальные программы до облачных. Но для этого потребуются грамотное планирование и постепенный переход. Плюс — нужно выбирать такую локальную ERP, в которой есть встроенная возможность перехода, иначе перейти не получится и придется выбирать новую ERP.

Гибридное развертывание ERP

Это формат, в котором часть информации хранится в облаке, а часть — на локальном сервере. Еще гибрид называют двухуровневой ERP. Суть в сочетании обоих подходов. Его часто выбирают крупные предприятия, которые хотят объединить простоту использования облачной ERP и надежность хранения локальной системы.

Стоимость владения ERP-системой

Однозначно ответить про полную стоимость владения ERP невозможно. Это зависит от провайдера, набора модулей и способа развертывания. А еще от ниши компании-пользователя, ее скрупулезности в обслуживании и регулярности обновления продукта.

Стоит разобраться, что входит в понятие «владения» системой. Цена за установку и обслуживание — далеко не все затраты. Придется нанять в штат IT-специалистов, если речь идет о локальной системе, либо провести ряд вебинаров, если речь о подписке на облако.

Но можно смело утверждать, что обслуживание локальной ERP дороже облачной, а два модуля дешевле десяти. Удачный вариант для сокращения капитальных и операционных затрат — облачное решение с минимальным набором модулей.

Признаки того, что вам нужна ERP-система

Если система, на которой вы работаете, дает сбой — настало время ERP. Это уместное решение для всех современных компаний, которые беспокоятся о безопасности информации и грамотном учете. Вот на что стоит обратить внимание, если вы еще раздумываете, нужна ли вам ERP:

• Вам не хватает функционала ПО, к которому вы привыкли. Например, вы десять лет работаете с программой, в которой вас устраивают базовые функции. Но затем вы открыли филиал в другом городе и клиентов стало больше. Вы начинаете замечать, что текущее программное обеспечение уже не справляется с нагрузкой, сбоит и не отвечает запросам рынка. Значит, пора его менять на современную ERP и продолжать наращивать обороты. Развивайте и методы привлечения клиентов, и тогда компания будет расти даже быстрее, чем вы можете представить.
  

• Вы путаетесь в хранилищах данных. Почти любой малый бизнес начинается с плана «на коленке». Но со временем листочек с приблизительными затратами превращается в структурированную электронную систему. Чем больше бизнес, тем больше записей, документов и отчетов. Тем больше персонала и ответственности за выплаты и налоги. Проще и надежнее, когда все данные хранятся в одной базе. Тогда нет шанса, что бухгалтер запутается и что-то не учтет. Если вы используете несколько программ и понимаете, что в этих записях даже черт ногу сломит — вам нужна ERP.
• Функционала, который связывает клиента и учетное ПО, недостаточно. К примеру, вы запустили мобильное приложение. Клиенты высокого его оценили и стали делать заказы. Но связи между приложением и системой планирования нет. Тогда сотрудники, которые отвечают за закупки и логистику, столкнутся с проблемами. Вопрос решается через ERP, где можно оперативно установить связь между каналами и не потерять клиентов.

А вот еще несколько однозначных «да» в пользу ERP. Он вам нужен, если:

• сотрудники компании занимаются рутинными задачами большую часть дня;
• чтобы получить операционный отчет, вам надо кому-то звонить, рыться в хранилищах и пользоваться помощью нескольких сотрудников;
• вы не можете интегрировать и объединить несколько программ, в которых у вас хранятся данные;
• отчеты про остатки на складах и движение денег формируются не по первому запросу, а через время;
• отчеты доступны только на том компьютере, куда их поместили;
• отслеживание и контроль общения с клиентами заторможены;
• людям из разных отделов проще договориться о встрече и собраться лично, чем разбираться в работе ПО;
• ваша компания переросла уровень, когда было достаточно вас и бухгалтера, чтобы вести дела.

Как выбрать и внедрить ERP

От разнообразия предложений на современном рынке ПО разбегаются глаза. Для начала вам нужно составить список задач, которые стоят перед бизнесом. Затем выбрать тип развертывания и набор модулей, которые бы решали задачи из составленного списка. Учтите также следующее:

• Кто будет разбираться в новой системе. Нужно ли обучать этого сотрудника, а может, стоит нанять еще одного в штат. 
• ERP — это удобно, но это не волшебная таблетка. Отчеты из программы нужно будет кому-то анализировать и, возможно, дополнять, если в системе не хватает данных.
• Бюджет. Внедрение ERP — это недешево. Поэтому вам надо заранее обозначить границы. 

Начать внедрение ERP просто — достаточно обратиться к провайдеру и запросить консультацию менеджера. Он подробно расскажет, как это будет происходить. 

Сложности внедрения ERP для бизнеса

Мы проанализировали десятки отзывов от пользователей, которые сомневались, стоит ли устанавливать ERP. Вот самые распространенные сложности, с которыми они столкнулись:

• Подбор оптимальной ERP. Из-за разнообразия можно легко прогадать с выбором, если не разбираться в системах самому. Например, часть компаний выбирает монолитные решения, хотя они не нужны фирме. Отсюда — оплата ненужных функций и разочарование в ERP. Чтобы это решить, нужно заранее проконсультироваться с IT-специалистом, которому вы доверяете.
• Расходы. Малому бизнесу тяжело отдавать от полумиллиона в месяц, чтобы обслуживать несколько жизненно важных модулей. 
• Интеграция с уже работающими в компании ПО. Если вы выбираете несколько модулей, которые будут дополнением к уже работающему ПО, данные могут не синхронизироваться. Тогда встанет выбор: либо переводить альтернативное ПО на дополнительные модули и платить за это, либо искать варианты, как организовать работу.

Заключение

Коротко о главном:

• ERP — это программа, которая помогает организовать работу компании. В ней хранятся данные обо всех документах. Например, данные о денежных потоках, остатках на складах и запасах. 
• ERP важна для бизнеса любого масштаба. Эта система переносит операции с бумаги в компьютер и быстро выдает отчеты по запросу.
• Система может быть локальной (самый дорогой вариант), облачной или гибридной. Какую конкретно выбрать — зависит от нужд и задач бизнеса. 
• Как понять, что настало время для ERP? Операционная деятельность становится тяжелее. ПО не справляется с объемом задач и клиентов. В результате рутина тормозит, а сотрудники разбираются с завалами бумаг, а не привлекают новых клиентов.
• Сколько будет стоить ERP, предсказать сложно. Это зависит от типа развертывания, числа сотрудников, количества выбранных модулей, провайдера и других обстоятельств. Чтобы разобраться в том, что нужно вам, проконсультируйтесь у IT-эксперта.