Что такое отказное письмо для маркетплейса и как его оформить

Чтобы размещать некоторые виды продукции на маркетплейсе, продавец или производитель должен предоставить отказное письмо. Оно подтверждает, что конкретный товар не нуждается в сертификации и декларировании. Кому и зачем нужны отказные письма, кем выдаются, что требуется для оформления и чем грозит отсутствие документа – читайте в статье.

Что такое отказное письмо

Многие товары допускаются к продаже только при наличии сертификата или декларации о соответствии стандартам. Тем самым производитель удостоверяет, что продукция не опасна для здоровья людей, животных, не способна причинить вред окружающей среде, имуществу. Есть единый перечень таких товаров, утвержденный Постановлением Правительства РФ.

Но продукцию, не попадающую в этот список, еще нельзя продавать без документов. Производитель должен подтвердить, что для товара не нужен сертификат, то есть он безопасен. Для этого и предназначено отказное письмо.

Отказное письмо (ОП) – это официальный документ, который выдает специальная уполномоченная организация производителю или поставщику товара. В нем разъясняют, что данный вид продукции не нужно в обязательном порядке сертифицировать. Свидетельство подкрепляется ссылкой на законодательные акты.

У отказных писем две сферы применения:

• таможенное оформление (чтобы перевозить товары через границу государства);
• торговля (чтобы участвовать в тендерах, торгах, продавать продукцию на маркетплейсах).

В рамках темы рассмотрим второй вариант.

На какие товары и услуги выдается ОП

Отказное письмо нужно оформлять на те товары и услуги, которые не попадают под требование о сертификации или декларировании. Но как понять, на какие именно? Предположим, мы хотим реализовать через маркетплейс спортивный инвентарь. Какой документ понадобится для продажи товаров этой группы – сертификат, декларация о соответствии, или можно ограничиться отказным письмом?

Первый способ узнать – обратиться к законодательству. Ознакомьтесь с перечнями продукции, которая требует обязательной сертификации и декларирования соответствия. Если вашего товара нет в этих списках, значит, для его продажи достаточно отказного письма. Например, категория продукции – спортинвентарь – в перечнях не указана. Значит, потребуется только отказное письмо.

Но приведенные списки достаточно длинные, изучение займет много времени. Можно пойти более простым путем – запросить информацию в организации, которая занимается сертификацией товаров. Лучше обратиться одновременно в несколько центров – так вы с большей вероятностью получите ответ. В сертифицирующей организации вам скажут, какой тип документа необходим для реализации товара, и, если нужно, помогут с оформлением.

Обязательно ли получать отказное письмо

Предприниматель сам вправе решить вопрос об оформлении ОП: характер документа не разрешительный, а только справочный. Для регистрации и продажи продукции на маркетплейсе предоставлять его обычно не требуется. Но если возникнет спорная ситуация с покупателем или контролирующими органами, наличие отказного письма значительно упростит жизнь предпринимателю. Оно будет официальным обоснованием того, что отсутствие сертификата или декларации не противоречит закону.

Бизнес

Читайте также:

Бриф: что это такое в маркетинге, для чего нужен и как его составить

Бриф: что это такое в маркетинге, для чего нужен и как его составить

Кто выдает отказные письма

Оформлением и выдачей ОП занимаются центры сертификации. К таким организациям предъявляется одно главное требование – они должны иметь аккредитацию в Росстандарте. Чтобы убедиться, что выбранный сертификационный центр соответствует этому условию, найдите его номер в реестре аккредитованных лиц. Проверьте, есть ли у организации полномочия по сертификации товаров. Номер в реестре можно узнать на сайте сертификационного центра.

В остальном при выборе организации для оформления ОП стоит руководствоваться общими критериями: стажем работы, ценами, сроками оказания услуг.

Как оформить отказное письмо

Чтобы получить отказное письмо для торговли, предприниматель составляет заявку. Форму обращения можно скачать на сайте организации. В заявке укажите реквизиты вашей компании, вид товара и цели получения отказного письма. 

Вместе с заявкой в аккредитованный центр нужно предоставить:

• карточку вашей компании с указанием ее полного наименования, реквизитов, адреса государственной регистрации, ФИО руководителя;
• сопроводительные документы товара (паспорт или ТУ).

Этого обычно достаточно, чтобы сделать отказное письмо для торговли на маркетплейсе. При подготовке документа для таможенного офомления потребуются еще контракт и инвойс.

