Эффективный рабочий процесс по Скраму: как это работает и при чем тут Скрам-мастер

Согласно исследованию компании ScrumTrek, Скрам помог 58% опрошенных команд увеличить скорость вывода на рынок новых продуктов. А 63% — улучшить управление удаленными сотрудниками.

Хотите перенять этот подход к ведению бизнеса и зарабатывать больше? Вам понадобится пригласить в команду Скрам-мастера и организовать Скрам-среду. Как это сделать, рассказывает Михаил Вдовин, сертифицированный Professional Scrum Product Owner, Product Owner of Backoffice в Profee.com.

Что такое Скрам

Слово «скрам» пришло из регби — так называется момент схватки противоборствующих команд. Все игроки становятся вплотную, поддерживают друг друга за плечи и, как единый организм, пытаются отбить у соперников мяч.

В этом заключается сущность Скрама как методики управления проектами. Это свод правил, ценностей, принципов и практик, которые помогают бизнесу «завладеть мячом» — разработать и вывести продукт на рынок. Раньше Скрам применяли только программисты, но постепенно эта гибкая система управления проектами распространилась и на другие индустрии.

Скрам — это методика управления проектами, которая помогает командам быстрее и эффективнее добиваться целей.

Бизнес

Читайте также:

Как проводить аналитику продаж на OZON

Как проводить аналитику продаж на OZON

Из чего состоит Скрам

Для организации Скрам-среды необходимо наличие трех ролей, пяти событий и трех артефактов. Если чего-то из этого перечня не хватает, такую организацию рабочего процесса нельзя назвать Скрамом. Давайте разберем все составляющие.

Роли в Скраме

Владелец продукта. Это не в прямом смысле его обладатель, а участник Скрам-команды, который общается с заказчиком и определяет наилучший способ создания конечного продукта. Он присваивает приоритеты задачам и следит, чтобы их выполнение приближало команду к нужному результату.

Исполнители. Коллектив до десяти человек, которые помогают друг другу создавать продукт. Участники команды сами определяют, как именно будут выполнять работу. Владелец продукта не указывает им, как достигать результатов.

Скрам-мастер. Следит, чтобы Владелец и Исполнители придерживались правил Скрама. Постоянно ищет возможности оптимизировать коллективную работу и помогает участникам внедрить изменения в ежедневную рутину.

Главное отличие Скрама от классических подходов — в нем нет иерархии. Это значит, что нет начальников и подчиненных, — все равны. Часто бывает так, что разработчики воспринимают Владельца продукта как руководителя. Это неверно, потому что у каждого участника команды свои задачи и функции, и никто не может быть «главнее».

В Скрам-команде должно быть достаточно людей и компетенций, чтобы она могла работать самостоятельно, без привлечения других специалистов. Только тогда появляется ответственность за результат, а также устраняется основная проблема водопадного подхода — функциональные колодцы.

«Водопад» — подход к созданию продукта, подразумевающий последовательный переход с одного этапа на другой. Противопоставляется гибким методикам как неэффективный. Источник: Willian Justen de Vasconcellos, unsplash.com

Пример такого колодца: команда взялась за новый проект, но среди участников нет дизайнера. Он работает вне штата и выполняет заказы от разных компаний. В этом случае задача попадет к дизайнеру в очередь — и неизвестно, когда будет выполнена. 

В результате команда не сможет уложиться в срок. Между разными компаниями возникнет ненужная конкуренция за время дизайнера, а внутри коллектива — пропадет ответственность, потому что сорванный дедлайн можно будет оправдать внешними обстоятельствами.

События в Скраме

Для начала стоит сказать, что работа по Скраму — это работа спринтами. Под спринтом подразумевается короткий интервал времени, в течение которого команда выполняет определенный пул задач. Обычно он длится две недели. 

Итак, события Скрама:

• Создание бэклога — перечня рабочих задач в порядке важности. Его разрабатывает Владелец продукта после общения с заказчиками. Все участники Скрама актуализируют задачи один раз за спринт — добавляют новые или, наоборот, убирают лишние. Это называется груминг бэклога.
• Планирование спринта. Исполнители и Скрам-мастер обсуждают объем работ и решают, какие задачи реально закончить за 14 дней.
• Стендап — ежедневное совещание длиной до 15 минут. На нем каждый участник делится тремя вещами: 

— что он сделал за вчерашний день;

— что планирует делать сегодня;

— что ему мешало или может помешать.

