Дорожная карта: что это такое, почему она вам нужна и как её составить

Начиная проект, вы отправляетесь в путешествие, где каждый этап — важная остановка на пути. Чтобы не сбиться с пути и дойти до конечной точки, нужна карта. Сегодня разберемся, что такое дорожная карта проекта и как она помогает с планированием и управлением проектами. 

Отправьтесь в путешествие к эффективному маркетингу и росту конверсий с платформой омниканального маркетинга Calltouch.

Что такое дорожная карта проекта

Дорожная карта (англ. roadmap) — это стратегия работы над проектом в графическом представлении. Бывают и текстовые дорожные карты, но их труднее воспринимать, а красивые графики или таблицы информативнее.

В дорожной карте отражают «вид сверху» на проект: в конце — глобальная цель и четко сформулированный результат. На пути к главной цели — основные задачи и промежуточные ориентиры, сроки и дедлайны. Также в карте указывают ответственных.

Дорожные карты помогают участникам проекта не сбиться с пути и понимать, над чем они работают, какой результат ожидается на текущем этапе — и зачем вообще делается проект. 

Шаблон дорожной карты проекта в Venngage.

Для чего используется дорожная карта

Дорожная карта по отношению к проекту — то же, что краткий пересказ на Брифли по отношению к Войне и Миру. Она помогает получить общее представление о сюжете и персонажах или освежить память за 15 минут. Если конкретнее, то дорожные карты помогают решить такие задачи:

• Следить, чтобы все шло по плану — и актуализировать план, если что-то меняется. 

Пример: команда разрабатывает приложение с рецептами для готовки. В приоритете — создать рецепты для пасты и супов. Но в ходе работы стало понятно, что пользователи больше интересуются десертами. Поэтому команда пересматривает дорожную карту и выводит на первый план разработку раздела с десертами. 

Или наоборот. Кто-то предлагает инициативу, например, разработать на первом этапе рецепт домашнего сидра. Команда сверяется с картой. Если инициатива не соответствует текущим целям, задачу не берут в работу.

• Контролировать сроки. 

Пример: команда строительного проекта должна построить дом к концу мая. В дорожной карте отражают финальный срок и промежуточные дедлайны по этапам работ: закладке фундамента, возведению стен, покрытию кровли и отделке. 

Каждую неделю участники отмечают фактический прогресс и обновляют карту. Если какой-то этап длится дольше, чем планировалось, это сразу видно на карте — тогда руководитель принимает меры, чтобы ускорить работы или перераспределить ресурсы. На фундамент потратили больше времени — пришлось нанять дополнительную бригаду, чтобы возвести стены. Но клиент получил построенный дом в конце мая, потому что по карте команда вовремя сориентировалась. 

Лучше, когда карта доступна всем участникам проекта, чтобы каждый следил за ходом выполнения и сроками.

• Дать представление о проекте. 

Пример: стартап привлек инвестора для разработки новой технологии. Инвестор не очень хочет углубляться в частности, но ему важно понимать, какие этапы проекта уже выполнены, какие планы на будущее и когда его вложения начнут окупаться. Дорожная карта помогает инвестору видеть общую картину и оценивать прогресс проекта, не вникая в детали технической разработки.

Также дорожную карту можно показывать на презентациях при продвижении или на краудфандинге. 

Как презентовать проект инвесторам и что понадобится, кроме дорожной карты, читайте в статье «Что такое стартап, как его запустить и привлечь инвесторов».

• Разработать план проекта. 

Пример: команда организует кампанию по сбору средств для благотворительного проекта. Ребята начинают с создания дорожной карты. В нее вносят основные этапы: создание веб-сайта, подготовка информационных материалов и мероприятий. Постепенно эти этапы разбиваются на конкретные задачи — и из них формируется полноценный план с оценками времени и ресурсов.

Отличие дорожной карты от плана проекта 

Дорожную карту часто путают с планом. По факту карта играет роль отправной точки — план делают по карте. Отличие заключается в назначении и уровне детализации. 

В дорожной карте отражена стратегия развития проекта в общих чертах. Она отвечает на вопросы «что?», «кто?» и «когда?», определяя ключевые этапы и приоритеты. 

Например, в дорожной карте для разработки мобильного приложения указывают масштабные цели: увеличить конверсии в два раза за год или ускорить время загрузки на 20%. Это будут ответы на вопросы «что?» и «когда?». Также в карте указывают, что за рост числа загрузок будет отвечать отдел маркетинга, а за ускорение — отдел разработки.

План проекта более детализирован и конкретизирует, как именно будут достигаться эти цели. В нем добавляются ответы на вопрос «как это сделать?». Общие вопросы конкретизируются:

• «Что?» → «На какие задачи и подзадачи разделится этап?»
• «Кто?» → «С кого конкретно спрашивать результат по задаче?»
• «Когда?» → «К какой дате будут готовы промежуточные результаты?»

Например, в план по увеличению конверсий можно вписать задачу «Подключить сервисы Calltouch».