После этого центр сертификации вышлет договор на оказание услуги и счет для оплаты. Тестировать образцы продукции не требуется, поэтому весь процесс оформления займет не больше недели (обычно 1-3 дня). На основе предоставленных вами сведений эксперты определят вид товара и его код по классификатору ОКПД2. 

Полученные данные сверят со списками сертифицируемых видов продукции. Готовое отказное письмо вышлют по почте или отправят с курьером. Можно забрать его лично в центре сертификации. Стоимость услуги – около 3 000 рублей.

Как выглядит отказное письмо на продукцию

В законодательстве нет такого понятия, как «отказное письмо». Соответственно нет и единых правил его оформления. Каждая сертифицирующая организация использует свой бланк, и в этом нет нарушения. 

В отказном письме всегда указывают:

• точное название товара;
• код по ОКПД2 (если письмо предназначено для торговых компаний);
• сведения о том, что на данный вид товара не требуется в обязательном порядке оформлять сертификат или декларацию соответствия;
• ссылки на нормативно-правовые акты, подтверждающие этот факт;
• название и реквизиты центра, который выдал отказное письмо;
• сведения о получателе;
• срок действия ОП;
• дата выдачи документа и его номер.

Отказное письмо заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью центра сертификации. 

В одном ОП допустимо указывать любое количество наименований товаров. Это значит, если вы продаете несколько видов продукции, не нужно оформлять отдельное отказное письмо для каждого из них. Но важно, чтобы названия были такими же, как в товарной карточке на маркетплейсе, иначе в случае проверки могут возникнуть проблемы.

Срок действия документа

Для отказных писем не предусмотрен срок действия, документ можно считать бессрочным. Но стоит помнить о возможных изменениях в законодательстве. Требования к сертификации продукции регулярно пересматривают. Сегодня ваш товар отсутствует в перечнях, но это не значит, что так будет всегда. Возможно, в следующем году на него потребуется оформлять сертификат или декларацию. В этом случае отказное письмо станет недействительным.

Перечни товаров, сертифицируемых в обязательном порядке, обновляются каждый год. Чтобы избежать недоразумений, советуем следить за изменениями.

Если вы продаете не только на маркетплейсе, но и в своем онлайн-магазине, попробуйте сквозную аналитику для электронной коммерции. Отслеживайте конверсию в покупку, какие категории товаров чаще покупают, какая реклама убыточна, анализируйте спрос и грамотно распределяйте рекламный бюджет.

Что будет, если не оформить отказное письмо

Делать ОП или нет – выбор предпринимателя, ведь для того чтобы начать торговать на маркетплейсе, предоставлять его не обязательно. Но представители торговой площадки имеют право в любой момент потребовать документацию на товар. Например, если покупатель предъявит претензии к качеству продукции или подаст жалобу в Роспотребнадзор. Предпринимателю придется доказывать, что товар продается без сертификата на законных основаниях. Отказное письмо послужит гарантией добросовестности продавца. 

Если же бумаги не окажется в наличии – проблем не избежать. Получится, что товар продается без разрешительных документов, но и отсутствие необходимости в них не доказано. Это нарушение грозит продавцу штрафными санкциями: маркетплейс потребует компенсации понесенных издержек, а если не удастся достичь согласия, может закрыть доступ к аккаунту. Кроме того, нельзя исключать вероятности штрафов от надзорного органа.

Бизнес

Читайте также:

Что такое стажировка на работе и как ее оформить

Что такое стажировка на работе и как ее оформить

Чтобы сэкономить свое время и взять расходы на рекламу под контроль – эффективнее и выгоднее использовать для этого единую систему. Попробуйте маркетинговые продукты Calltouch – систему сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Выводы

• Отказное письмо получают на товары, для которых не нужен сертификат соответствия.
• Документ не обязателен с точки зрения законодательства, но его желательно получить, чтобы избежать проблем с покупателями и контролирующими органами.
• Отказные письма выдают аккредитованные организации, уполномоченные проводить сертификацию продукции.
• Срок действия документа формально не ограничен, но в перечни сертифицируемых и декларируемых товаров регулярно вносятся изменения. Если ваша продукция попадет в список, ОП станет недействительным.
• Для подготовки отказного письма требуется минимум документов, сама процедура происходит быстро и стоит недорого.