• Обзор итогов спринта. Команда обсуждает инкремент — выполненные задачи из бэклога. На этом этапе Владелец либо запускает продукт, либо планирует следующий спринт. 
• Ретроспектива спринта. Обсуждение достижений и ошибок команды, анализ взаимодействия между участниками. 

События Скрама обеспечивают непрерывный цикл разработки: придумали — попробовали — проанализировали — поняли, что делать дальше. И так — бесконечно. Чтобы цели внедрения Скрама в компании достигались, нужно соблюдать этот цикл неукоснительно, без изменений.

Как быстро эти инструменты начнут работать, зависит от людей и среды. Главное правило — не нужно бояться ошибок и любыми способами пытаться их избежать. Пробы и ошибки «зашиты» в самой идее Скрама как эмпирического подхода. Только получая свой опыт, вы можете сделать выводы, уникальные для вашей ситуации, и что-то изменить в следующий раз. Я бы даже сказал, что ошибки — это движущая сила Скрама.

Артефакты в Скраме

• Бэклог продукта — все работы, которые нужно выполнить для его создания.
• Бэклог спринта — задачи в рамках двух недель.
• Инкремент — результат, к которому нужно прийти по окончании спринта, его цель.

Артефакт — это не только античная скульптура, но и инструмент, который помогает настроить эффективный рабочий процесс. Источник: Сristina Gottardi, ru.freepik.com

Можно ли в Скраме обойтись без Скрам-мастера

Казалось бы, есть Владелец продукта, который ставит задачи, и команда, которая их выполняет. Зачем в этой формуле еще и Скрам-мастер — неужели участники сами не договорятся о соблюдении правил Скрама?

Подробнее о том, почему и когда Скрам-мастер нужен команде продукта, говорилось в одной из более ранних статей блога. От себя добавлю лишь, что этот специалист снимает с исполнителей организаторские задачи и высвобождает их время на реализацию проекта. Мастера не обязательно брать в штат — достаточно периодически с ним консультироваться. Например, в момент настройки Скрам-среды в коллективе и когда чувствуете, что не получается удерживать фреймворк.

Как проверить Скрам-мастера и понять, что перед вами профессионал

Отличить эксперта от самозванца можно в процессе беседы с ним. На собеседовании я всегда спрашиваю кандидата, что он делал на прошлой работе и чем больше всего гордится. Хорошо, если человек рассказывает о достигнутых целях. Это может быть что угодно: расширение охвата рынка, повышение качества кода и так далее. 

Эффективность Скрам-мастера сложно измерить в цифрах, да и, пожалуй, в этом нет смысла. Нужно оценивать фактические изменения, которые произошли в команде после работы с ним. 

Например, Скрам-мастер пришел в компанию, где сотрудники не умели договариваться друг с другом и постоянно срывали сроки релизов. Благодаря ему они стали осознаннее, научились командной работе, открытому обсуждению и решению проблем. В результате выросли скорость поставки продукта и его качество. Настоящий Скрам-мастер сможет разложить по пунктам, что он для этого сделал. Если рассказ будет конкретным и подробным, то с таким кандидатом точно стоит познакомиться поближе. 

Настоящий Скрам-мастер в ответах на вопросы приводит случаи из практики, а не информацию из методичек и курсов. Источник: Jason Goodman, unsplash.com

Еще во время собеседования я напрямую спрашиваю, придерживается ли кандидат ценностей Скрама. Вот они:

• Фокусировка. Важно уметь не распылять внимание на множество задач, а выделять время под каждую. Это помогает эффективно решать самые приоритетные задачи и быстро переходить к следующим.
• Открытость. Внутри Скрам-команды важно обсуждать все проблемы, не бояться предлагать идеи. Это позволит упростить процесс, не накапливать недопонимания и системные ошибки. 
• Обязательность. Каждый участник команды несет ответственность за общий результат, в том числе Скрам-мастер. Поэтому и ему важно чувствовать полную преданность цели и прилагать все возможные усилия для ее достижения.
• Уважение. Все взаимодействие в Скрам-команде строится на безоговорочном уважении друг к другу. Именно это позволяет каждому участнику открыто высказываться и быть уверенным, что его мнение ценно.

Каким компаниям подходит Скрам

Скрам-среда распространяется не только на членов команды, но и на стейкхолдеров продукта. Руководство или клиенты-заказчики также должны быть вовлечены в работу по Скраму. 

