Что такое RPA и как ее внедрить

Автоматизируйте рутинные процессы, чтобы ваши сотрудники смогли больше времени посвящать более важным задачам. Сделайте это с помощью Robotic Process Automation (RPA) — в статье рассказываем об этой технологии.

Что такое RPA и зачем она нужна

Robotic Process Automation в переводе с английского означает «роботизированная автоматизация процессов». Технология реализована с помощью роботов (ботов) и искусственного интеллекта. Она предназначена для выполнения повторяющихся операций — поиска, идентификации, ввода данных и других монотонных задач. Также с ее помощью можно осуществлять:

• преобразование информации;
• обработку файлов и папок;
• запуск/остановку приложений;
• распознавание текстов;
• отправку HTTP и SOAP-запросов;
• взаимодействие с пользователями;
• импорт/экспорт данных;
• заполнение форм;
• сбор статистики;
• работу с email. 

Бизнес

Читайте также:

Как мотивировать сотрудников на работу

Как мотивировать сотрудников на работу

Внедрение RPA дает возможность более грамотно использовать ресурсы ценных специалистов. За счет роботизации на выполнение рутинной работы требуется на 80% меньше времени.

Плюсы и минусы

Основные преимущества Robotic Process Automation:

• Высокая производительность. Скорость выполнения задач в разы выше, чем при ручной работе. 
• Экономическая выгода. Затраты на разработку и настройку робота существенно меньше, чем на обучение и содержание сотрудников.
• Стабильность. Бот активен 24/7, не нуждается в отпуске, обеденном перерыве, он не заболеет и не уволится.
• Абсолютная точность. Роботы действуют строго по алгоритму, независимы от погоды, настроения и других факторов.
• Простота оптимизации. Сбои, некорректно выполненные задачи и иные недочеты легко обнаружить и устранить благодаря журналу действий.
• Доступный апгрейд. Повышение квалификации сотрудников требует времени и значительных вложений. Робота можно быстро обновить. 

Но есть и минусы — проблемы, которые носят преимущественно организационный характер. Например, к ним можно отнести сбои в работе после обновления ПО или сайта. Чтобы устранить неполадки, просто перенастройте бота.

Где используется

RPA востребована во многих сферах. Ее выгодно внедрять в круглосуточные службы поддержки, а также для автоматизации обработки большого объема отзывов и отправки email-рассылок. Выделим основные направления, где Robotic Process Automation применяется наиболее активно:

• Финансовая деятельность — сверка информации, счетов.
• Работа с персоналом — ведение отчетности, графиков, баз данных сотрудников, управление выплатами, учет кадровых изменений.
• Закупки и торговля — операции с товаром, обработка заказов, анализ объема спроса/предложения, ведение документооборота.
• IT-сфера — разграничение доступов, управление аккаунтами, мониторинг состояния систем.
• Бухучет — распознавание документации, финансовые операции.

RPA полезна там, где предполагаются обработка больших объемов информации и многократное повторение рутинных операций.

Но бывают случаи, когда внедрение технологии приносит больше вреда, чем пользы: 

• Формат данных не подходит для обработки роботом. В качестве примера можно привести заявления, написанные в произвольной форме.
• Отсутствует возможность алгоритмизации. Если не получается составить четкий план действий, с помощью RPA проблему решить не удастся.
• Информация не оцифрована. Речь идет о бумажных документах и корреспонденции, голосовых сообщениях и звонках. 

Также советуем воздержаться от внедрения Robotic Process Automation, если затраты на разработку решения существенно превышают предполагаемую выгоду.

Развивающемуся бизнесу сложно обойтись без автоматизации. Подключите Сквозную аналитику Calltouch для мониторинга эффективности маркетинговых кампаний. Сервис соберет данные по количеству кликов, сделок и объему выручки и выведет статистику по каждому каналу продвижения. Вам не придется опрашивать клиентов об источниках перехода и составлять отчеты вручную — всю необходимую информацию соберет программа.

Из чего состоит

В состав RPA-платформы входят четыре компонента. Рассмотрим каждый из них подробно: 

• Студия. Она предназначена для проектирования процесса и позволяет описать действия, которые нужно совершить для достижения результата. Примеры: открыть документ, сравнить с информационной базой, принять решение.
• Программный робот. По сути, это исполнитель, который действует в соответствии с заданным алгоритмом. Обрабатывает документы, вводит капчу, заполняет поля форм и так далее.
• Приложение для управления роботом. Наиболее часто используют такие программы как Master, Orchestrator, однако есть и другие варианты. Рассмотрим работу приложения на примере Master. К особенностям программы относится локальная установка — пользователь взаимодействует с ней через браузер. Состоит из:
  • Монитора. Нужен для отображения статистических показателей, логов. Основная функция — просмотр действий робота.
  • Проекта. Это совокупность процессов, созданных разработчиками — они хранятся в Master.
  • Задачи. Она указывает, на каком агенте запускать определенный проект.
• Агент. Это связующее звено между управляющим приложением («Мастером» или аналогом) и роботом. Агент содержит хранилище данных и обеспечивает доступ к ним в определенной последовательности. Также в нем находятся шаблоны расписаний для настройки запусков программных ботов.

