Аутсорсинг: что это и как на него перейти

Аутсорсинг позволяет экономить время и средства владельцам бизнеса и руководителям структурных подразделений. Если внутренних ресурсов на выполнение задач не хватает, то целесообразно делегировать их профильному подрядчику.

Рассказываем, что такое аутсорсинг и как выстроить коммуникацию с подрядчиком таким образом, чтобы извлечь из сотрудничества максимум пользы.

Что такое аутсорсинг и как он появился 

Аутсорсинг — это переадресация рабочих задач фрилансерам или профильным компаниям. Понятие произошло от английского outer-source-using, переводится как «привлечение ресурсов извне».

Пример: компании невыгодно содержать штатную кадровую службу. Тогда задачу по учету кадров передается подрядчику. Теперь компании не нужно тратиться на поиск, оформление и обучение персонала, организацию рабочих мест, налоги и страховые взносы. Ответственность за качество работы несет поставщик услуг.

Аутсорсинг в истории

Прообраз такой системы — найм матросов во времена Римской империи. Сам принцип существовал вплоть до XIX века. В середине позапрошлого столетия начали появляться первые кадровые агентства, которые нанимали прислугу в дома аристократов. 

Аутсорсинг в том виде, в котором мы его знаем, зародился в Соединенных Штатах в 1930-х. В это время за первенство боролись два крупнейших автомобильных бренда — Ford и General Motors.

Альфред Слоун, президент и генеральный директор General Motors, возглавил знаменитую компанию в тяжелый период. Он создал аутсорсинговую систему, состоящую из сети узких производств. Децентрализация предприятия помогла Слоуну опередить бизнес-соперника. Кстати, компания Ford позднее тоже обратилась к этой системе управления.

В России аутсорсинг использовался в СССР. Речь идет о трестах общепита — объединения служб, которые обеспечивали питанием крупные предприятия. Система продолжила развиваться с приходом рыночной экономики.

Виды аутсорсинга

Привлекая подрядчиков для решения некоторых задач — например обслуживания IT-инфраструктуры или найма персонала — компания может сосредоточиться на более важных бизнес-процессах. 

Используйте технологичные сервисы, чтобы избавиться от рутины и направить усилия на развитие компании. Речевая аналитика Calltouch Предикт сохраняет аудиозаписи и текстовые расшифровки разговоров между операторами и клиентами, а также тегирует звонки. Все записи сохраняются в личном кабинете. Вы сможете следить за актуальными потребностями покупателей и повышать эффективность скриптов.

Перечислим виды аутсорсинга:

• Производственный. Организация делегирует подрядчику задачи, связанные с разработкой, реализацией и хранением продукта. Аутсорсинговая компания может заниматься обработкой сырья, изготовлением дополнительных деталей, сборкой или взять на себя полный производственный цикл — от обработки сырья до выпуска на рынок. 
• IT. Организация передает на аутсорсинг работы, связанные с настройкой и обеспечением работоспособности IT-инфраструктуры. Аутсорсинг информационных технологий, как и в остальных случаях, позволяет экономить на содержании узкого специалиста, покупке оборудования и программного обеспечения. 
• Бухгалтерский. Компания передает подрядчику расчет заработной платы, формированию и сбор первичных документов, ведение налогового и бухгалтерского учета. Услугой чаще пользуются небольшие организации, у которых нет собственной бухгалтерии. 
• Юридический. Этот вид аутсорсинга подразумевает частичное или полное юридическое сопровождение — устное и письменное консультирование, аудит и подготовку правовой документации, ведение сделок. Подходит компаниям, которым накладно содержать штатного юриста, а потребность в его услугах возникает нечасто.
• Кадровый. Компания делегирует сторонней организации все, что связано с поиском и обучением новых сотрудников. Аутсорсер также может заниматься созданием инфопродуктов для онбординга, повышения мотивации, квалификации, развития командного духа.
• Логистический. Аутсорсинг в этой сфере выгоден, если бизнесу дорого нанимать водителей и содержать собственный автопарк. 

Чем аутсорсинг отличается от фриланса и аутстаффинга

Между аутсорсингом, примеры которого мы привели выше, и понятиями «фриланс» и «аутстаффинг» есть сходство и различие. Рассмотрим, как работают фрилансер и аутстаффер.

Фриланс

Freelancer — переводится с английского как «свободный художник». Это автономный удаленный специалист, которого можно привлечь без оформления в штат для работы над проектом или его частью. 

Фрилансеров приглашают ради единичных задач — например разработать дизайн баннера. Если у удаленного специалиста есть ИП, с ним заключают договор оказания услуг, подряда либо авторского заказа. Также фрилансер может быть самозанятым.