Если в компании есть многоуровневая иерархия, спускание приказов сверху, негибкие планы и нормативы, то Скрам-команда не сможет в ней существовать. Часто это происходит в технологических или финансовых корпорациях, которые хотят быть современными, но еще не умеют.

Нельзя до обеда строить продукт в эмпирическом подходе, а после — писать бесполезные отчеты и бесконечно согласовывать служебные записки. Источник: Brands&People, unsplash.com

О том, что в компании здоровая Скрам-среда и команда может работать эффективно, говорит выполнение следующих условий:

• Заказчик не требует строго соблюдать план и позволяет экспериментировать, проводить исследования.
• Есть возможность совершать ошибки, и цена у них низкая. Например, строить самолет по Скраму нельзя — цена ошибки слишком высока.
• Клиент или заказчик находится в постоянном контакте с командой и регулярно дает обратную связь.

Все участники процесса должны доверять друг другу, разделять общие ценности и следовать им. Иногда даже очень хороший и опытный Скрам-мастер не может преодолеть токсичную корпоративную культуру. Я думаю, что его задача — донести все риски Скрама в такой среде максимально правдиво. 

Для Скрама всем участникам важно иметь высокий уровень осознанности. Ведь команда сама определяет объем работы на ближайший спринт исходя из опыта предыдущих периодов. Поэтому и нет необходимости контролировать каждый шаг: спустя некоторое время совместной работы можно будет довольно уверенно прогнозировать, что и когда коллеги смогут реализовать.

Одна из задач Скрам-мастера — помогать команде развивать осознанность за счет постоянной рефлексии. Источник: Parabol | The Agile Meeting Toolbox, unsplash.com

Профессиональный Скрам-мастер помогает управлять работой команды и повышать ее результативность. Роли, события и артефакты позволяют вовремя выявлять отклонения от заданного курса и предотвращать крупные ошибки. А с помощью Речевой аналитики Calltouch вы сможете еще эффективнее проверять, как работает команда: прослушивать и анализировать телефонные звонки ваших менеджеров, чтобы делать их качественнее и зарабатывать больше.

Вместо итогов: советы по внедрению Скрама

Совет 1. Определитесь, нужен ли вашей команде Скрам и сможете ли вы его обеспечить

Скрам отлично подходит при создании новых продуктов и выводе их на рынок. Но он дает хорошую производительность, только если соблюдать все правила. 

Работа не будет эффективной, если в Скрам-команде не хватает специалистов. 

Пример: если команда создает сайт, но в ней нет внутреннего дизайнера, то никакой Скрам-мастер не поможет. Он сразу скажет, что дизайнера нужно сажать к разработчикам и запретить ему в рабочее время выполнять заказы на стороне. Многие руководители с этим не соглашаются, а потом удивляются, что Скрам не эффективен.

Совет 2. Пригласите в команду Скрам-мастера

Коллективу, который только встал на путь Скрама, будет тяжело без опытного Скрам-мастера. Это примерно то же самое, что сбросить человека с лодки, чтобы он научился плавать. Вероятно, он научится, но может и утонуть. Другое дело — отвести его к тренеру.

Иногда роль Скрам-мастера в команде выполняет кто-то из ее участников. Но если эту роль берет на себя Владелец продукта, то это уже становится похоже на автократию. Она эффективна для удержания власти, но качество продукта в такой ситуации начнет стремительно падать.

Разделяй и не властвуй. Владелец продукта отвечает за ценность продукта, команда — за качество, а Скрам-мастер — за скорость поставки. Источник: Icons8 Team, unsplash.com

Совет 3. Обучите кого-то из команды 

Если невозможно нанять отдельного специалиста на роль Скрам-мастера, определите, кому в команде будет интересно выстраивать процесс. Но учитывайте, что на это ему понадобится выделять рабочее время. 

Постарайтесь организовать этому человеку обучение искусству Скрам-мастера. Он должен быть больше всех погружен в тонкости Скрама, чтобы проповедовать его всей команде.

Какие обучения можно пройти:

• Практическое обучение для Скрам-мастеров, аджайл-коучей и руководителей разного уровня от ScrumTrek.
• Курс «Agile: Scrum и Kanban в работе над продуктом» от Skillbox.
• Курс «Скрам-мастер» от «Нетологии».
• Углубленный тренинг Advanced ScrumMaster & Agile Coach от OnAgile Consulting.