В список процессов входят условия, вспомогательные и основные задачи, подтверждения и другие элементы. Особый блок обеспечивает отправку http-запросов для получения данных из информационной базы (архива). Мониторинг происходит за счет выполнения аудита, который позволяет зафиксировать все действия логов в Master. 

На RPA-платформе предусмотрено разделение пользователей на группы. Стандартный набор: администратор, бизнес-аналитик, разработчик. Разбивка на такие и подобные категории нужна, чтобы разграничить права на выполнение действий (запуск задач, редактирование информации, создание проектов и другие).

Как выбрать платформу

https://images.unsplash.com/photo-1563209259-2819dbb22d93?ixlib=rb-4.0.3&ixid=MnwxMjA3fDB8MHxwaG90by1wYWdlfHx8fGVufDB8fHx8&auto=format&fit=crop&w=774&q=80

Определитесь с целью внедрения RPA-технологии. Чаще всего ее используют для освобождения сотрудников от рутинных задач и уменьшения количества ошибок, обусловленных человеческим фактором. Если с приложением работают не связанные с IT-сферой пользователи, целесообразно применять платформы разработки без программного кода (low- или no-code) — например Robin и Sherpa c готовыми шаблонами операций.

Выбирайте платформы с простым интерфейсом. Имеет значение количество роботов, которыми предстоит управлять, а также совместимость RPA с операционной системой. Поинтересуйтесь, просто ли реализован перенос данных в другую систему или их копирование для архива. Подобные операции вручную выполнить трудно, так как велика вероятность допустить ошибку. В этом плане себя хорошо зарекомендовали RPA-платформы Primo, адаптированные к написанию кода. Основные критерии выбора: 

• Совместимость систем. Допустим, в компании используют Unix-систему (например, Linux) — RPA-платформа должна с ней сочетаться.
• Потребность в модернизации RPA-технологии. Предположим, что в будущем предстоит расширение компании, а значит — придется использовать больше роботов. Учтите при сравнении вариантов потребность в масштабировании.
• Языки программирования. Предпочтительнее выбирать решения, которые поддерживают несколько языков. Благодаря этому проще настраивать и дорабатывать систему, а также легче найти разработчика, который этим займется.
• Безопасность. Выбирайте платформы с возможностью точной настройки допуска — каждая пользовательская категория получает доступ к ограниченной группе роботов.

Как внедрить RPA

Разрабатывайте систему автоматизации с учетом дальнейшего роста компании. Внедрение RPA-технологии происходит в несколько этапов:

1. Постановка цели — выбор процессов, которыми займутся роботы. Примите во внимание нужную степень автоматизации, экономический эффект, вероятность сбоев и насколько они критичны.
2. Подготовка персонала — поиск специалистов, которые займутся программированием решения и поддержкой.
3. Разработка алгоритма под каждый процесс — составление последовательности операций, определение способов обнаружения и устранения сбоев.
4. Установка ПО, запуск системы, отладка. На этом этапе специалисты находят и убирают уязвимости, повышают надежность решения, дорабатывают элементы. 

После успешного внедрения автоматизации бизнес-процессов программисты осуществляют техническое обслуживание и модернизацию системы.

Выбор процессов для автоматизации выполняется с учетом следующих критериев:

• Частота транзакций. Чем больше количество операций, тем выгоднее их автоматизация.
• Соответствие стандартам. В приоритете будут процессы, которые представляют собой четкую и понятную последовательность действий.
• Рентабельность вложений в RPA. Оцените окупаемость решений. Если она низкая, возможно, что на данном этапе развития бизнеса стоит отказаться от автоматизации.
• Читаемость информации. Способны ли программные средства правильно и точно распознавать данные. Для обработки сканированных изображений применяют надстройку OCR. 

Пример использования RPA-технологии в сфере HR: робот выбирает резюме по заданным параметрам, зовет соискателя на собеседование, направляет рекрутеру информацию о нем. HR-специалист не тратит время на просмотр изначально неподходящих кандидатов и отправку приглашений.

Пример внедрения автоматизации в финансовой сфере: робот анализирует информацию о заемщиках, беседует с ними, переводит разговоры в текстовый формат, оценивает надежность. В результате сотрудники не тратят время на неперспективных клиентов — например с плохой кредитной историей или без постоянной работы. 

В обоих случаях автоматизируются рутинные операции, при выполнении которых велика вероятность допущения ошибок из-за невнимательности.

Чтобы не упустить ни одной заявки из-за негативного влияния человеческого фактора, подключите на сайте виджет Обратного звонка Calltouch. Программа предложит каждому пользователю оставить свой номер телефона, обработает данные и передаст их в контакт-центр. Оператор автоматически свяжется с потенциальными клиентами в удобное им время. Так вы повысите конверсию вашего сайта.

Коротко о главном

• RPA (Robotic process automation) — технологии, сочетающие использование программных роботов и машинный интеллект. 
• Они разрабатываются для выполнения монотонных операций, которые часто повторяются. 
• Избавляя сотрудников от рутинной работы, компания повышает продуктивность труда специалистов, уменьшает вероятность допущения ошибок. 
• Внедрение RPA-решений оправдано, если затраты на разработку ПО существенно ниже экономического эффекта. 
• Основные преимущества: минимальная вероятность ошибок из-за невнимательности, ускоренная обработка данных.