В плане нашего проекта для мобильного приложения задачи по продвижению декомпозируются так: 

Задачи отдела маркетинга:

• Копирайтер Карина: пишет тексты для лендинга приложения к 5-му октября.
• Пиарщик Владислав: готовит и публикует пресс-релиз в СМИ к 9 октября.

Суть в том, что дорожная карта определяет общий путь и цели проекта, а план уточняет детали и шаги. Чтобы управлять проектом и видеть как общее, так и частное — потребуется и карта, и план. 

Виды дорожных карт

Дорожные карты пригодятся в любом проекте, который тяжело охватить целиком умозрительно — от семейного отпуска до запуска производства автомобилей. Это пластичный инструмент, которому вы можете придать любую форму — лишь бы участникам проекта было легко ориентироваться. Но для различных областей можно выделить несколько видов дорожных карт.

• Стратегическую дорожную карту используют организации, чтобы отобразить стратегию развития. Она включает высокоуровневые цели, направления и ключевые этапы.
  

  Слайд из шаблона стратегической дорожной карты от YouExec. Никакой конкретики — только примерно очерчены направления работы и желаемый результат.

• Продуктовая дорожная карта фокусируется на разработке или улучшении продукта или услуги. Она определяет, какие функции или возможности будут разработаны, в какой последовательности, и когда их нужно выпустить.
  Продуктовая карта помогает сосредоточиться на потребностях и ожиданиях клиентов. При ее создании фокусируются на том, что важно для пользователей продукта.
  

  Шаблон продуктовой дорожной карты от TheyDo.

• Маркетинговая дорожная карта помогает организации планировать маркетинговые и рекламные инициативы. В ней определяются цели маркетинга, кампании, инструменты и каналы продвижения.
  

  Шаблон маркетинговой дорожной карты от Roadmunk.

• IT-дорожная карта используется в области информационных технологий для управления разработкой ПО, обновления инфраструктуры и других IT-инициатив. Он включает в себя планы по разработке, тестированию и внедрению технологических решений.
  

  Шаблон IT дорожной карты для Excel от Aha!

Это только несколько примеров. Каждый вид можно адаптировать под конкретные потребности и цели организации или проекта. Например, HR-отдел может создать свою дорожную карту, чтобы показать, какие кадровые ресурсы требуются компании и что понадобится, чтобы привлечь их.

Важно, чтобы дорожные карты проектов в компании синхронизировались и выстраивались на основе общей корпоративной дорожной карты. Иначе может получиться, что каждая команда тянет проект в свою сторону, а глобальные цели забываются. 

Примеры дорожных карт в проектах

Вот несколько примеров сфер и проектов, где пригодятся дорожные карты:

• Информационные технологии (IT)

Проект: Разработка новой версии веб-приложения для управления финансами.

Дорожная карта: Включает этапы разработки, тестирования, выпуска и маркетинга. Можно сделать в инструментах управления проектами — например, в Jira.

Дорожная карта проекта в Jira Align

• Маркетинг

Проект: Запуск рекламной кампании для продвижения нового продукта.

Дорожная карта: Включает планирование контента, выбор рекламных каналов, даты запуска и оценку результатов. 

Образец маркетинговой дорожной карты проекта с примером данных в ProductPlan.

• Образование 

Проект: Внедрение онлайн-платформы для дистанционного обучения.

Дорожная карта: Включает этапы разработки платформы, обучения персонала, запуска и поддержки пользователей. Можно создать в Miro — виртуальной доске с шаблонами, которая позволяет создавать сложные визуализации.

Пример дорожной карты с инструкцией и примером заполнения в Miro.

• Здравоохранение

Проект: Модернизация системы электронной медицинской документации в больнице.

Дорожная карта: Включает фазы анализа текущей системы, разработки нового программного обеспечения, тестирования и обучения медперсонала. Может быть доступна в Google Таблицах для совместной работы.

Шаблон дорожной карты, поделенной на кварталы, в Google Sheets

Как сделать дорожную карту проекта

1. Ответьте себе на три главных вопроса: 
   1. Что нужно сделать? 
   2. Кто это сделает? 
   3. Когда должен быть готов результат? 

Например, IT-компания получила заказ на разработку приложения для фитнеса. Компания запускает проект и составляет дорожную карту. Глобальная цель — стать лидером в нише и привлечь 100 000 пользователей в течение года после запуска. Заниматься проектом будут отделы разработки, дизайна и маркетинга.

2. Разбейте проект на области и крупные задачи.

Пусть в нашем проекте с фитнес-приложением разработчики пишут код, дизайнеры работают над пользовательским интерфейсом, а маркетологи разрабатывают стратегию продвижения и привлечения пользователей. 

Детализируйте в зависимости от уровня карты. Если карта общая на проект, достаточно выделить основные задачи для каждого отдела. А если отдел дизайна составляет свою карту на основе общей, детализация будет выше.

3. Установите сроки выполнения. Примерно — точные даты будут указаны уже в планах.

Разработка приложения может занять 6 месяцев, дизайн — 2 месяца, а маркетинговая кампания — 3 месяца.

