Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Информационное письмо – бизнес-инструмент, который используют компании любого масштаба. Его составляют для взаимодействия с клиентами, партнерами и прочими участниками коммерческой деятельности. В этой статье расскажем, какие есть виды информационных писем, как их писать и оформлять.

Что такое информационное письмо

Информационное письмо – это разновидность деловой документации. Она нужна для уведомления партнеров, контрагентов, сотрудников о новостях, достижениях и изменениях в деятельности компании. Часто такое сообщение носит типовой характер: его создают по шаблону, дополняют выдержками из официальной документации, утвержденными фотографиями, таблицами, pdf-файлами.

Какие задачи решает информационное письмо

Информирование о делах компании нередко остается прерогативой администрации или руководства. Многие крупные компании используют информационные письма, чтобы:

• уведомить партнеров об изменениях, которые произошли внутри организации;
• напомнить подрядчику, поставщику или клиенту об обязательствах, отраженных в договоре;
• сообщить клиенту о новых услугах или расширении продуктовой линейки.

Используйте информационные письма, чтобы начать сотрудничество с рекламными площадками. Расскажите о своем товаре или услуге, преимуществах компании и выгодах сотрудничества с вами. Если вы платите площадке или агентству за лидов в виде звонков в компанию, нужно обезопасить себя от «мусорных» звонков. Отсеивать неэффективные каналы привлечения лидов, контролировать подрядчиков и вычислять сомнительные звонки поможет Антифрод от Calltouch. Технология проверяет активность номеров, выявляет фрод и спам и позволяет сэкономить бюджет.

Кто составляет информационное письмо

Информационные письма составляют руководители структурных подразделений компании. Важное условие: руководитель должен отвечать за решение вопросов, которые содержит письмо. Например, начальник отдела продаж сообщает о расширении ассортимента, начальник маркетингового отдела – о запуске новой рекламной кампании. Он согласовывает текст письма с вышестоящим начальством, подписывает его и организует рассылку.

Разновидности информационных писем

Выделяют несколько видов информационных писем. Их отличает предназначение, цель составления и способ изложения сведений.

Письмо-уведомление

Главная задача такого письма – уведомить клиентов, партнеров, сотрудников о значимых событиях, которые будут происходить в компании в ближайшее время. Например, о смене реквизитов или физического адреса, изменениях в рабочем графике, повышении специалистов.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание позволяет напомнить о каких-либо моментах сотрудничества второй стороны с компанией. Пример информационного письма-напоминания: предупреждение партнера о завершении сроков проекта, о необходимости перечисления полной оплаты по договору.

Письмо-подтверждение

Подобное письмо – информационный повод, направленный на подтверждение намерений компании в ответ на сделанный запрос. Например, письмо-подтверждение используют после переговоров о поставках, чтобы указать на основательность намерений одной из сторон.

Письмо-заявление

Эти письма отправляют, когда нужно рассказать адресату о причинах определенного события, в котором он прямо или косвенно участвует. Например, информационное письмо в формате заявления при расторжении договора.

Рекламно-информационное письмо

Маркетологи активно используют эту разновидность информационных писем. Структура письма напоминает коммерческое предложение, содержит данные о реализуемых товарах или услугах, условиях сотрудничества, контактные данные компании. В данных письмах нет призыва к целевому действию.

Информационные письма в email-маркетинге

Информационные письма в email-маркетинге – это контентные рассылки с полезной информацией. Они помогают:

• привлечь и удержать внимание клиента;
• подтвердить статус эксперта;
• напомнить о продукте или компании;
• привлечь трафик на сайт.

Мало привлечь пользователя на сайт – нужно повысить его лояльность и убедить совершить целевое действие. Для этого создайте привлекательный дизайн, продумайте навигацию и используйте удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и оперативной связи с клиентом.

Бизнес может работать с клиентами исключительно в рамках стратегии email-маркетинга или отправлять информационные письма вместе с промо-рассылками.

Маркетинг

Читайте также:

Анализ контекстной рекламы: как оценить эффективность и улучшить показатели

Анализ контекстной рекламы: как оценить эффективность и улучшить показатели

Как написать информационное письмо

Чтобы составить информационное письмо, можно использовать универсальный образец и вносить в него незначительные изменения в зависимости от ваших целей и задач.

Письмо обязательно должно содержать:

• Реквизиты организации: название компании, юридический адрес, контактные данные. Их прописывают в левом верхнем углу. 
• Сведения об адресате: ФИО, должность, адрес компании (правый верхний угол).
• Тему письма. Укажите ее в центре (уведомление, напоминание, заявление). 
• Приветствие. Обратитесь к адресату в уважительном формате: «Уважаемый(ая) имя, отчество…», «Добрый день…».
• Вступление. В этой части письма лаконично выразите главную мысль сообщения.
• Основную часть. Поясняет вступление. Последовательно и кратко изложите данные и факты, отвечая на вопросы: «Кому?», «Зачем?», «Почему?».
• Заключение. Подведите итог общения и укажите собственные инициалы, должность, оставьте подпись и контактные данные для обратной связи.

Как оформить и отправить информационное письмо

Строгих требований оформления нет, письмо можно составлять на фирменном бланке компании или на стандартном листе разного формата. Первый вариант – более подходящий. Вам не нужно будет вручную прописывать реквизиты компании, письмо выглядит солидно и соответствует представлению об официальной корреспонденции. Информационное письмо лучше печатать на компьютере, чтобы избежать трудностей в расшифровке почерка, помарок или ошибок.

Информационное письмо можно отправить по электронной почте, через почтовое отделение или с помощью мессенджеров или факса.

Выводы

• Информационное письмо о компании – важный элемент делового общения с партнерами, контрагентами и клиентами.
• Письма позволяют компании поддерживать коммуникацию со стратегически значимыми участниками рынка, отстаивать свои интересы и проводить маркетинговые операции.
• Составлять письма можно по универсальному шаблону: это упрощает работу, позволяет составить простой и понятный по содержанию текст.

Предложения от наших партнеров

МегаФон Таргет

Сервис таргетированной рекламы для бизнеса

2 500 сообщений и индивидуальная подпись отправителя на 2 месяца — бесплатно

Платформа товарных рекомендаций для персонализации онлайн-ритейла

Скидка 25 000 р. при заключении договора на год

Платформа для создания интернет-магазинов

35 дней бесплатного пользования платформой для новых клиентов

CDP платформа для автоматизации маркетинга

Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise

Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний

1 месяц подписки в подарок

Аспро.Финансы

Облачный сервис для финансового и управленческого учета

Скидка 20% на годовую подписку