Аутстаффинг

Outstaffing — аренда персонала вне штата. Специалист на аутстаффинге выполняет задачи одной компании, но числиться в другой — аутстаффинговой организации. Эта организация занимается вопросами кадрового учета и несет ответственность за качество работы арендованного сотрудника.

Аутсорсинг и аутстаффинг подразумевают более длительные отношения. Но в первом случае компания передает второстепенные задачи профильной организации. А аутстаффинг — это долговременное использование сил «заемного» персонала вне штата.

Плюсы и минусы аутсорсинга

При помощи аутсорсинга можно не только сэкономить время и другие ценные ресурсы, но и привлечь к рабочим процессам лучших специалистов из других компаний.

А чтобы понять, в какую рекламу следует вкладываться, а какая напрасно расходует бюджет, подключите Коллтрекинг Calltouch. Сервис определит конверсию и стоимость каждого звонка, покажет, с какой площадки, из какого региона и с какого устройства он поступил. Кроме того, станет известно, обращался ли клиент в компанию ранее. С помощью программы вы объективно проанализируете эффективность площадок и оставите только те, которые приносят звонки.

Преимущества:

• Сохранение юридического статуса. Это важно для небольших компаний, которые аутсорсингом решают проблему нежелательного расширения штата.
• Экономия бюджета.
• Качественный результат без жесткого контроля.
• Отсутствие разногласий с персоналом. 
• Оплата результата.

Риски:

• Недобросовестный подрядчик.
• Утечки конфиденциальной информации. Чтобы обеспечить информационную безопасность, заключите соглашение о неразглашении.

Неприятностей можно избежать — достаточно знать плюсы и минусы аутсорсинга и внимательно составлять договор. 

Бизнес

Читайте также:

Как сделать массовую рассылку писем в Яндекс Почте: подробное руководство

Как сделать массовую рассылку писем в Яндекс Почте: подробное руководство

Инструкция по переходу на аутсорсинг 

1. Выбор круга задач. Проанализируйте цели компании, расставьте приоритеты, и определите, какие работы и в каком объеме нужно перенаправить на аутсорсинг. Рассчитайте стоимость задачи, которую вы хотите делегировать. Сравните трудозатраты на выполнение работы и размер оплаты подрядчику. Решите, что выгоднее. 
2. Выбор партнера. Это ответственный этап, поскольку недобросовестный исполнитель не решит задачу и создаст дополнительные трудности. Проанализируйте рынок услуг аутсорсеров. Используйте следующие критерии: 
   • качество коммуникации — доброжелательность, скорость реакции на вопросы;
   • надежность — репутация, компетенции, экспертность компании;
   • методы контроля исполнителей;
   • опыт работы и квалификация специалистов;
   • условия договора.
3. Договор. Нужно указать цели и сроки выполнения задач. Задавайте исполнителю уточняющие вопросы, чтобы избежать недопонимания и ошибок. При составлении договора должен присутствовать юрист.
4. Контроль исполнения. Работу все равно нужно контролировать. Для этого следите за этапностью и сроками, проверяйте промежуточные результаты. Интенсивность контроля зависит от важности задачи для бизнеса, потенциальных рисков и компетенций исполнителя.

Что нужно указать в договоре

• Предмет — список услуг, которые оказывает аутсорсинговая фирма.
• Сроки — продолжительность сотрудничества, которая может быть любой. Обычно договор заключают на год с возможностью продления по соглашению сторон. 
• Стоимость услуг аутсорсера. Чаще всего она бывает фиксированной — например 100 000 рублей в месяц. Если же аутсорсер выполняет множество разноплановых задач, то следует составить дополнительное соглашение к договору со стоимостью каждой услуги.
• Порядок выполнения работ, согласование промежуточных этапов. 
• Ответственность обеих сторон за нарушение условий — штрафные санкции.

Коротко о главном

• Компании отдают отдельные проекты и бизнес-процессы на аутсорсинг, чтобы освободить время и ресурсы для выполнения других задач.
• Существует множество разновидностей аутсорсинга в зависимости от сферы: IT, логистический, бухгалтерский, кадровый и другие.
• Чтобы получить от аутсорсинга максимальный результат, внимательно выбирайте подрядчика. Оценивайте его репутацию, опыт, время присутствия на рынке. Изучите отзывы других компаний, которые пользовались его услугами.
• В договоре с аутсорсером отразите перечень услуг, их стоимость, сроки выполнения работ и ответственность сторон.