При назначении сроков учтите методологию, по которой организуете работу. Две основные — Agile и Waterfall.

4. Назначьте ответственных, которые будут следить за выполнением задач в области и сдавать результат выше.

У нас главный разработчик Коля отвечает за разработку приложения, арт-директор Вероника — за дизайн, а маркетинговый директор Алевтина — за продвижение.

5. Проверьте, легко ли участникам проекта читать карту и четко ли они понимают цели проекта, метрики и ожидаемый результат.

Разработчики должны знать, что цель проекта — стать лидером в нише фитнес-приложений, а маркетологи — что результатом будет привлечение 100 000 пользователей.

6. Учтите, что реальность будет сопротивляться проекту, и сделайте карту гибкой.

В ходе разработки приложения выяснилось, что нужно добавить раздел с рецептами здоровой еды, чтобы обойти конкурентов. Этого не было в плане, но иначе приложение не станет лидером рынка. Все под контролем — команда просто вносит новые задачи и цели в карту и актуализирует стратегию. 

7. Выявите и примите во внимание риски.

При разработке команда осознала, что приложение получилось несовместимым с некоторыми устройствами. Чтобы исправить, нужен еще месяц. Они приходят к руководителю и ожидают трудного разговора, но руководитель спокойно показывает ребятам карту.

В хорошей карте этапы не ставят впритык — сразу закладывают временной буфер и запасной план действий, если что-то пойдет не так. Поэтому при создании продумайте, какие сложности могут возникнуть на каждом этапе, зафиксируйте и попробуйте заложить в карту возможность решения.

Сервисы по созданию дорожных карт

Чтобы спланировать поход выходного дня, хватит наброска маршрута на бумаге. Но если говорить о работе над проектом, где много команд и сотрудники на удаленке — бумага и ручка уже не подойдут. Нужен более гибкий и адаптивный инструмент.

Люди создали много удобных сервисов для оформления дорожных карт. Не обязательно выбирать самый популярный. Лучше протестировать варианты на начальных этапах и выбрать, где команде удобнее работать.

• Google Sheets

Простой, быстрый и удобный инструмент для небольших проектов. Встроены готовые шаблоны с диаграммами Ганта, можно работать совместно. Но для сложных, разветвленных проектов лучше воспользоваться специализированными инструментами. 

Набор шаблонов по управлению проектами в Google Sheets.

• Miro

Виртуальная маркерная доска, подходит для рисования, планирования работы команды. Можно создавать дорожные карты и другие схемы на общем холсте, работать совместно и интегрироваться с другими сервисами. Почти нет ограничений по визуализации, включено много шаблонов различных типов дорожных карт.

Шаблоны дорожных карт в Miro

• Roadmunk

Специализированный сервис с шаблонами и интеграцией с Jira. Предоставляет 14-дневный бесплатный период. Позволяет гибко кастомизировать дорожные карты, визуализировать планы, совместно работать и анализировать данные. Функционал мощный, но придется потратить некоторое время на освоение.

Дорожная карта проекта Roadmunk с целями на 2024 год.

• ProductPlan

Онлайн-сервис с интуитивным интерфейсом. Функционал не такой сильный, как у Roadmunk, но освоить сервис легче. Предлагает 29 шаблонов карт и интеграцию с Jira, Trello, Slack. Также есть 14-дневный пробный период.

Шаблоны дорожных карт в ProductPlan.

• Jira Software 

Мощный инструмент для управления проектами, который интегрируется непосредственно с разработкой и поддерживает методологии Agile. Если создать в нем дорожную карту с задачами, то карта будет сама обновляться по мере выполнения задач. Если команда уже работает в Jira, это идеальный вариант. 

Пример дорожной карты в Jira.

Впервые оказавшись в Jira, легко растеряться. Чтобы помочь разобраться, мы написали статью «Jira: что это за программа и как в ней работать»

Заключение

Главное о дорожных картах:

• Дорожная карта поможет участникам проекта не сбиться с пути. Она представляет вид на проект «с высоты птичьего полеты», где зафиксированы основные ориентиры: цели, этапы и сроки.
• Дорожная карта отличается от плана проекта уровнем детализации. План — это уже конкретный список задач с дедлайнами и ответственными.
• Дорожная карта должна быть:
  • доступной всем участникам проекта;
  • легко читаемой и информативной;
  • гибкой и актуальной;
• Есть много сервисов для создания дорожных карт — большинство из них поддерживают командную работу и позволяют подключить к карте всех участников.
• Чтобы внедрить дорожные карты в свои проекты, начниты с бытовых вещей — спланируйте семейный отпуск. Это поможет понять основные этапы: выбор инструмента, определение задач и ответы на вопросы «кто?», «что?» и «когда?». Покажите карту семье и попросите дать обратную связь — а потом примените опыт к рабочим задачам. 

Надеемся, статья помогла разобраться, зачем нужна дорожная карта и как она помогает проекту. Больше знаний о маркетинге — в юнитах Calltouch.