Что такое Яндекс.Документы и как с ними работать

Сервис Яндекс.Документы — это российский аналог Google Docs, который позволяет создавать и изменять документы онлайн. Работать с текстовыми файлами можно на ПК и мобильных устройствах, авторизация — общая для всей экосистемы Яндекс. Российский редактор вполне способен заменить Google Docs, если американский сервис вдруг станет недоступным в нашей стране.

Возможности сервиса

Онлайн-редактор Яндекс.Документы, как и облачное хранилище файлов Яндекс.Диск, входит в виртуальное рабочее пространство Яндекс 360.

Сервис предлагает стандартный набор инструментов: загрузку файлов из облака и с компьютера, создание текстовых документов, таблиц, презентаций. Большинство устаревших форматов автоматически адаптируется под обновления. Информация о совместимости есть в Яндекс.Справке.

Файлы можно сохранять, редактировать, выгружать на внешний носитель или ПК. Функции редактора доступны только зарегистрированным пользователям. Просматривать документы можно без авторизации по прямой ссылке.

Есть платная подписка на Яндекс 360, которая дает следующие бонусы:

• дополнительное место на Диске,
• расширенную историю изменений файлов,
• приоритетную техническую поддержку,
• отсутствие рекламы.

Сквозная аналитика Calltouch — незаменимый инструмент для работы отдела продаж и маркетинга. Система автоматически собирает данные с рекламных площадок и из CRM, объединяет их в подробный отчет на наглядном дашборде. Это позволяет оптимизировать выполнение задач, корректировать ход рекламной кампании и маркетинговый бюджет.

Плюсы и минусы Яндекс.Документов

Преимущества:

• понятный интерфейс, повторяющий структуру Word;
• бесплатные инструменты для работы с текстовыми файлами;
• возможность командной работы;
• синхронизация с Яндекс.Диском;
• совместимость с файлами Microsoft Office;
• всплывающие подсказки;
• необходимый объем оперативной памяти 100 Мб (против 500 Мб у Google Docs);
• возможность редактирования файлов в офлайн-режиме.

Недостатки:

• ограниченный набор шрифтов;
• неудобное расположение некоторых инструментов, например поисковой строки;
• отсутствие встроенных шаблонов, переводчика;
• проблемы с автосохранением — внесенные изменения  не всегда сохраняются при загрузке;
• отсутствие расширений, дополнений.

Яндекс продолжает дорабатывать сервис. Рекомендуем протестировать нужные вам функции — вполне возможно, что к моменту начала вашей работы с Документами они уже появятся.

Маркетинг

Читайте также:

Что такое 4P в маркетинге и как эта концепция способствует улучшению продаж

Что такое 4P в маркетинге и как эта концепция способствует улучшению продаж

Как работать в Яндекс.Документах

Сервис простой и почти не отличается от любого стандартного редактора.

Создание документа

Заходим в Яндекс.Документы и в левом верхнем углу нажимаем на цветную кнопку «Создать».

Выбираем тип документа и придумываем для него название. Можно создать файл, кликнув на кнопку «Новый документ» в верхней части страницы, и загрузить информацию с Яндекс.Диска или с ПК. Еще один вариант — прямое перетаскивание. Это наиболее удобный способ создания документа при работе на компьютере.

Действия в документе

Файл открывается в текстовом редакторе документов Яндекса с привычным, как в Word, бело-голубым оформлением. Основные инструменты расположены сверху и по бокам окна. 

Пункты меню стандартные, их шесть:

• Файл.
• Главная.
• Вставка.
• Макет.
• Ссылки.
• Совместная работа.

Справа вверху есть кнопка для настройки доступа.

В веб-версии иконки инструментов открываются при наведении на соответствующий пункт меню. На верхнюю панель выведены только значки редактирования, отмены действия, настройки совместного доступа.

Интерфейс редактора Яндекс.Документов

Управление шрифтами

Сервис позволяет менять начертание, размер, цвет шрифта, регистр знаков, создавать индексы. Чтобы подобрать стиль или заливку, выделите часть текста и нажмите на соответствующий значок на панели. Редактор также поддерживает команды горячих клавиш – о них расскажем ниже.

Оформление текста

Выровнять текст можно с помощью функции на главной вкладке меню или с помощью горячих клавиш. Для этого нажмите комбинацию Ctrl + A, а затем выберите нужный тип выравнивания.

Также есть возможность установить междустрочные интервалы, настроить отображение списков, заливку абзацев, показать непечатаемые символы, выбрать стиль.

Вставка элементов

Программа поддерживает добавление дополнительных элементов: фото, иллюстраций, диаграмм, автофигур, ссылок, формул, специальных символов. В этом смысле Яндекс.Документы почти полностью повторяют панель MS Office. 

Можно добавить разрыв раздела, колонки или страницы — разбить текст на несколько фрагментов. Есть функционал для вставки и редактирования таблиц.

Совместная работа

Во вкладке «Совместная работа» настраивается режим групповой работы с Яндекс.Документами. В быстром режиме программа сохраняет все изменения, которые вносят участники команды. В строгом режиме каждый пользователь сам выбирает, какие корректировки необходимо запомнить.

Дополнительные инструменты

Панель с дополнительными функциями расположена слева, открывается при наведении курсора.

Доступные инструменты:

• поиск и замена текста (Ctrl + F);
• добавление комментария (Ctrl + Shift + H);
• поиск по заголовкам;
• связь со службой поддержки;  
• сведения о сервисе.

Важно: Яндекс.Документы имеют такую же защиту от ошибочных изменений в тексте, как и Google Docs. Восстановить исходник можно в разделе «История изменений», где сохраняются все действия пользователей. Чтобы выполнить отмену, откройте одну из предыдущих версий.

Права доступа

Автор документа может делиться ссылкой с другими людьми. Выбор прав доступа позволяет разрешить только просматривать или редактировать документ. Это правило распространяется на всех участников работы. Настроить разные права для нескольких пользователей пока нельзя.

Если не получается изменить настройки доступа, проверьте формат документа. Устаревшие версии необходимо скопировать и сохранить в новом разрешении.

Речевая аналитика Calltouch помогает анализировать эффективность рекламных каналов и экономить время на прослушивании звонков. Технология автоматически записывает разговор сотрудника и клиента, делает его текстовую расшифровку и маркирует ключевые слова. С ее помощью вы узнаете пол звонящего, причину и результат обращения.

Горячие клавиши Яндекс.Документов

Коротко о главном

• Яндекс.Документы — понятный и простой онлайн-редактор, который подходит для стандартной работы с текстами. 
• Отдельные действия пока недоступны, но можно выполнить их в обычном документе MS Office, а затем загрузить файл в систему. 
• Базовые функции доступны всем зарегистрированным пользователям. 
• Платная подписка на сервис увеличивает место на Яндекс.Диске и дает ряд других приятных бонусов.