Таск-трекер или мессенджер: что выбрать для работы? Объясняем на примере Мегаплана

После перехода на удаленку в 2020 году компании стали активнее использовать сервисы, которые помогают общаться онлайн. Самый очевидный вариант – мессенджеры Telegram или WhatsApp. Однако для некоторых задач их использовать неудобно, особенно если у вас в штате больше десяти человек. Чтобы это доказать, мы сравнили удобство ведения задач в таск-трекере Мегаплана и в популярных мессенджерах.

Два лагеря

После начала пандемии в 2020 году компаниям пришлось переводить сотрудников на удаленку. И если организации, которые это и так практиковали, были готовы к такому повороту событий, то для остальных это стало вынужденным экспериментом. Все новые процессы пришлось внедрять без долгих репетиций. 

В результате работодатели разделились на два лагеря. Первые предпочли использовать таск-трекеры, вторые сделали выбор в пользу мессенджеров — таких, как Telegram или WhatsApp. 

Одно дело переписываться в мессенджерах время от времени, ежедневно встречаясь в офисе, и совсем другое — перевести туда все рабочие коммуникации. Тем не менее привычку искоренить сложно, особенно когда нет уверенности в том, что это действительно нужно делать. 

Мы решили поговорить о  преимуществах и недостатках разных инструментов для рабочего общения.

Плюсы и минусы таск-трекеров

Таск-трекеры помогают с комфортом планировать рабочее время на несколько дней, недель и даже месяцев вперед. Это универсальный инструмент для торговых, производственных, строительных и других компаний из реального сектора. Расскажем об этом на примере Мегаплана.

Прозрачная структура задач. Таск-трекеры изначально задают определенную структуру рабочих коммуникаций. Здесь все разложено по полочкам: от простых задач  до сложных проектов, которые разделены на отдельные задачи с указанием сроков. На пользу коллективной работе идет и система приоритетов — сотрудники всегда видят, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

Напоминания о задачах. К плюсам таск-трекера можно отнести напоминания. Реализуется это по-разному. В Мегаплане программа напоминает о запланированном деле в указанное время. Но на некоторых платформах список уведомлений отображается с утра — для многих пользователей это не очень удобно.

Кроме того, в Мегаплане можно настроить и канал получения оповещения:  SMS-сообщение, письмо на электронную почту, уведомление в браузере или в мобильном приложении.

Быстрая постановка задач. В системах для совместной работы очень просто ставить задачи сотрудникам. Кроме стандартного способа через виджет добавления новой задачи, можно создать новую задачу прямо из комментария под проектом или существующей задачей.

Удобный архив. Еще одно преимущество таск-трекеров — архив файлов, которые могут храниться в каждой задаче или в общем облачном хранилище. В каждой задаче сохраняется история работы над ней и все приложенные файлы. В зависимости от платформы пользователь в любой момент может получить доступ к файлам и комментариям даже годичной давности. 

Прочитанные комментарии. Рядом с каждым комментарием в таск-трекере Мегаплана можно увидеть, кто и когда его прочитал. Эта маленькая фича экономит сотрудникам много времени: не нужно переспрашивать, видел ли коллега ваш комментарий и что думает по этому поводу.

Быстрая реакция. В таск-трекерах есть много инструментов, которые помогают получить быструю реакцию от коллеги. Одна из них — возможность ответить на комментарий, процитировав его. Сотрудник, комментарий которого процитировали в задаче, не пропустит уведомление об ответе. 

Некоторые инструменты перекочевали в таск-трекеры из мессенджеров: среди них, например, лайки и упоминания через @. 

Минусы использования таск-трекеров: 

• Большинство программ для совместной работы платные, а функционал бесплатных решений скудный.
• Могут возникнуть проблемы с конфиденциальностью информации — важно настраивать систему доступа.
• Нужно потратить время на интеграцию и обучение работе с таск-мессенджером.  

При этом достоинств больше, чем недостатков.  Даже в небольшой компании без таск-трекера не обойтись — такие системы незаменимы при дистанционной, гибридной или выездной работе. 

Плюсы и минусы мессенджеров

Многие компании предпочитают использовать мессенджеры для постановки задач и контроля за их выполнением. Однако их сложно использовать в больших компаниях. 

Основное преимущество мессенджеров — бесплатное использование и простота. Не приходится тратить деньги на покупку ПО и время на обучение сотрудников. Проектная работа в таком случае сводится к созданию чатов, в которых обсуждают конкретные задачи. 

Минусы использования мессенджеров:

• Отсутствие списка задач с указанием дедлайнов и прописанными ролями сотрудников.
• Нет наглядной структуры проектов с приоритетами.
• Возникают сложности с сохранением контекста диалога, особенно когда разговор постоянно разветвляется на обсуждение сопутствующих тем. 
• Смешение личных и рабочих чатов — иногда приходится потратить время, чтобы найти нужный диалог.
• Разрозненный архив документов — все файлы разбросаны по диалогам.
• И самое главное — проблемы с конфиденциальностью. Нужно постоянно внимательно следить, какие сотрудники добавлены в чат и имеют доступ к истории сообщений.

Также мессенджеры сложно использовать в больших компаниях, где в процессы вовлечено много сотрудников. К исключениям можно отнести ситуацию, когда нужно добавить в чат всего несколько коллег для обсуждения какой-то небольшой задачи. Как правило мессенджеры чаще используют маленькие компании — до 5 сотрудников..  В таких случаях мессенджеры могут оказаться удобнее больших систем для совместной работы.

Полезные советы при использовании мессенджера

Вне зависимости от того, какой канал для взаимодействия с коллегами вы используете, есть набор решений, которые помогут оптимизировать общение и рабочий процесс. Поэтому, если пользуетесь мессенджером, лучше изначально ввести для себя и сотрудников ряд правил:

• Меньше смайлов, стикеров и голосовых сообщений. То, что нормально в общении с друзьями и близкими, не всегда уместно в рабочем диалоге. 
• При создании чата использовать простое и понятное название, а также добавлять аватарку. Это поможет не путать диалоги.
• Не захламлять рабочее пространство — архивируйте файлы, скрывайте неактуальные чаты.
• Использовать закрепленные сообщения, которые всегда будут видны коллегам. Кроме того, уместно проставлять теги, чтобы потом было проще найти помеченные ими сообщения.
• Не забывать про опцию отложенной отправки сообщений — это поможет своевременно вынести вопрос на обсуждение.

Если начали использовать таск-трекер или только планируете это сделать, тоже придется соблюдать ряд рекомендаций, чтобы повысить эффективность работы. Максимально задействуйте функционал платформы. Отправляйте сообщения, заполняйте планировщик, отмечайте статусы задач, загружайте документы и фиксируйте даже небольшие сделки. И того же требуйте от сотрудников — только в этом случае программа приживется и начнет давать результат. 

Вместо вывода

Независимо от того, какую платформу вы используете для работы сейчас — таск-трекер или мессенджер — полностью изучите ее возможности для более эффективного выполнения рабочих задач.  Кстати, таск-трекер от Мегаплана можно попробовать бесплатно в течение первых 14 дней.

Маркетинг

Читайте также:

Как сделать бота в ВК для группы самостоятельно

Как сделать бота в ВК для группы самостоятельно