Что такое Outlook и как им пользоваться

Многие компании и частные лица используют сразу несколько почтовых ящиков. К примеру, один регистрируют на gmail.com, другой на mail.ru, а третий на mail.yandex.ru. Переключение между разными службами отнимает много времени, поэтому удобнее собрать все аккаунты в одном месте. Это возможно благодаря почтовым клиентам, таким как Outlook от Microsoft. Рассказываем о возможностях программы и делимся инструкцией по установке.

Что такое Outlook и зачем он нужен

Сервис работает уже много лет и входит в топ самых востребованных в мире, но некоторые пользователи до сих пор не знают, для чего нужен Outlook и что это за программа. Это менеджер электронных писем, который помогает работать с корпоративными почтовыми ящиками. 

Функционал программы рассчитан на прием и отправку электронных писем. Дополнительные опции — планирование задач, создание конференций и списков для рассылок. Достаточно один раз настроить программу, чтобы потом пользоваться всеми ее преимуществами. Outlook работает на различных ОС и даже на мобильных устройствах.

Маркетинг

Читайте также:

Как работать с комментариями сообщества во ВКонтакте

Как работать с комментариями сообщества во ВКонтакте

Плюсы и минусы

Главный плюс — удобный интерфейс. Можно работать одновременно с несколькими аккаунтами на разных устройствах без дополнительных инструментов. Это особенно полезная опция для крупных компаний с филиалами. Outlook автоматически распознает спам и фишинг. Фильтры можно настроить вручную. 

Теперь о недостатках. На программу желательно оформить подписку, так как бесплатная учетная запись не предусматривает ряда функций. Например, шифрование сообщений и обеспечение кибербезопасности. Также учитывайте, что Microsoft приостановил все новые продажи продуктов и услуг в России.

Кроме того, почтовый клиент потребляет довольно много трафика, а также пользователи отмечают, что работа в офлайне не продумана. Настроек много, и с первого раза установить все вряд ли получится.

Возможности и функции программы

В первую очередь программа служит для коммуникации и управления электронными письмами. Создавайте папки, используйте встроенный календарь, планируйте задачи и оставляйте заметки.

Проведем небольшой обзор Outlook. Основные возможности:

• Создание и отправка писем. Зайдите в «Создать сообщение» на вкладке «Главная». Вы увидите стандартные поля, как и в обычном почтовике. Доступны готовые шаблоны ответов. При необходимости прикрепите к письму файл.
• Отложенная доставка. Создайте письмо и настройте отправку на нужное время. Зайдите в «Параметры письма» и выберите «Задержка доставки». Такие сообщения хранятся в папке «Исходящие».
• Быстрые действия. Функция позволяет записать алгоритм, который затем срабатывает по одному клику. Откройте вкладку «Главная» и назначьте горячие клавиши. 
• Командная строка. Нажмите Win + R и введите outlook.exe/название_команды. В качестве названия укажите, например, nopreview — открытие программы без предпросмотра, restore — открытие в случае возникновения системной ошибки, finder — открытие поисковика.
• Удаление и восстановление писем. Все удаленные письма сначала попадают в папку с соответствующим названием. Из можно восстановить.
• Обновление почты. Чтобы обновить все почтовые ящики, перейдите во вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Отправить и получить почту — все папки». Если нужен какой-то конкретный ящик, выберите его.
• Создание папок. Нажмите правой кнопкой мыши в том месте, где нужно добавить папку, выберите «Создать папку» и придумайте название. Ее можно переместить в другое место обычным перетаскиванием мышкой.
• Создание задач. Чтобы открыть список задач, нажмите на соответствующую иконку внизу. Создайте новую задачу и установите нужные параметры, после чего она отобразится не только в списке, но и в календаре.
• Создание совещания. Функция позволяет оповещать сотрудников о планерке. Откройте календарь и выберите пункт «Создать собрание». После указания всех параметров нажмите «Отправить».

Убедитесь в том, что Outlook — это не обычный почтовый ящик. Ознакомьтесь с подробной справкой от разработчиков. 

Защитите компанию от фрода — бесполезных звонков в контакт-центр. Антифрод Calltouch позволяет моментально выявить накрутку и сомнительные источники обращений. Благодаря этому вы сэкономите бюджет и время сотрудников. Работайте только с реальными клиентами, которых можно привести к сделке.

Как установить и настроить

Скачивайте программу только с официального сайта Microsoft. Установка простая: ничем не отличается от других стандартных программ. При первом запуске Outlook предложит подключить почту. Для этого введите имя, электронный адрес и пароль. При необходимости настройте подключение вручную: укажите тип, порты и адрес сервера. Если все сделано правильно, вы получите соответствующее уведомление, и программа предложит добавить еще одну учетную запись.

Во время первого запуска вы сможете пропустить добавление учетной записи. В этом случае программа откроется, но почтой нельзя будет пользоваться. Чтобы подключить ее через настройки, зайдите во вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Добавить учетную запись». В этой же вкладке есть все необходимые настройки.

Проще всего добавить почту от Яндекса. Достаточно настроить свой профиль и указать почтовый ящик в Outlook. Подключать mail.ru и gmail.com сложнее, так как нужно прописать серверы и порты вручную. Для mail.ru сервер входящей почты imap.mail.ru и pop.mail.ru, а исходящей — smtp.mail.ru. Значения для почты от Google аналогичные, только вместо mail.ru идет gmail.com. Порты одинаковые у обоих сервисов: IMAP — 993, POP3 — 995, SMTP — 465.

Как пользоваться Outlook

Интерфейс программы очень простой и интуитивно понятный. Чтобы написать письмо, нажмите «Создать сообщение». В полях «Кому» и «Копия» укажите получателей, добавьте тему и чуть ниже напишите основной текст письма. Останется нажать «Отправить». Входящие сообщения приходят так же, как и в обычной почте.

В разделе «Создать элемент» назначайте встречи и задачи. 

Используйте Коллтрекинг Calltouch, чтобы получать полную информацию о звонках клиентов. Вы в любой момент будете иметь доступ к записи и расшифровке разговоров операторов с потенциальными покупателями. Статический коллтрекинг позволит точно определить офлайн-источник звонка: визитка, листовка, билборд или другой. Динамический коллтрекинг поможет понять, какие онлайн-каналы приносят звонки. В отчетах сервис наглядно отразит эффективность каждого канала.

Коротко о главном

• Outlook — это почтовый клиент, который помогает объединить работу нескольких почтовых ящиков. Особенно удобен для корпоративных целей.
• В Outlook пользователи управляют почтой, создают папки, назначают задачи и совещания. Есть опции отложенной доставки и быстрых команд.
• Установка и настройка не займут много времени, а простой интерфейс позволит быстро научиться пользоваться программой.
• Заранее ознакомьтесь с официальными рекомендациями по работе в Outlook от разработчиков Microsoft. Так вы не допустите ошибок при установке и настройке.