10 лучших программ для электронного документооборота

Чтобы упростить ведение документооборота, индивидуальные предприниматели и компании автоматизируют работу с документами специальными программами.

Рассказываем, какими они бывают и на что обратить внимание, чтобы выбрать лучшую.

Что такое СЭД

Современные системы электронного документооборота (СЭД) — это программы для создания и хранения файлов, разграничения прав доступа, контроля над выполняемой работой. Помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчётности в государственные органы.

Часто путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за похожего функционала. В ECM предусмотрено больше функций, например, работа с изображениями, видео, веб-страницами. Она рассчитана как на работу с документами, так и на управление всем корпоративным контентом. При этом СЭД проще настроить, у неё меньше требований к внедрению, ниже цена.

Виды систем электронного документооборота

Разные СЭД отличаются алгоритмами обработки информации. Например, одна система предлагает хорошую структуру хранения данных, а другая — более гибкие настройки. Некоторые элементы бывают похожими, но обычно каждая СЭД предназначена для своих задач.
Выделяют 5 распространённых систем электронного документооборота.

1. Электронный архив. Имеет недостаточно функций для полноценного документооборота, но хорошо подходит для хранения больших данных и быстрого поиска файлов.
2. Workflow-системы. Здесь есть функция обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такими СЭД автоматизируют наиболее повторяемые задачи.
3. Гибридные. Совмещают преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
4. Коллаборативные. Такие СЭД поддерживают разные форматы, позволяя гибко настраивать работу.
5. С функциями CRM. Кроме документов, здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как весь их функционал не всегда необходим. Лучше уделить больше внимание надёжности, удобству использования, способности решения конкретных задач и безопасности. Тогда переход на электронный документооборот сделает рабочее время организации более эффективным.

Возможности и функционал

Сотрудники через СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчёты, разграничивают права доступа, контролируют работу персонала.

Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики «Calltouch Предикт». Упростите анализ общения операторов с клиентами, а также определите причины, по которым звонки не всегда заканчиваются продажами.

Дополнительные функции электронного документооборота:

• стандартизация документов;
• создание единой структуры;
• быстрое согласование;
• исключение потерь из-за архивации.

Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. Тогда не придётся заново настраивать всё управление, даже через несколько лет.

Преимущества и недостатки

Среди плюсов — ускорение, упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами или государственными органами. Для согласования документов не надо идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.

Другие преимущества:

• отслеживание работы с документами на любом этапе;
• создание разных версий документов;
• установление дедлайнов по отправке;
• удалённый доступ 24/7;
• отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.

Недостатков у СЭД немного, при этом большинство из них довольно условные. Например, придётся потратить время на её внедрение (как с любым другим ПО), настройку, обучение сотрудников. Чтобы система исправно работала, нужен специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это может быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой заказали программу.

Обзор лучших систем и программ

Многие компании-операторы предлагают свои системы электронного документооборота. Выбор в первую очередь зависит от требований организации.

Список всех операторов есть на сайте ФНС. Выделим 10 самых надёжных, популярных систем.

1. 1С. Относительно недорогая СЭД. Пользоваться программой просто, но купить её можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей.
2. ДЕЛО. Преимущества системы — выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Есть архив, но нет информации о состоянии документов. Цены на тарифы — от 14 000 рублей.
3. ТЕЗИС. Внедрить эту систему просто, используют её обычно для работы с контрагентами или государственными учреждениями. Доступ возможен как с компьютера, так и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей.
4. ЛОГИКА. Хотя программа имеет простой интерфейс, она позволяет разрабатывать сложные схемы движения документов. Но нельзя настроить маршрут согласования. Цена — 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200.
5. A2B. Очень мощная система с большим функционалом. A2B подходит для любого бизнеса, хотя может показаться сложной из-за множества настроек. За одного пользователя придётся заплатить от 100 рублей. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей.
6. LDM.Express. Эта СЭД — универсальное решение. Подходит большим и маленьким компаниям разных сфер деятельности. Обладает открытым API. Цена лицензии с подпиской содержания на сторонних серверах — от 3500 рублей. 9200 стоит бессрочная именная лицензия.
7. ELMA365 ECM. Многофункциональная программа, поэтому от остальных сильно отличается. Можно делать индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками или искать документы через архив. Главный недостаток — сложный интерфейс. Цена — 7 200 рублей.
8. TESSA. Система позиционирует себя как высокоскоростная. Кроме этого преимущества, также выделяется красивым дизайном, дружелюбным интерфейсом. Используют программу на разных устройствах, но сделать первоначальные настройки сложно. Цена — от 5 500 рублей.
9. DocsVision. Программу легко установить, у неё много полезных функций. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отзываются, что программа гибко настраивается, но иногда зависает. Стоит минимум 7 700 рублей.
10. Directum. Преимущества системы: безопасность и конфиденциальность. Программа легко оптимизирует работу с документами, но настроек имеет очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.

Универсальной системы не существует. У каждой программы есть особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».

Бизнес

Читайте также:

Что такое управление проектами

Что такое управление проектами

На что обратить внимание при выборе

Любая система должна быть надёжной, удобной, но также важна совместимость с другой техникой и ПО. Выбор конкретной СЭД зависит от необходимого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Необходимо заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, хотя бы с привлечением аутсорсеров. Только после этого надо переходить к анализу интересующей системы:

• изучите функции;
• поищите примеры использования, почитайте отзывы, информацию на тематических форумах;
• посмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
• протестируйте демоверсию.

Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для чего они внедряют СЭД. Например, это может быть сокращение расходов или разгрузка отделов.

Хорошо, если в штате компании есть специалисты, которые смогут в будущем сами дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по улучшению. Если таких сотрудников нет, то придётся пользоваться услугами технической поддержки от операторов.

Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования — любая совершенная система может дать сбой, из-за чего удалённые или повреждённые данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, могут исчезнуть навсегда.

Возможен ли документооборот между разными программами

Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно всё их внедрять. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина такое же понятие, как у мобильных операторов. При этом роуминг должен быть как у компании, так и у контрагента для создания единой сети по работе с документами.

У каждого оператора свои способы подключения, но все они похожи. Такую услугу предоставляют в автоматическом режиме или по требованию. Компания отправляет контрагенту приглашение, которое нужно подтвердить. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.

Как внедрить СЭД

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты, определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами — интегрируйте их. Останется обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть сложности:

• если персонал плохо осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство предоставило инструкции по работе СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании — существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

Стоит ли совмещать с бумажным

Обычно совмещение электронного документооборота с бумажным — необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на старых носителях до конца срока их действия. К тому же не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на неё переходить.

Электронный документооборот становится популярным, поэтому многие компании его подключают. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это повлияет на эффективность компании, так как сократит расходы и позволит сотрудникам больше времени уделять прямым обязанностям.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж, определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

Коротко о главном

1. Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
2. При выборе системы надо учитывать масштабы документооборота и специфику бизнеса.
3. Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придётся подключить роуминг.
4. У любой системы есть демоверсия, позволяющая протестировать функционал.

Бизнес

Читайте также:

Как провести эффективный мозговой штурм: инструкция и правила

Как провести эффективный мозговой штурм: инструкция и правила