Что такое автоматизация отдела продаж и как ее провести

Продажники ежедневно работают с большим объемом информации: нужно держать в голове контакты всех клиентов, их потребности, заказы, повторные сделки. Еще необходимо отчитываться о результатах, потому что от KPI менеджера зависит его зарплата и эффективность работы компании в целом. Превратить продажу в прозрачный процесс, которым легко управлять, помогает автоматизация.

Что такое автоматизация продаж и зачем она нужна

Системы автоматизации продаж – это способ сократить рутинные задачи с помощью специального ПО, например, CRM-системы. Софт берет на себя часть работы менеджеров: сохраняет сведения о клиентах, создает напоминания, проводит сделки и отслеживает статус заказа. 

Это нужно, чтобы сотрудники могли уделять максимум времени работе с клиентами. Используя разный софт, сотрудники меньше ошибаются и работают продуктивнее. С автоматизацией процессов повышается качество обслуживания клиентов, растет лояльность и LTV покупателей. 

Задачи автоматизации продаж

Основная задача автоматизации – это увеличение прибыли компании. Чтобы достичь цели, автоматизация решает следующие задачи:

• оценивает и прогнозирует спрос на рынке;
• ведет клиентскую базу;
• хранит историю взаимодействия с клиентом для анализа;
• напоминает о важных задачах;
• составляет и контролирует воронку продаж: от привлечения клиента до повторной сделки;
• исключает возможность потери лидов на каждом этапе;
• распределяет задачи между сотрудниками, если кто-то заболел, уволился или ушел в отпуск; 
• собирает статистику и формирует отчеты для анализа работы компании в целом и эффективности маркетинга. 

Преимущества автоматизации продаж

Польза автоматизации будет заметна на каждом уровне работы компании. Рассмотрим плюсы внедрения ПО для всех сотрудников, принимающих участие в работе отдела продаж. 

Для генерального директора и топ-менеджеров

Плюсы для управленцев и руководителей:

• автоматизация работы отдела продаж делает процессы понятными и прозрачными;
• вся информация по клиентам и сделкам находится в одной системе, защищенной от взлома; 
• программа автоматически генерирует нужные отчеты (по продукту, работе менеджеров, динамике ключевых показателей).
• можно настроить разные права доступа для разных категорий сотрудников.

Для директора по продажам

Для коммерческого директора перечисленные преимущества тоже важны, но руководителю отдела необходимы функции для управления сотрудниками. С помощью автоматизации можно: 

• обучать менеджеров: новички смогут использовать готовые схемы и решения; 
• оценивать суммы, приведенные каждым специалистом, и устанавливать KPI для каждого менеджера; 
• выявить проблемы взаимодействия с любым клиентом и улучшить работу;
• управлять нагрузкой, распределяя задачи между сотрудниками.  

Продажи

Читайте также:

Получили лиды, что дальше? 10 советов по обработке звонков

Получили лиды, что дальше? 10 советов по обработке звонков

Для директора по маркетингу

Теперь поговорим, зачем автоматизация рекламщикам и маркетологам. В первую очередь CRM и разные сервисы помогают отслеживать источники лидов. Пример удобной системы для сбора данных по разным рекламным источникам в одном окне – сквозная аналитика Calltouch. Система генерирует понятные отчеты, которые помогают оценить эффективность рекламы и разработать оптимальную маркетинговую стратегию. 

Еще аналитика помогает сегментировать клиентов и делать более персонализированные рекламные кампании, увеличивая продажи. 

Для менеджера по продажам

Менеджеру не нужно ничего держать в памяти: вся важная информация есть в базе. Продажник заходит в систему и сразу видит, что нужно сделать – это облегчает планирование. Также не придется тратить время на неприятную бумажную работу: если автоматизация грамотно настроена, то система сделает все сама, достаточно следовать простым алгоритмам. 

Недостатки автоматизации продаж

У автоматизации продаж есть два основных недостатка. Первый – обучение сотрудников. Менеджеры не всегда понимают выгоды работы с ПО, поэтому могут воспринимать такую работу как лишнюю нагрузку. Понадобится грамотная организация обучения – а это дополнительное время и деньги. 

Работа отдела продаж будет зависеть от системы: если произойдет сбой, то все процессы остановятся. Чтобы этого не произошло, нужно выбирать ПО с хорошей репутацией. 

Этапы автоматизации продаж

Автоматизация отдела продаж происходит постепенно. Процесс должен быть рациональным, иначе не избежать путаницы, а внедрение софта не упростит работу, а усложнит ее.  

Определение целей

Автоматизация нужна, чтобы увеличить прибыль. Но это абстрактная цель: чтобы добиться результатов, нужно обозначить способы выполнения задачи. Например, выручку можно увеличить разными путями: привлечь новых клиентов, поработать над LTV, сформировать систему мотивации персонала. Для эффективной постановки целей можно использовать метод SMART. 

Создание воронки продаж

Теперь нужно проанализировать, как происходит продажа, и описать каждый ее этап. Это и есть воронка продаж. Она не может быть универсальной: у каждого бизнеса своя специфика. Иногда для организации рабочих процессов требуется несколько воронок.  В общем виде воронка продаж выглядит так:

1. Поступление заявки.
2. Квалификация лида (например, целевое обращение или нет). 
3. Персональное коммерческое предложение.
4. Заключение сделки.
5. Закрытие сделки.
6. Повторная покупка.

Описание бизнес-процессов конкретизирует цели автоматизации, и поможет выбрать ПО с нужным функционалом.

Выделение ресурсов

Работу невозможно организовать без ресурсов. В первую очередь понадобятся деньги на закупку и настройку ПО. 

Для автоматизации процессов потребуются специалисты. Если в штате есть IT-отдел, то можно собрать собственную проектную команду. Если кадров не хватает, то можно нанять сотрудников для сдельной работы или поручить процесс консалтинговой компании. На это тоже понадобится бюджет. 

После внедрения ПО необходимо разработать систему обучения для сотрудников и потратить время на разъяснения. 

Приведение в порядок бизнес-процессов

Автоматизация хаотичных процессов – бесполезна. Поэтому сначала нужно подготовиться: 

1. Инициация. Составьте список бизнес-процессов и обозначьте их слабые места. 
2. Оптимизация. Найдите способ решить проблемы и создать канал для обратной связи с персоналом и клиентами.
3. Автоматизация. Уберите рутинные процессы, отнимающие время от важных задач.  

Выбор инструментов 

У каждого бизнеса – своя проблематика: одним необходимо упростить работу с документами, другим – лучше контролировать сотрудников, а третьим нужно отслеживать эффективность рекламы. На рынке много предложений от разных разработчиков: чтобы выбрать подходящий инструмент, нужно отталкиваться от задач конкретной компании. 

Запуск автоматизации

На стадии внедрения ПО важно качество управления проектом и обмен информацией между всеми членами команды. Обычно работой руководит IT-специалист.

Работы по внедрению и их последовательность определяются задачами бизнеса и особенностями софта. Допустим, для автоматизации продаж товаров в розничном магазине вы выбрали CRM. Тогда процесс будет включать следующие этапы:

• заполнение базы данных;
• определение способа приема товаров и их учета;
• создание системы маркировки товаров;
• оптимизация воронки продаж;
• проверка проекта и его тестирование на покупателях;
• подведение итогов.

Анализ результатов и внесение изменений в проект

Анализ нужен, чтобы определить, удалось ли выполнить поставленные задачи, а также выявить и устранить ошибки. Чаще всего проблемы возникают из-за:

• непрофессионального управления проектом;
• неправильного выбора специалистов или подрядчиков;
• абстрактных целей;
• отсутствия отчетных документов по проекту.

Инструменты автоматизации

Посмотрим, какое ПО помогает автоматизировать продажи.

CRM-система – это программа, которая сохраняет информацию о всех взаимодействиях с клиентами. Есть разные модификации ПО, которые помогают расширить функционал CRM: например, создавать и обмениваться документами, передавать друг другу задачи.

Есть специальные технологии, которые помогают отслеживать, какие каналы приводят лидов. Например, чтобы определить источники звонков, можно подключить коллтрекинг Calltouch. С помощью понятной аналитики вы определите, какая реклама приносит продажи, а какая — впустую расходует бюджет.  

Платформа для управления проектами. Это специальный сервис, который помогает управлять работой внутри организации: планировать задачи, составлять расписание, контролировать цены, распределять бюджет и ресурсы. 

Email-рассылка. Это способ напомнить клиенту о себе и побудить к совершению покупки. Сервис отправляет письма большому количеству клиентов с определенной периодичностью. Письмо может содержать информацию о скидках, акциях и новостях компании, рекламные каталоги и персональные предложения. 

Скрипты. Это готовый сценарий для построения диалога с потенциальными клиентами. Они упрощают переговоры, помогают отработать возражения и привести клиента к покупке.

Тайм-трекеры. Софт используют, чтобы определить, сколько времени занимает работа над определенной задачей у сотрудника или команды. Трекер помогает выявить неэффективные кадры и оптимизировать рабочее время.

Продажи

Читайте также:

Что такое каналы продаж и как их правильно использовать

Что такое каналы продаж и как их правильно использовать

Как выбрать лучшую систему автоматизации продаж

Мы подготовили рекомендации, которые помогут определиться с выбором.  

• Определите, что вам нужно от программного обеспечения и создайте список с необходимыми требованиями. Это поможет отсеять неподходящее ПО.
• Просмотрите и выберите поставщиков. Составьте сравнительную таблицу предложений с ценами, чтобы наглядно представить разницу между разными сервисами и программами.
• Попробуйте демоверсии от поставщиков. Важно, чтобы работать в системе было удобно, поэтому продуманный интерфейс и логика программы помогут сделать выбор.

Заключение

Автоматизация увеличивает прибыль компании, сокращая рутинные задачи: менеджеры больше внимания уделяют взаимодействию с клиентами, а руководители экономят время на контроле отдела продаж. На рынке есть множество продуктов, решающих задачи бизнеса с учетом его цели и специфики, поэтому важно сделать правильный выбор – от этого зависит эффективность внедрения ПО.   

Предложения от наших партнеров

Система автоматического занесения данных в CRM

Месяц «Чемпиона‎» в подарок при оплате 3-х месяцев сервиса

Конструктор скриптов продаж

Скидка 20% на годовые пакеты в HyperScript.ru

EasyWeek

Система онлайн-записи клиентов

1 месяц подписки на EasyWeek в подарок

Платформа вебинаров и автовебинаров

3 месяца бесплатного проведения вебинаров и автовебинаров

Сервис облачных решений

2 недели бесплатной программы 1С в облаке с онлайн-доступом

DIKIDI Business

CRM-сервис

Месяц тарифа «Полный» в подарок + бесплатная версия DIKIDI Business